Een nieuwe klant onboarden lijkt vaak een kleine klus. Toch loopt het proces bij veel accountantskantoren vast op losse stappen: ontbrekende gegevens, onduidelijke afspraken, een oude administratie die niet aansluit of een bankkoppeling die blijft liggen. Daardoor ben je niet alleen veel extra tijd kwijt, maar verlies je ook grip op wie wat moet doen.
Met een vast onboardingproces kun je klanten sneller onboarden. Sneller onboarden betekent niet dat je stappen overslaat. Het betekent dat je minder losse opvolging nodig hebt, minder vaak op ontbrekende gegevens wacht en sneller weet of de administratie klaar is voor de eerste boeking. Je weet welke gegevens je nodig hebt, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer de klant klaar is voor de eerste boeking.
In dit artikel lees je hoe je een nieuwe klant sneller onboardt: van intake tot eerste boeking. Ook krijg je een eerlijk beeld van de tijd die een overname kan kosten.
Een nieuwe klant opstarten kost vooral tijd als het proces niet vastligt. Dan zoekt elke collega zelf uit wat er nodig is. Dat zorgt voor vertraging en fouten.
Veel tijd gaat verloren door:
Dat lijkt klein, maar samen kost het veel tijd. Zeker als je meerdere nieuwe klanten per maand onboardt. Bijvoorbeeld: de klant heeft wel bankafschriften gestuurd, maar geen openstaande posten. Daardoor kan je collega de beginbalans niet afronden en blijft de eerste boeking liggen.
De oplossing is niet alleen sneller werken. De oplossing is standaardiseren. Met een vaste checklist weet iedereen wat er moet gebeuren en in welke volgorde.
Een eenvoudige klant kun je vaak in een paar uur opstarten. Bijvoorbeeld een kleine ondernemer met weinig historie, duidelijke gegevens en een standaardadministratie.
Een complexere klant kost meer tijd. Denk aan een klant met:
Reken bij een overname liever ruim. Niet omdat je traag werkt, maar omdat je afhankelijk bent van de kwaliteit van de oude administratie en de snelheid waarmee de klant gegevens aanlevert.
Een realistische planning voorkomt frustratie. Voor je kantoor én voor de klant.
Begin altijd met een intake. Niet te lang, wel volledig. Het doel is simpel: je wilt genoeg informatie hebben om de administratie goed in te richten.
Vraag minimaal naar:
Maak ook direct duidelijk wie wat doet. Doet de klant zelf de facturen? Verwerkt jouw kantoor de bank? Wie controleert de btw-aangifte? Wie levert ontbrekende stukken aan?
Leg deze afspraken vast. Zo voorkom je dat dezelfde vragen later opnieuw worden gesteld.
Praktische tip: gebruik één vast intakeformulier. Dan krijg je bij elke klant dezelfde informatie binnen en vergeet je minder snel iets.
Komt de klant van een andere boekhouder of uit een ander boekhoudpakket? Dan wil je vaak gegevens overnemen. Denk aan klanten, leveranciers, grootboekrekeningen, openstaande posten en historische cijfers.
Importeren kan veel tijd besparen. Maar importeer niet blind. Als je fouten uit de oude administratie meeneemt, lijkt de onboarding sneller. Maar later betaal je die tijd terug met correcties, vragen en herstelwerk.
Controleer eerst:
Dit is het moment waarop veel kantoren tijd verliezen. Oude gegevens zijn niet altijd netjes. Soms ontbreken stukken. Soms sluiten cijfers niet aan. En soms moet je eerst iets herstellen voordat je verder kunt.
Wees daar eerlijk over richting de klant. Een overname is niet altijd “even snel geregeld”. Hoe beter de oude administratie is, hoe sneller de onboarding gaat.
Als de basisgegevens kloppen, richt je de administratie in. Dit is meer dan alleen een klant aanmaken in je boekhoudpakket.
Denk aan:
Gebruik waar mogelijk standaardinstellingen of templates. Dat scheelt tijd en zorgt dat administraties binnen je kantoor op dezelfde manier zijn opgebouwd.
