Software kiezen voor je administratiekantoor: je kijkt naar je klanten, de samenwerking met die klanten, de koppelingen die je nodig hebt en de totale kosten over drie jaar. Deze checklist met 12 vragen helpt je om deze vier zaken scherp te krijgen, voordat je een demo aanvraagt. Zo vergelijk je pakketten op wat voor jouw kantoor telt, en niet op de langste functielijst.
In een demo laat elke leverancier zien wat het pakket goed kan. Dat is logisch, maar het helpt je niet kiezen. Je ziet dan vooral de sterke punten en mist de vragen die voor jouw kantoor het verschil maken.
Met een checklist draai je het om. Jij bepaalt vooraf waar je op let. Dan stel je in elke demo dezelfde vragen en kun je pakketten naast elkaar leggen. Dat scheelt tijd en voorkomt dat je kiest op een indruk.
1. Welke klanten heb je, en welke wil je erbij?
Tel je zzp'ers, kleine mkb-bedrijven en grotere klanten. Een kantoor met vooral zzp'ers heeft andere software nodig dan een kantoor met bv's die een jaarrekening en consolidatie nodig hebben. Kijk ook drie jaar vooruit. Wil je groeien naar meer mkb-klanten, dan moet het pakket dat aankunnen.
2. Hoeveel administraties beheer je nu, en over drie jaar?
Dit getal bepaalt je kosten en je werkwijze. Bij 20 administraties kun je veel handmatig doen. Bij 100 wil je alles vanuit één overzicht: btw-aangiften, bankmutaties, openstaande vragen aan klanten. Lees ook: Dashboard voor administratiekantoren: al je klanten in één overzicht.
3. Willen je klanten zelf in de boekhouding werken?
Sommige klanten willen alleen bonnen aanleveren via een app. Andere willen zelf factureren en hun cijfers zien. Het pakket moet beide kunnen, en jij moet per klant kunnen instellen wie wat doet. Hoe je dat inricht, lees je in Samenwerken met klanten in boekhoudsoftware: wie doet wat?
4. Werken kantoor en klant in dezelfde omgeving?
Dit is de belangrijkste vraag van de lijst. Werkt je klant in een ander systeem dan jij, dan blijf je exporteren, mailen en overtypen. Werk je in één omgeving, dan zie je hetzelfde als je klant en zijn fouten sneller gevonden. eAccounting is zo opgezet: kantoor en klant werken in dezelfde administratie, elk met eigen rechten.
5. Hoe leveren klanten bonnen en facturen aan?
Vraag naar een app met scan en herken functie, een mailadres voor facturen en een koppeling met de bank. Hoe minder handwerk bij het aanleveren, hoe minder tijd jij kwijt bent aan het boeken. Bij eAccounting heb je bijvoorbeeld een bankkoppeling die je kan koppelen.
6. Kun je klanten vragen stellen en laten goedkeuren in het pakket zelf?
Denk aan een onduidelijke bon, of het goedkeuren van een btw-aangifte. Kan dat in de software, dan heb je geen losse mails en WhatsApp-berichten meer nodig. Dat is voor je klant ook prettiger. Dit omdat we in de praktijk zien dat WhatsApp en e-mail veel gebruikt worden door klanten om te communiceren.
7. Welke koppelingen heb je echt nodig?
Maak een lijst: banken, je fiscale pakket, je rapportagesoftware, kassa- of webshopsystemen van klanten. Vraag de leverancier per koppeling of die er is en wat die kost. Neem geen genoegen met "we hebben honderden koppelingen"; het gaat om die van jou.
8. Ondersteunt het pakket RGS en aanlevering aan de Belastingdienst?
Met het Referentie Grootboekschema (RGS) maak je rapportages en aangiften voor al je klanten op dezelfde manier. Vraag hoe het pakket btw-aangiften indient en hoe cijfers naar je fiscale pakket of jaarrekeningsoftware gaan.
9. Heb je ook software nodig voor je eigen kantoor?
Klantbeheer is één ding. Je kantoor zelf heeft ook overzicht nodig: taken, uren, deadlines, documenten per klant. Bij eAccounting zit dat in Kantoor Totaal, met onder meer urenregistratie, documentbeheer en controlemomenten per klant. Of je dat nodig hebt, hangt af van je grootte. Lees: Is software voor kantoorbeheer nodig met 5 fte?
10. Wat kost het pakket voor je hele klantenbestand, over drie jaar?
Reken niet alleen met de kantoorlicentie. Tel op: de kantoorlicentie, de prijs per klantadministratie, extra gebruikers en eenmalige onboarding. Bij eAccounting kost Kantoor Totaal €72 per maand, een extra gebruiker €12,50 per maand en een klantpakket vanaf €6,75 per maand. Onboarding begint bij €300. Alle prijzen zijn exclusief btw. Doe dezelfde rekensom bij elke leverancier, met jouw aantallen.
11. Hoe verloopt de overstap, en wat gaat er mee?
Vraag of je een vast aanspreekpunt krijgt, of er een plan komt en of je klant voor klant kunt overstappen. Vraag ook wat er van je data meegaat: openingsbalans, stamgegevens en openstaande posten meestal wel, volledige historie hangt af van je huidige pakket. Bij eAccounting krijg je na de intake een plan met een vaste specialist en training vooraf. Hoe dat werkt, staat op de pagina Overstappen naar eAccounting.
12. Kun je testen met echte klantadministraties?
Ga in gesprek met het onboardingteam en geef aan waar jouw behoeften liggen. Stel open vragen en laat je adviseren over wat er voor jouw situatie het beste is.
Vul de 12 vragen eerst zelf in, met je eigen antwoorden. Stuur daarna dezelfde vragen naar twee of drie leveranciers. Leg de antwoorden naast elkaar en geef elke vraag een gewicht: voor het ene kantoor telt de samenwerking met klanten het zwaarst, voor het andere de koppeling met het fiscale pakket.
Weeg ook de nadelen mee. Geen pakket scoort overal goed. Een leverancier die open is over wat het pakket niet kan, geeft je een beter beeld dan een die alleen sterke punten noemt.
Niet per se. Kies het pakket dat past bij je kantoor en het grootste deel van je klanten. Klanten die een ander pakket gebruiken, kun je vaak meenemen bij de overstap.
Nee. Grotere kantoren hebben vaak wel meer functies nodig, zoals kantoorbeheer en rapportages. Maar reken altijd de totale kosten door voor jouw aantal administraties. Het laagste startbedrag is zelden het laagste totaal.
eAccounting richt zich op kantoren met zzp- en mkb-klanten die in één omgeving met hun klanten willen werken. Kantoren met veel complexe consolidaties of internationale klanten passen vaak beter bij een ander pakket.
Heb je de 12 vragen ingevuld? Neem ze mee naar een demo van eAccounting. Dan laten we precies zien hoe het pakket scoort op jouw punten, ook waar het minder goed past. Vraag een demo aan via eaccounting.nl/voor-de-accountant.