Welke boekhoudsoftware is geschikt voor een groeiend mkb-bedrijf?

Wanneer je bedrijf groeit, groeit ook je administratie. Er komen meer facturen binnen, je keert salarissen uit en je belastingaangifte wordt complexer. Werken in Excel is in zo'n geval geen optie meer. En ook dat boekhoudpakket voor zzp'ers waar je altijd mee werkte, is niet langer geschikt. Maar welke boekhoudsoftware past dan wel bij jouw groeiende mkb-bedrijf? En hoe voorkom je dat je betaalt voor functies die je niet of nauwelijks gebruikt?

In het kort

• Als je bedrijf groeit, loop je met Excel of een simpel boekhoudpakket al snel tegen beperkingen aan.
• Dubbel invoeren, kwijtgeraakte bonnetjes en geen zicht op je marge per klant zijn duidelijke signalen dat je pakket niet meer past.
• Wie te lang wacht met overstappen, verliest tijd, inzicht in de cijfers en grip op de cashflow.
• Kies jouw boekhoudpakket aan de hand van de functies die jouw bedrijf het hardst nodig heeft.
• Vergelijk vooraf meerdere pakketten, zodat je een miskoop voorkomt.
• Het beste moment om over te stappen is het begin van een boekjaar of direct na een btw-aangifte.

5 signalen dat je huidige boekhoudoplossing niet meer bij je past

Wanneer je bedrijf groeit, is de kans groot dat je tegen beperkingen aanloopt in je huidige boekhoudpakket. Dat geldt sowieso als het om Excel gaat, maar ook als je met een boekhoudpakket werkt dat niet bedoeld is voor een bedrijf van jouw omvang. Maar hoe bepaal je wanneer je moet overstappen? Je merkt dat aan de volgende vijf signalen:

1. Je bent steeds meer tijd kwijt aan het dubbel invoeren of overtypen van gegevens. Denk bijvoorbeeld aan je urenregistratie, de orders uit je webshop, facturen en bonnetjes uit je mailbox en banktransacties.
2. Je werkt met een andere boekhoudoplossing dan je boekhouder, waardoor je elk kwartaal je bonnetjes handmatig moet doorsturen en je kilometers moet doorgeven.
3. Je draait een serieuze omzet, maar hebt geen overzicht van wat jouw klanten en projecten werkelijk opleveren en hoe zich dat verhoudt tot je uren en inkoopkosten. De marge per klant blijft daardoor onduidelijk.
4. Je raakt regelmatig bonnetjes kwijt, waardoor je belastingvoordeel misloopt tijdens de btw-aangifte.
5. Er gaat steeds meer tijd verloren aan het nabellen en mailen van klanten die hun facturen niet op tijd betalen.

Merk je dat drie of meer van deze signalen herkenbaar voor je zijn? Dan is de kans groot dat je je huidige boekhoudoplossing begint te ontgroeien.

Wat zijn de gevolgen als je niet overstapt naar een ander boekhoudpakket?

Je bent je huidige boekhoudoplossing gewend. Je werkt misschien al wel jaren op deze manier, waardoor je een overstap naar een ander boekhoudpakket steeds voor je uitschuift.

Dat klinkt begrijpelijk, zeker als je druk bent met acquisities, projecten en het managen van personeel. Maar de gevolgen zijn vaak groter dan je denkt. Door op de oude manier te blijven werken, loop je tegen steeds meer problemen aan:

• Je verspilt veel tijd aan handmatig werk, waardoor er minder ruimte overblijft voor jouw kerntaken als ondernemer
• Je kunt niet sturen op je omzet-, winst- en margecijfers omdat je hier onvoldoende inzicht in hebt
• Je hebt geen realtime grip op je cashflow, waardoor het risico op kasstroomproblemen toeneemt
• Je administratie wordt een hoofdpijndossier waar je steeds meer tegen op gaat zien
• Je boekhouder stuurt steeds hogere facturen, omdat jullie niet samenwerken in een geschikt boekhoudpakket

Hoe bepaal je welke boekhoudfuncties jouw bedrijf nodig heeft?

Je hebt besloten dat je wilt overstappen naar een ander boekhoudpakket. Maar hoe bepaal je welke functionaliteiten je werkelijk nodig hebt? En hoe voorkom je dat je betaalt voor functies die je niet of nauwelijks gebruikt?

Het belangrijkst is dat je bij de kern begint. Breng voor jezelf in kaart met welke terugkerende administratieve taken je te maken krijgt. Dit kan gaan om dagelijkse of wekelijkse taken, maar ook om taken die per maand, per kwartaal of per jaar terugkeren.

Het doel is om deze terugkerende taken zoveel mogelijk te automatiseren. Daarmee bespaar je veel tijd en voorkom je fouten in je boekhouding. Voorbeelden van deze taken zijn:

• Automatische bankkoppeling. Je banktransacties komen automatisch binnen in je administratie. Zo zie je altijd je actuele saldo en openstaande posten, zonder dat je afschriften hoeft te importeren.
• Koppelfunctie voor facturen en bonnetjes. Je uploadt of mailt een inkoopfactuur of bonnetje en de software leest automatisch de leverancier, het bedrag en de btw uit. Je koppelt deze factuur vervolgens met een klik op de knop aan de juiste transactie in je boekhoudpakket.
• Urenregistratie. Door je uren bij te houden, loop je geen belastingvoordeel mis. Ook krijg je hierdoor meer zicht op hoeveel tijd je kwijt bent per klant of project en hoe zich dat verhoudt tot je omzet.
• Een realtime dashboard. Je ziet omzet, kosten en liquiditeit op elk moment van het jaar. Zo neem je beslissingen op actuele cijfers en niet op een jaarrekening van maanden geleden.
• Koppelingen met je favoriete tools. Om dubbele invoer te voorkomen, zijn koppelingen tussen je boekhoudpakket en je bedrijfssoftware onmisbaar. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met je kassasysteem of je voorraadsoftware.
• Samenwerking met je boekhouder. Kies voor een boekhoudoplossing waarin je samen met je boekhouder in hetzelfde pakket werkt. Dit scheelt een hoop mailtjes over en weer. Fijn voor jou én voor je boekhouder.

Hoe weet ik wat ik moet kiezen als meerdere boekhoudpakketten dezelfde functies bieden?

De meeste boekhoudpakketten hebben dezelfde basisfuncties. Het kan daardoor lastig zijn om te bepalen welk pakket je het beste kunt kiezen. Want wat is nu feitelijk het verschil?

Het is verleidelijk om in zo'n geval puur naar de prijs te kijken, maar dat is in de meeste gevallen niet slim. Je keuze moet namelijk niet alleen draaien om functies of abonnementskosten, maar ook om gebruiksvriendelijkheid en support.

Zo is het belangrijk dat een boekhoudprogramma eenvoudig te gebruiken en te begrijpen is. En dat er een helpdesk is die snel je vragen beantwoordt wanneer je vastloopt.

Het is daarom slim om meerdere pakketten te testen. Dit is vrij eenvoudig, want je kunt bij de meeste pakketten een gratis proefperiode aanvragen. Klik vervolgens eens door de software heen, probeer wat dingen uit, zoals een factuur maken of je uren invullen, en ontdek welk pakket voor jou goed voelt.

Test ook meteen de helpdesk uit. Neem gewoon eens contact op met wat vragen en ontdek of je goed en snel geholpen wordt.

Wat is de beste periode in het jaar om over te stappen?

Overstappen kan altijd, maar het ene moment is handiger dan het andere. Het makkelijkst is het begin van een boekjaar. Dan sluit je het oude jaar af in je oude pakket en start je met een schone beginbalans in het nieuwe. Je hele boekjaar staat zo in één systeem.

Wil je niet wachten tot januari? Stap dan over direct na een btw-aangifte, aan het begin van een nieuw kwartaal. Je neemt dan alleen je saldi en openstaande facturen mee. Vermijd een overstap vlak voor de jaarafsluiting of in je drukste periode.

Bij eAccounting zet je je administratie al in vier stappen over: je uploadt je relaties en artikelen, voert je beginbalans in en neemt je openstaande facturen mee. Kom je er niet uit? Dan kun je om hulp vragen.

Lees ook onze gratis gids: Wat is eAccounting en is het geschikt voor jouw mkb-bedrijf?

Benieuwd of eAccounting bij jou past? Probeer het nu gratis uit

Heb je een groeiend mkb-bedrijf en zoek je een boekhoudpakket dat flexibel met die groei meebeweegt? Dan is eAccounting een boekhoudpakket dat waarschijnlijk goed bij je past.

Met eAccounting beheer je je volledige administratie op één plek in de cloud: van bonnetje tot jaarrekening. En samenwerken met je boekhouder is dankzij ons pakket eenvoudiger dan ooit.

Uitproberen of eAccounting een goede keuze voor je is? Sluit je aan bij ruim 300.000 tevreden klanten en probeer het vandaag nog gratis uit!