Is eAccounting geschikt voor een eenmanszaak die overstapt naar een bv?

Je eenmanszaak loopt goed en je boekhouder raadt aan een bv te starten. Je krijgt een nieuw KVK-nummer, een nieuw btw-nummer, een salaris voor jezelf en een jaarrekening die je moet deponeren. Maar dan rijst de vraag: kun je nog wel in eAccounting blijven werken als je een bv hebt? En wat moet je in je boekhoudpakket regelen nu je naar een bv bent overgegaan?

In het kort

• eAccounting is geschikt voor een bv, omdat je er al dubbel in boekhoudt met een balans en een winst-en-verliesrekening.
• Je bv krijgt een eigen, nieuwe administratie en je sluit de administratie van je eenmanszaak netjes af.
• Je dga-salaris, je afschrijvingen en het deponeren van je jaarrekening regel je zelf of samen met je boekhouder.
• Privé betalen van de zakelijke rekening kan in een bv niet meer zomaar, want dan leen je geld van je eigen bv.

Kan ik mijn boekhouding in eAccounting blijven doen als ik overstap op een bv?

Ja, dat is gewoon mogelijk. eAccounting is geschikt voor zowel eenmanszaken als bv's. Houd er wel rekening mee dat je met een bv meer administratie moet bijhouden. Je moet bijvoorbeeld bijhouden wat je bedrijf bezit en wat je nog moet betalen. Dat overzicht noemen we ook wel een balans.

Gaat dat dan om een hoop extra werk? Nee, dat valt gelukkig mee. Wanneer je facturen, bonnetjes en transacties verwerkt, houdt eAccounting namelijk automatisch bij hoe je ervoor staat met je bedrijf.

Sommige dingen moet je overigens wel zelf doen of in samenwerking met je boekhouder. Denk aan je dga-salaris en aan afschrijvingen. Dit is niet heel ingewikkeld, maar je hebt er wel enige boekhoudkennis voor nodig.

Wat verandert er in mijn boekhouding als ik overstap naar een bv?

Als je overstapt van een eenmanszaak naar een bv, zijn dit de belangrijkste veranderingen waar je rekening mee moet houden:

1. Je bv is een nieuw bedrijf, dus je hebt een nieuwe administratie nodig

Je bv krijgt een eigen KVK-nummer en btw-nummer. Je boekt dus niet verder in de administratie van je eenmanszaak. Je start een nieuwe administratie voor de bv en zet daar een beginbalans in. Je boekhouder kan je hierbij helpen. Zo weet je zeker dat je geen fouten maakt.

2. Privé pinnen van de zakelijke rekening kan niet meer zomaar

In je eenmanszaak was een privé-uitgave een privéopname. Klaar. In een bv bestaat dat niet. Betaal je privé iets van de rekening van de bv, dan leen je geld van je eigen bv. Dat komt op de rekening-courant te staan en daar hoort rente bij.

Maak daarom vanaf dag één een aparte grootboekrekening aan voor de rekening-courant met jezelf. Dan zie je elke maand in één oogopslag hoeveel je de bv schuldig bent.

3. Je betaalt jezelf een zogenoemd dga-salaris uit

Als directeur-grootaandeelhouder ben je in loondienst bij je eigen bv. De Belastingdienst verwacht dat je jezelf een gebruikelijk loon betaalt. Daar hoort elke maand een loonstrook en een loonaangifte bij. Dat is toch even anders dan wat geld overhevelen van je zakelijke rekening naar je privérekening.

4. Je jaarrekening wordt openbaar en heeft een deadline

Een bv moet elk jaar een jaarrekening deponeren bij de KVK. Ben je te laat, en gaat de bv later failliet, dan kun je als bestuurder privé aansprakelijk worden gesteld. Je cijfers op orde hebben is voor een bv dus geen luxe meer. Je moet dit echt op tijd indienen. Ook hiervoor geldt dat je boekhouder of accountant je graag helpt.

Lees onze gratis gids: Wat is eAccounting en is het geschikt voor mijn mkb-bedrijf?

Wat als ik een holding en een werk-bv heb?

Veel ondernemers richten meteen twee bv's op: een holding en een werk-bv. Het zijn twee aparte bedrijven, dus je hebt ook twee administraties. De werk-bv is je normale administratie met facturen en kosten. In de holding beheer je je managementvergoeding, je eigen salaris en soms een dividend. En ook voor de holding geldt dat je een jaarrekening moet deponeren.

Wat betekent dat voor je administratie in eAccounting?

Je maakt voor elke bv een eigen administratie aan, met een eigen KVK-nummer, btw-nummer en bankkoppeling. De twee administraties staan los van elkaar, maar ze moeten wel op elkaar aansluiten.

Een voorbeeld: je holding stuurt elke maand een factuur voor de managementvergoeding naar je werk-bv. In de administratie van de holding is dat een verkoopfactuur. In de administratie van de werk-bv boek je precies dezelfde factuur als inkoopfactuur.

Hetzelfde geldt voor geld dat je tussen de twee bv's heen en weer schuift. Wat de werk-bv aan de holding schuldig is, moet in de holding als hetzelfde te ontvangen bedrag staan. Maak daarom in beide administraties een rekening-courant aan voor de andere bv en leg de twee saldi elke maand naast elkaar. Zijn ze gelijk? Dan zit je goed. Zie je een verschil? Dan is er aan één kant een boeking vergeten.

Administratie overzetten naar bv: zo pak je dat aan

1. Spreek met je boekhouder de overgangsdatum af en leg die vast.
2. Start een nieuwe administratie voor de bv met het nieuwe KVK- en btw-nummer.
3. Voer de beginbalans in. Je boekhouder levert de cijfers aan.
4. Koppel de nieuwe zakelijke rekening van de bv aan de administratie.
5. Pas je factuurlay-out aan: nieuwe naam, nieuwe nummers, nieuw IBAN.
6. Maak een rekening-courant aan voor jezelf als directeur.
7. Sluit de administratie van je eenmanszaak af, maar bewaar die wel. De bewaarplicht vanuit de Belastingdienst blijft namelijk gelden.

Welk boekhoudpakket van eAccounting past bij een bv?

eAccounting biedt drie boekhoudpakketten. Twee daarvan zijn geschikt als je een bv hebt: Standaard en Pro.

Standaard

Dit pakket bevat de functies die je minimaal nodig hebt om je bv te runnen: bankkoppeling, btw-aangifte, bonnetjes scannen en vaste activa. Dat laatste is belangrijk voor een bv. Je registreert er je bedrijfsmiddelen in, zoals een werkbus of laptop, en de afschrijving wordt voor je berekend. Zo klopt je balans het hele jaar door.

Op ons blog lees je of het Standaard-pakket bij jou past. En kijk daarnaast ook naar de prijzen en functies via de button hieronder.

Pro

Dit pakket voegt iets toe waar een bv veel baat bij heeft: transitorisch boeken. Dat betekent dat je kosten en omzet verdeelt over de periode waar ze bij horen. Betaal je in januari bijvoorbeeld 2.400 euro voor een jaar verzekering? Dan telt er elke maand 200 euro mee, in plaats van alles in januari.

Waarom is dat nu juist voor een bv handig? Omdat je winst bepaalt hoeveel vennootschapsbelasting je betaalt en hoeveel dividend je kunt uitkeren. Tot 200.000 euro winst betaal je 19 procent, daarboven 25,8 procent.

Met cijfers die per maand kloppen, zie je bijvoorbeeld al in oktober precies waar je op uitkomt. Je kunt dan nog bijsturen of geld opzijzetten. Zonder dat inzicht is het een stuk lastiger om prognoses te maken en alvast in te spelen op de toekomst.

Een ander voordeel van Pro is dat je budgetten kunt opstellen en periodes met elkaar kunt vergelijken. Meer inzicht dus.