Pas alleen aan waar dat nodig is. Elke uitzondering maakt het proces ingewikkelder. Vraag je daarom steeds af: is deze afwijking echt nodig, of kunnen we de standaard gebruiken?
De bankkoppeling is een belangrijke stap. Als banktransacties automatisch binnenkomen, hoeft niemand ze handmatig te uploaden of over te typen.
Stel de bankkoppeling daarom zo vroeg mogelijk in. Wacht hier niet mee tot de rest klaar is.
Een vroege bankkoppeling helpt omdat:
Let wel op: de klant moet vaak zelf toestemming geven bij de bank. Zet dit daarom duidelijk op de onboarding-checklist. Anders blijft het proces wachten op één open actie.
De beginbalans zorgt dat de administratie vanaf het juiste punt begint. Dit is vooral belangrijk bij een bestaande onderneming.
Controleer goed welke datum je gebruikt. Start je per 1 januari? Of neem je de administratie halverwege het jaar over? Dat bepaalt welke cijfers je nodig hebt.
Controleer bij de beginbalans minimaal:
Als de beginbalans niet klopt, blijf je daar later last van houden. Neem hier dus bewust tijd voor. Snel invoeren is niet hetzelfde als goed onboarden.
Na de inrichting en beginbalans doe je de eerste boeking. Dit is een belangrijk controlemoment.
Kijk niet alleen of de boeking technisch lukt. Controleer ook of het hele proces werkt.
Stel jezelf deze vragen:
Als dit klopt, is de klant live. Vanaf dat moment kun je normaal doorwerken.
Leg de gemaakte keuzes kort vast. Bijvoorbeeld waarom je een bepaalde grootboekrekening gebruikt of welke afspraak je met de klant hebt gemaakt. Dat voorkomt vragen achteraf.
Het overnemen van een vorige boekhouder of een oud pakket klinkt vaak eenvoudig. In werkelijkheid kan het tegenvallen.
Niet elke administratie is netjes bijgewerkt. Soms ontbreken documenten. Soms zijn posten verkeerd geboekt. En soms weet de klant zelf niet precies welke gegevens nog nodig zijn.
Daarom is transparantie belangrijk. Vertel de klant vooraf dat de tijdsinvestering afhangt van de kwaliteit van de oude administratie.
Je kunt bijvoorbeeld zeggen:
“Als de gegevens compleet zijn, kunnen we snel starten. Als er cijfers ontbreken of posten niet aansluiten, hebben we extra tijd nodig om dit goed te herstellen.”
Zo voorkom je verkeerde verwachtingen. Ook helpt het bij je prijsafspraak. Je verkoopt dan geen “snelle overstap”, maar een zorgvuldige start.
De beste manier om sneller te onboarden is een vaste checklist. Daarmee voorkom je dat stappen worden vergeten.
Een goede onboarding-checklist bevat minimaal:
Maak de checklist zo praktisch mogelijk. Geen lange handleiding, maar concrete acties die iemand kan afvinken.
Dat maakt je kantoor minder afhankelijk van één persoon. Als een collega afwezig is, kan iemand anders het proces overnemen.
Een nieuwe klant sneller onboarden lukt niet door stappen over te slaan. Het lukt door elke stap duidelijk te maken.
Start met een goede intake. Controleer oude gegevens voordat je ze importeert. Stel de bankkoppeling vroeg in. Voer de beginbalans zorgvuldig in. En gebruik de eerste boeking als controlepunt.
Zo voorkom je losse vragen, dubbel werk en fouten achteraf.
Wil je dit proces verder verbeteren? Begin dan met één vaste onboarding-checklist voor je kantoor. Daarmee zie je snel waar tijd verloren gaat en welke stappen je kunt standaardiseren.
Wil je zelf aan de slag? Gebruik de onboarding-checklist uit dit artikel en test die bij je volgende nieuwe klant.
Wil je minder losse mails, minder dubbel werk en sneller duidelijkheid bij nieuwe klanten? Vraag een demo aan en zie hoe je intake, bankkoppeling en eerste boeking in één vast proces inricht.