Gebruik je binnen jouw administratiekantoor AI-tools zoals ChatGPT, Microsoft Copilot of AI-functionaliteiten in boekhoudsoftware? Dan is de kans groot dat je al met de AI-verordening te maken hebt.
Een van de eerste verplichtingen uit de AI-verordening is namelijk AI-geletterdheid. Sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI ontwikkelen of gebruiken ervoor zorgen dat medewerkers voldoende kennis hebben om AI verantwoord in te zetten.
Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar in de praktijk draait het vooral om bewustwording. Medewerkers moeten begrijpen wat AI kan, waar de risico's liggen en wanneer menselijke controle nodig blijft.
Na het lezen van dit blogartikel weet je:
AI-geletterdheid betekent dat medewerkers voldoende kennis en vaardigheden hebben om AI verantwoord te gebruiken.
Dat betekent niet dat iedereen een AI-specialist hoeft te worden. Ook is het niet de bedoeling dat iedere medewerker een uitgebreide technische opleiding volgt.
Het gaat er juist om dat medewerkers begrijpen:
Vergelijk het met cybersecurity. Ook daar verwacht je niet dat iedere medewerker beveiligingsexpert is. Je verwacht wel dat iedereen veilig met wachtwoorden omgaat en phishing herkent.
Voor AI geldt hetzelfde.
AI-geletterdheid is niet alleen verstandig, maar ook een wettelijke verplichting uit de AI-verordening. Sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI ontwikkelen of gebruiken ervoor zorgen dat medewerkers voldoende AI-geletterd zijn. De Europese wetgever wil daarmee stimuleren dat AI veilig, verantwoord en met voldoende menselijk toezicht wordt ingezet.
Voor administratiekantoren is dat relevanter dan ooit. AI wordt steeds vaker gebruikt voor het opstellen van e-mails, het samenvatten van documenten, het verwerken van facturen en het analyseren van financiële gegevens. Dat levert veel tijdwinst op, maar brengt ook risico's met zich mee.
Een AI-tool kan bijvoorbeeld onjuiste informatie geven, persoonsgegevens verwerken of een antwoord formuleren dat overtuigend klinkt, maar feitelijk niet klopt. De verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke inhoud blijft altijd bij de medewerker.
Juist daarom verwacht de AI-verordening dat organisaties investeren in kennis en bewustwording. Medewerkers moeten begrijpen wat AI wel en niet kan, wanneer extra controle nodig is en hoe zij zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke klantinformatie.
Binnen veel administratiekantoren wordt AI al dagelijks gebruikt.
Bijvoorbeeld:
Dat zijn allemaal toepassingen die tijd besparen.
Tegelijkertijd is het belangrijk dat medewerkers zichzelf een paar vragen blijven stellen.
Juist dat kritische vermogen maakt iemand AI-geletterd.
De AI-verordening schrijft niet voor dat iedere medewerker dezelfde training moet volgen. Ook staat er niet welke cursus je moet aanbieden.
Wel verwacht de wet dat organisaties maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat medewerkers AI verantwoord gebruiken.
Hoe je dat invult, hangt af van jouw organisatie en de AI-toepassingen die worden gebruikt.
Gebruik je alleen eenvoudige AI-functionaliteiten in bestaande software? Dan vraagt dat iets anders dan wanneer medewerkers dagelijks werken met generatieve AI of AI inzetten voor complexe analyses.
Gelukkig hoeft dat niet ingewikkeld te zijn. Met een paar praktische stappen kom je al een heel eind.
Begin met een inventarisatie.
Welke AI-tools gebruiken medewerkers? Zijn dat alleen AI-functionaliteiten binnen bestaande software of worden ook tools zoals ChatGPT of Copilot gebruikt?
Vaak blijkt dat er meer AI wordt gebruikt dan vooraf wordt gedacht.
Leg vast:
Zo voorkom je onduidelijkheid.
Een training hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Besteed bijvoorbeeld aandacht aan:
Juist voorbeelden uit de dagelijkse praktijk blijven het beste hangen.
AI ontwikkelt zich snel.
Plan daarom regelmatig een kort overleg waarin medewerkers ervaringen delen.
Welke AI-tools gebruiken collega's? Welke toepassingen werken goed? Waar lopen medewerkers tegenaan?
Zo groeit de kennis binnen het hele team.
Nieuwe AI-functionaliteiten verschijnen bijna maandelijks.
Controleer daarom regelmatig of het AI-beleid nog aansluit bij de praktijk en pas afspraken aan wanneer dat nodig is.
In de praktijk zien we regelmatig dezelfde valkuilen.
Bijvoorbeeld:
Door hierover duidelijke afspraken te maken, voorkom je veel problemen.
Wil je direct aan de slag? Gebruik dan deze checklist.
Controleer of jouw administratiekantoor:
Meer weten over de wettelijke verplichting? Bekijk de informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens over de AI-verordening, de uitleg van de Europese Commissie over de AI Act en de pagina van Business.gov.nl over de AI Act.
AI-geletterdheid draait niet om techniek, maar om mensen.
Medewerkers die begrijpen hoe AI werkt, maken betere keuzes. Ze herkennen risico's sneller, controleren uitkomsten kritischer en gebruiken AI op een manier die past bij de kwaliteit en betrouwbaarheid die klanten van een administratiekantoor verwachten.
Daarom is AI-geletterdheid geen eenmalige training, maar een doorlopend proces. Door nu te investeren in kennis, duidelijke afspraken en bewustwording, leg je een sterke basis voor verantwoord AI-gebruik binnen jouw kantoor.
Wil je weten waar jouw kantoor nu staat? Begin met de checklist hierboven en breng in kaart welke AI-tools medewerkers gebruiken, welke afspraken al bestaan en waar nog risico’s zitten.
Bekijk ook hoe eAccounting je helpt om administratieve processen slimmer, veiliger en overzichtelijker in te richten.