In eAccounting Pro is het mogelijk om afstemmingsregels aan te maken voor het automatiseren van terugkerende banktransacties.
Door een afstemmingsregel aan te maken kun je een transactie, die normaliter met de hand aan een grootboekrekening moet worden gekoppeld, automatisch laten boeken. Denk bijvoorbeeld aan bedragen die automatisch worden afgeschreven, zoals de huur, bankkosten of de kosten voor je telefoon.
Het afstemmen vindt plaats op basis van een deel van de omschrijving (werkt als een “bevat”) en/of het IBAN-nummer. Je kunt dus één van de twee velden gebruiken of allebei. Let er daarbij op dat een omschrijving niet te algemeen is ingevuld, want dan is de kans groter dat er onjuiste afstemmingen plaats vinden. Zorg er dus voor dat de voorwaarden die je opgeeft, uniek zijn voor het type transactie dat je automatisch wil laten boeken.
De afstemmingsregels worden vervolgens automatisch toegepast op nieuwe niet-afgestemde banktransacties die via de bankkoppeling worden ingelezen.
Het afstemmen vindt plaats op basis van het IBAN-nummer en/of de transactiereferentie. Bij de referentie kun je zelf aangeven hoe strikt de software moet controleren. Je kunt kiezen voor Referentie bevat, waarbij de software zoekt naar een specifiek woord binnen de hele omschrijving (bijvoorbeeld: 'Huur' herkent ook 'Huur bedrijfspand'). Staat de omschrijving daarentegen altijd vast? Dan kun je instellen dat de referentie exact gelijk moet zijn aan de tekst op het bankafschrift.
Om de automatische matching nog scherper te maken, kun je de regels verfijnen op basis van het bedrag. Je kunt een specifiek bedrag opgeven, of een minimale en maximale marge invullen om transacties binnen een bepaald bedragbereik automatisch te matchen. Laat je deze velden leeg, dan geldt de regel voor alle bedragen. Daarnaast kun je ervoor kiezen om een regel heel gericht toe te wijzen aan één specifieke bankrekening binnen de administratie
De afstemmingsregels worden vervolgens automatisch toegepast op nieuwe niet-afgestemde banktransacties die via de bankkoppeling worden ingelezen.
Transacties die zijn afgestemd via een afstemmingsregel krijgen de status "automatisch geboekt” in het venster Kas- en banktransacties. Je ziet daar ook terug welke afstemmingsregel voor de automatische boeking is toegepast.
Deze functie werkt alleen in eAccounting Pro in combinatie met een bankkoppeling. Deze functie gaan we in de komende tijd verder doorontwikkelen.
Afstemmingsregels vind je onder Instellingen.
Let op: