Met een bankkoppeling verschijnt elke betaling die binnenkomt of uitgaat automatisch in je boekhouding. Je hoeft daardoor geen afschriften meer te downloaden, te importeren of over te typen. Heb je geen bankkoppeling? Dan loop je als ondernemer al gauw tegen problemen aan die tijd én geld kosten.
Stel, je hebt 80 transacties per maand. Denk aan betalingen van klanten, je telefoonabonnement, tanken, software, inkoop en bankkosten. Per transactie ben je gemiddeld een minuut bezig: bedrag invoeren, datum checken, omschrijving lezen en de bon erbij zoeken.
Dat komt neer op 1 uur en 20 minuten per maand. Oftewel 16 uur per jaar: twee volle werkdagen. Reken je met een uurtarief van €75, dan kost overtypen je €1.200 per jaar aan uren die je niet aan facturabel werk kunt besteden. En dan tellen we de tijd nog niet mee die je kwijt bent als er iets niet klopt.
Als je transacties handmatig invoert of overtypt, zit een fout in een klein hoekje. Denk bijvoorbeeld aan:
De gevolgen hiervan zijn niet mals. Je loopt bijvoorbeeld belastingvoordeel mis, of tijdens een controle van de Belastingdienst komt aan het licht dat je administratie niet klopt. Ook kan het problemen opleveren met crediteuren.
Met een bankkoppeling speelt dit probleem niet meer. Het bedrag komt rechtstreeks van je bank en wordt realtime gesynchroniseerd. Wat op je bankrekening staat, is daardoor meteen zichtbaar in je boekhouding.
In je bankapp zie je wel dat er geld binnenkomt. Maar je bankapp weet niet bij welke factuur die betaling hoort. Betaalt een klant twee facturen in één keer, een deel van het bedrag of zonder factuurnummer? Dan moet je zelf uitzoeken waar het geld bij hoort. Tot je dat voor elkaar krijgt, blijft de factuur in je boekhouding openstaan.
Daardoor ligt je overzicht van openstaande facturen al snel overhoop. En dat leidt tot fouten. Je stuurt bijvoorbeeld een herinnering naar een klant die al betaald heeft. Of je wacht juist te lang met het versturen van een aanmaning, waardoor je tegen cashflowproblemen aanloopt. Ook een teruggeboekte incasso valt minder snel op.
Met een bankkoppeling staat elke betaling direct in je boekhouding, naast je openstaande facturen. Je koppelt ze in een paar klikken en ziet meteen welke facturen nog openstaan of niet volledig betaald zijn.
Zonder bankkoppeling lopen de cijfers in je boekhouding achter op de werkelijkheid. En even kijken in je bankapp helpt in zo'n geval niet, want daar zie je alleen wat er op je rekening staat, en niet of je dat geld zomaar kunt uitgeven.
Een deel van dat saldo is namelijk bestemd voor crediteuren en voor de Belastingdienst. Denk aan de btw die je dit kwartaal hebt ontvangen en straks moet afdragen. Of aan inkoopfacturen die nog openstaan. Staat er bijvoorbeeld €12.000 op je rekening en moet je volgende maand €2.800 btw afdragen? Dan heb je geen €12.000 te besteden, maar ruim €9.000.
Daarnaast wil je een deel van je saldo apart houden voor de inkomstenbelasting. Lees hier hoe je voldoende geld reserveert voor de inkomstenbelasting.
Voor je btw-aangifte wil je zeker weten dat al je verkoop- en inkoopfacturen van het kwartaal in je boekhouding staan. Zonder bankkoppeling controleer je dat met de hand. Je haalt je bankafschriften erbij en loopt ze regel voor regel na. Staat er een uitgave op je afschrift zonder factuur, of wijkt een bedrag af? Dan moet je dat eerst uitzoeken voordat je de aangifte kunt indienen.
Elke fout in die stap werkt door in je aangifte. Mis je een inkoopfactuur, dan vraag je te weinig btw terug. Boek je een betaling in het verkeerde kwartaal, dan klopt je aangifte niet en moet je die later corrigeren. Ontdekt de Belastingdienst zo'n fout, dan kan dat bovendien leiden tot een naheffing en soms zelfs een boete.
In eAccounting koppel je je zakelijke rekening eenvoudig aan je boekhoudpakket. Daarna komt elke transactie automatisch in je boekhouding terecht. Ook kun je bonnetjes en facturen hierdoor in een paar klikken koppelen aan de juiste betaling. En daarmee bespaar je veel tijd tijdens de btw-aangifte.