AI is niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk van administratiekantoren. Misschien gebruik je ChatGPT of Claude om een e-mail op te stellen, helpt Microsoft Copilot bij het samenvatten van een vergadering of maakt jouw boekhoudsoftware al gebruik van AI om documenten sneller te verwerken. Dat levert veel voordelen op. Tegelijkertijd brengt het ook verantwoordelijkheden met zich mee. De Europese Unie heeft daarom de AI-verordening (AI Act) opgesteld. Deze wet bevat regels voor het verantwoord ontwikkelen én gebruiken van kunstmatige intelligentie.
Misschien denk je dat deze wet alleen relevant is voor grote softwarebedrijven. Toch krijgen ook administratiekantoen ermee te maken. Niet omdat je zelf AI ontwikkelt, maar omdat medewerkers AI gebruiken tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Gelukkig hoef je niet van vandaag op morgen alles te veranderen. De AI-verordening wordt namelijk stap voor stap ingevoerd. Juist daarom is dit een goed moment om te kijken hoe jouw kantoor AI gebruikt en welke voorbereidingen verstandig zijn.
Na het lezen van dit blogartikel weet je:
De AI-verordening is de eerste uitgebreide wetgeving ter wereld die regels stelt aan kunstmatige intelligentie. Het doel is duidelijk: AI moet veilig, betrouwbaar en verantwoord worden ontwikkeld én gebruikt. De regels zijn niet alleen bedoeld voor organisaties die zelf AI bouwen. Ook organisaties die AI inzetten binnen hun dagelijkse werkzaamheden vallen onder de regelgeving.
Voor administratiekantoren is dat belangrijk. AI wordt namelijk steeds vaker gebruikt tijdens werkzaamheden zoals:
Dat zijn allemaal toepassingen die het werk efficiënter kunnen maken. Tegelijkertijd wil je zeker weten dat klantgegevens veilig blijven en dat medewerkers AI op een verantwoorde manier gebruiken.
Een belangrijk uitgangspunt van de AI-verordening is dat niet iedere AI-toepassing hetzelfde risico met zich meebrengt. Daarom werkt Europa met verschillende risiconiveaus.
Sommige toepassingen zijn verboden omdat zij een onaanvaardbaar risico vormen. Andere AI-systemen moeten aan uitgebreide eisen voldoen voordat ze gebruikt mogen worden. En voor veel dagelijkse toepassingen gelden juist minder zware verplichtingen.
Wel is het belangrijk dat je weet:
Een misverstand dat we regelmatig tegenkomen, is dat de AI-verordening op één vaste datum ingaat. Dat is niet het geval. De Europese Unie heeft bewust gekozen voor een gefaseerde invoering. Daardoor krijgen organisaties de tijd om zich voor te bereiden.
Voor administratiekantoren zijn drie momenten belangrijk.
Sinds deze datum gelden de eerste onderdelen van de AI-verordening. Zo zijn bepaalde AI-toepassingen met een onaanvaardbaar risico verboden. Daarnaast geldt een verplichting die voor veel administratiekantoren direct relevant is: organisaties die AI ontwikkelen of gebruiken moeten ervoor zorgen dat medewerkers AI-geletterd zijn.
Dat betekent niet dat iedere medewerker AI-expert hoeft te worden.
Wel moeten medewerkers begrijpen:
Vergelijk het met cybersecurity. Ook daarvoor verwacht je niet dat iedere medewerker beveiligingsexpert is. Je verwacht wel dat iedereen veilig met gegevens omgaat. Voor AI geldt hetzelfde.
Vanaf deze datum gaan aanvullende verplichtingen gelden voor specifieke AI-systemen. Welke verplichtingen precies gelden, hangt af van de rol van de organisatie en het type AI-systeem. Voor veel administratiekantoren betekent dit vooral dat zij inzicht moeten hebben in de AI-toepassingen die binnen het kantoor worden gebruikt en dat zij kunnen aantonen dat AI op een verantwoorde manier wordt ingezet.
Vanaf deze datum is de AI-verordening volledig van toepassing. Dat lijkt misschien nog ver weg, maar in de praktijk kost het tijd om beleid op te stellen, medewerkers te trainen en afspraken vast te leggen. Juist daarom is het verstandig om nu al te beginnen.
Wanneer mensen de term AI-geletterdheid horen, denken ze vaak aan een basiscursus over een tool zoals ChatGPT. De AI-verordening doelt op iets breder. AI-geletterdheid gaat over het vermogen om AI bewust, kritisch en verantwoord te gebruiken. Medewerkers moeten niet alleen weten hoe een tool werkt, maar ook wanneer ze AI beter niet kunnen gebruiken en waarom menselijke controle belangrijk blijft.
Voor een administratiekantoor is dat extra belangrijk. Dagelijks werken medewerkers met financiële gegevens, persoonsgegevens en vertrouwelijke klantinformatie. Een AI-tool kan veel werk uit handen nemen, maar blijft een hulpmiddel. De verantwoordelijkheid voor de inhoud blijft altijd bij de medewerker.
Veel administratiekantoren denken dat de AI-verordening vooral bedoeld is voor organisaties die zelf AI ontwikkelen. Dat is een misverstand. Ook wanneer je bestaande AI-tools gebruikt, krijg je met de verordening te maken. Denk bijvoorbeeld aan ChatGPT, Microsoft Copilot of AI-functionaliteiten die onderdeel zijn van jouw boekhoud- of practicemanagementsoftware.
Dat betekent overigens niet dat iedere AI-toepassing automatisch onder de strengste regels valt. De verplichtingen hangen af van de toepassing en de rol die jouw organisatie heeft. Wat voor ieder kantoor wél verstandig is? Zorgen dat je weet welke AI-tools worden gebruikt, waarvoor ze worden ingezet en welke gegevens erin worden verwerkt.
AI kan veel werk uit handen nemen. Bijvoorbeeld door documenten samen te vatten, conceptteksten te schrijven of patronen in data te herkennen. Toch blijft menselijke controle onmisbaar.
Een AI-tool kan namelijk:
Gebruik AI daarom als ondersteuning van je werkzaamheden, niet als vervanging van de professionele kennis van jouw medewerkers.
Bij het gebruik van AI zijn een paar vragen belangrijk.
Vraag jezelf bijvoorbeeld af:
Door deze vragen regelmatig te bespreken, verklein je de kans op fouten.
De AI-verordening vraagt niet om een compleet nieuw werkproces. Vaak kun je al veel bereiken met een paar praktische stappen.
Maak een overzicht van alle AI-toepassingen binnen jouw kantoor.Kijk daarbij niet alleen naar software die officieel is aangeschaft. Vraag ook welke tools medewerkers zelf gebruiken.
Leg vast:
Zo voorkom je dat iedere medewerker zijn eigen werkwijze ontwikkelt.
AI-geletterdheid betekent meer dan weten hoe een tool werkt. Een korte interne workshop of periodieke kennissessie kan al veel verschil maken.
Medewerkers moeten begrijpen:
Steeds meer software bevat ingebouwde AI-functionaliteiten. Wees ook kritisch op leveranciers en zorg dat je als gebruiker betrokken bent bij de ontwikkelingen.
Vraag daarom aan leveranciers:
Zo voorkom je verrassingen.
Wil je meer basiskennis opbouwen binnen je kantoor? Lees dan ook ons blog Het AI-ABC: de belangrijkste AI-begrippen voor boekhouders. Daarin leggen we veelgebruikte begrippen zoals LLM, prompt en AI-agent eenvoudig uit.
AI ontwikkelt zich snel. Plan daarom minimaal twee keer per jaar een evaluatie van het AI-beleid. Zeker nu de ontwikkelingen zich in een rap tempo toenemen.
Controleer of nieuwe tools worden gebruikt, of medewerkers voldoende kennis hebben en of de gemaakte afspraken nog aansluiten bij de praktijk.
AI biedt veel kansen voor administratiekantoren. Het helpt om processen efficiënter in te richten, medewerkers te ondersteunen en klanten sneller te helpen. Daar staat tegenover dat verantwoord gebruik steeds belangrijker wordt. De AI-verordening maakt duidelijk dat organisaties niet alleen moeten kijken naar wat AI kan, maar ook naar hoe AI op een veilige en zorgvuldige manier wordt ingezet.
Gelukkig hoef je niet te wachten tot alle onderdelen van de verordening van kracht zijn. Door nu inzicht te krijgen in het gebruik van AI, medewerkers AI-geletterd te maken en duidelijke afspraken vast te leggen, zet je een belangrijke stap richting een toekomstbestendig administratiekantoor. Zo benut je de voordelen van AI én houd je grip op kwaliteit, betrouwbaarheid en vertrouwen. Dat is uiteindelijk waar het om draait.
Wil je AI verantwoord inzetten binnen je administratiekantoor? Begin met een overzicht van de tools die je gebruikt en maak duidelijke afspraken over klantgegevens, controle en verantwoordelijkheden. Bekijk ook hoe eAccounting je helpt om administratieve processen slimmer, veiliger en overzichtelijker in te richten.