Waarom heb ik als ondernemer algemene voorwaarden nodig?

Algemene voorwaarden zijn belangrijker dan je wellicht denkt. Ze voorkomen misverstanden en beschermen je juridisch tijdens een conflict. Bovendien weet je klant dankzij de algemene voorwaarden waar die aan toe is en wat die mag verwachten. En dat geldt ook andersom. Bijvoorbeeld als het gaat om betaaltermijnen en opzegtermijnen. Maar hoe stel je algemene voorwaarden op? Waarom heb je ze precies nodig? En wanneer zijn ze wel of niet geldig? Lees de antwoorden hieronder.

In het kort

• Zonder algemene voorwaarden bepaalt de wet je afspraken, waardoor je aansprakelijkheid onbeperkt is en je bij een faillissement van je klant achteraan in de rij staat.
• Met een betaaltermijn van 14 dagen heb je je geld eerder binnen, en grote bedrijven moeten je sowieso binnen 30 dagen betalen.
• Begin bij de voorwaarden van je brancheorganisatie, vul ze aan met afspraken over werkwijze, meerwerk, opzegtermijn en klachten, en maak aparte afspraken voor particulieren.
• Je voorwaarden gelden alleen als je ze vóór of bij het sluiten van de opdracht meestuurt, dus onderaan je factuur is te laat.
• Zet op je facturen dezelfde betaaltermijn als in je voorwaarden, en verwijs ook daar naar je voorwaarden.

Zonder voorwaarden bepaalt de wet wat je met je klanten afspreekt

Je bent als ondernemer niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. Als je geen algemene voorwaarden hebt, gelden namelijk de standaardregels uit de wet. Die zijn echter niet altijd in jouw voordeel. De wet houdt namelijk geen rekening met jouw specifieke situatie.

Een betaaltermijn is dan bijvoorbeeld standaard 30 dagen, terwijl het voor jouw cashflow fijner is als dit op 14 dagen ligt. En als je met een klant ruzie krijgt over bepaalde afspraken die je niet op papier hebt staan, kan dat tot juridisch getouwtrek leiden, terwijl je dat met algemene voorwaarden eenvoudig had kunnen voorkomen.

Kortom: met algemene voorwaarden bepaal jij de spelregels én weet de klant vooraf waar die aan toe is.

Zonder onderlinge afspraken loop je onnodig financieel risico

Als je geen algemene voorwaarden hebt, heb je vaak geen duidelijk beeld van de onderlinge afspraken met je klant. Verloopt de samenwerking vlekkeloos, dan is dat prima, maar als er wél onenigheid ontstaat, zijn de gevolgen vaak vervelend. De twee voorbeelden hieronder laten zien hoe dit mis kan gaan:

Je maakt een fout en de klant eist schadevergoeding. Stel, je bouwt een webshop voor een klant. Door een fout in een koppeling ligt de shop een weekend lang plat. De klant wil zijn gemiste omzet op jou verhalen. Zonder aansprakelijkheidsbeperking in je voorwaarden ben je mogelijk aansprakelijk voor alle schade die door jouw fout is ontstaan, dus ook voor de winst die je klant misloopt. Zo'n claim kan je bedrijf flink in de problemen brengen.

Je klant gaat failliet voordat die betaald heeft. Stel, je levert materialen aan een klant. Een maand later gaat die failliet, terwijl je factuur nog openstaat. Zonder afspraak zijn de materialen van de klant en sluit je achter in de rij aan bij alle andere schuldeisers. Daar blijft meestal weinig van over. Staat er wel een eigendomsvoorbehoud in je voorwaarden? Dan blijven de materialen van jou tot ze betaald zijn en mag je ze terughalen.

Je kiest zelf je betaaltermijn, wat goed is voor je cashflow

Heb je met je klant geen betaaltermijn afgesproken in je algemene voorwaarden? Dan heeft een zakelijke klant volgens de wet 30 dagen om je factuur te betalen. Door algemene voorwaarden op te stellen met daarin een kortere betaaltermijn, krijg je eerder betaald en heb je dus een gezondere cashflow. Om je daar een voorbeeld van te geven:

Je hebt een jaaromzet van €120.000. Dat is gemiddeld zo'n €330 omzet per dag. Verkort je je betaaltermijn van 30 naar 14 dagen, dan staat er continu zo'n €5.260 minder open bij je klanten. Dat geld staat dan niet meer uit bij je klanten, maar op je eigen rekening. Goed voor je kasstroom dus, zeker als je hoge inkoopkosten hebt.

Deze 7 onderwerpen horen in je algemene voorwaarden

Wat je precies opneemt, hangt af van je werk. Maar deze onderwerpen komen bijna altijd terug:

1. Offertes: hoe lang een offerte geldig is en wanneer een opdracht vaststaat.
2. Werkwijze en meerwerk: wat binnen de opdracht valt en hoe je extra werk afrekent.
3. Betalen: je betaaltermijn, rente en incassokosten.
4. Aansprakelijkheid: een maximum, bijvoorbeeld het bedrag van de opdracht of wat je verzekering uitkeert.
5. Annuleren en opzeggen: welke kosten de klant betaalt als hij afzegt, en welke opzegtermijn geldt bij doorlopende opdrachten.
6. Klachten: binnen welke termijn een klant een klacht moet melden.
7. Eigendomsvoorbehoud: als je producten of materialen levert.

Let op: je mag je aansprakelijkheid beperken of uitsluiten, maar niet bij opzet of bewuste roekeloosheid. Dan ben je altijd aansprakelijk. Is je beperking onredelijk, dan kan een rechter hem ook opzij zetten. Een redelijk maximum is daarom het veiligst.

Met een jurist weet je zeker dat je voorwaarden kloppen

Algemene voorwaarden zijn een juridisch document. Daardoor kan een fout of tegenstrijdigheid in een conflict juist tegen je werken. Laat je algemene voorwaarden daarom het liefst opstellen of controleren door een jurist. Zorg daarnaast dat het geschreven is in toegankelijke taal, zodat jij en je klant het allebei begrijpen.

Met deze 5 tips zorg je dat je algemene voorwaarden ook echt gelden

Met deze vijf tips voorkom je dat je voorwaarden juridisch ongeldig zijn:

1. Verwijs al in je offerte naar je voorwaarden. Bijvoorbeeld met de zin: "Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing." Alleen een vermelding onderaan je factuur is te laat, want dan is de opdracht al gesloten.
2. Stuur ze mee voordat de klant akkoord geeft. Voeg ze als pdf toe aan je offerte. Verkoop je online? Zorg dan dat de klant ze kan downloaden en opslaan voordat hij bestelt.
3. Spreek af welke voorwaarden gelden. Heeft je klant ook eigen voorwaarden? Dan gelden in principe de voorwaarden waar als eerste naar is verwezen. Bespreek daarom vooraf samen welke voorwaarden van toepassing zijn en leg dat vast in je offerte. Zo is er later geen onduidelijkheid.
4. Zorg dat je kunt bewijzen wat je hebt gestuurd. Bewaar je offertes en de mails met de bijlage. Mocht je in een juridisch conflict belanden, dan heb jij bewijs dat je de voorwaarden netjes hebt gedeeld.
5. Stuur ze opnieuw mee na een wijziging. Pas je je algemene voorwaarden aan? Stuur de nieuwe versie dan mee bij je volgende offerte, ook aan vaste klanten.

Let op: je factuur en je voorwaarden moeten overeenkomen

Heb je je algemene voorwaarden helemaal op orde? Zorg dan dat je facturen daarbij aansluiten. In eAccounting stel je je betaaltermijn en vaste factuurtekst bijvoorbeeld in één keer eenvoudig in. Zo staan je betaalvoorwaarden vanaf dat moment op elke factuur goed aangegeven. Let daarbij op deze twee zaken:

• Gebruik dezelfde betaaltermijn. Staat er 14 dagen in je voorwaarden en 30 dagen op je factuur? Dan zorgt dat voor verwarring, en kiest je klant natuurlijk de langste termijn.
• Verwijs op je factuur naar je voorwaarden. Zo ziet je klant bij elke betaling nog eens welke afspraken jullie hebben gemaakt.

Vandaag nog je eerste factuur aanmaken in eAccounting? Start je gratis proefperiode en ontdek of ons boekhoudpakket bij je past.