Samenwerken met klanten in boekhoudsoftware: wie doet wat?

In het kort:

• Goed samenwerken met klanten in boekhoudsoftware begint met duidelijke afspraken over wie wat doet.
• Met rollen en rechten bepaal je precies wat de klant zelf mag doen.
• De klant kan zelf bonnen uploaden, verkoopfacturen maken en vragen beantwoorden.
• Het kantoor houdt de controle over boekingen, aangiftes, cijfers en advies.
• Samenwerken werkt alleen als de klant actief meedoet en de software simpel is ingericht.

Waarom samenwerken met klanten vaak misloopt

Bij veel accountantskantoren kost samenwerken met klanten meer tijd dan nodig. Bonnen komen te laat binnen, facturen ontbreken en vragen verdwijnen in lange mailwisselingen.

Daardoor loopt de administratie achter. Zeker rond btw-periodes, maandafsluitingen of jaarwerk merk je dat meteen. Je moet als kantoor steeds achter dezelfde informatie aan. Dat kost tijd, geeft frustratie en maakt het lastig om overzicht te houden.

Vaak komt dat niet door onwil van de klant, maar door onduidelijke afspraken.

Wie doet wat? Welke rechten krijgt de klant? Waar moet de klant iets aanleveren? En waar stel je vragen over een boeking?

In boekhoudsoftware kun je die samenwerking beter inrichten. Dat doe je met drie onderdelen:

• duidelijke rollen en rechten;
• een heldere taakverdeling;
• communicatie op de plek waar het werk gebeurt.

Gebruik je die drie onderdelen goed, dan werk je met minder losse e-mails, krijg je gegevens sneller binnen en weet iedereen wat de volgende stap is. Met kantoorbeheer in eAccounting houd je klantdata, taken en projecten op één plek bij.

Stap 1: spreek af wie wat doet

Goede samenwerking begint met duidelijke afspraken.

Als die afspraken ontbreken, gaat er tijd verloren. De klant denkt bijvoorbeeld dat het kantoor de bonnen invoert. Het kantoor wacht juist tot de klant de bonnen uploadt. Zo blijft werk liggen en ontstaat er frustratie aan beide kanten.

Maak daarom vooraf duidelijk:

• wat de klant zelf doet;
• wat het kantoor doet;
• wanneer de klant iets moet aanleveren;
• waar vragen worden gesteld;
• wie verantwoordelijk is voor de opvolging.

Bijvoorbeeld: de klant uploadt elke week de bonnen en verkoopfacturen. Het kantoor controleert de boekingen en stelt vragen direct bij de juiste boeking in de software. Zo weet de klant precies wat er nodig is en hoeft het kantoor minder te mailen.

Zo voorkom je losse aannames en onnodige mailwisselingen.

Stap 2: geef klanten de juiste rollen en rechten

In de software bepaal je zelf wat een klant mag zien en doen. Met klantbeheer in eAccounting richt je per klant in welke taken de klant zelf doet en wat bij het kantoor blijft. Je hoeft dus niet iedereen volledige toegang te geven.

Niet elke klant heeft dezelfde rechten nodig. Een klant die weinig zelf wil doen, geef je bijvoorbeeld alleen toegang om bonnen te uploaden en vragen te beantwoorden. Een klant die meer ervaring heeft, kan ook verkoopfacturen maken, betalingen bekijken of rapportages inzien.

Je kunt klanten bijvoorbeeld rechten geven voor:

• bonnen en inkoopfacturen uploaden;
• verkoopfacturen maken en versturen;
• betalingen bekijken;
• rapportages of cijfers inzien;
• vragen beantwoorden bij specifieke boekingen.

Geef een klant geen extra rechten als die het proces niet begrijpt, weinig met de software werkt of snel fouten maakt. Begin dan klein. Je kunt later altijd meer toegang geven.

Zo geef je de klant genoeg ruimte om mee te werken, zonder dat je als kantoor de controle verliest.

Stap 3: laat de klant het juiste werk zelf doen

Veel klanten kunnen zelf eenvoudige administratietaken doen, zolang je het proces duidelijk houdt.

Denk aan:

• verkoopfacturen maken en versturen;
• bonnen en inkoopfacturen uploaden;
• bonnen fotograferen via een app;
• controleren of een factuur al betaald is;
• vragen beantwoorden over een betaling of boeking.

Voor het kantoor levert vooral het op tijd uploaden van bonnen en facturen veel tijd op. Je hoeft minder achter stukken aan en kunt sneller controleren of de administratie compleet is. Let daarbij ook op de bewaarplicht: volgens de Belastingdienst moeten facturen meestal 7 jaar bewaard blijven.

Voor de klant is er ook voordeel. De klant heeft sneller inzicht in de eigen administratie en hoeft minder losse vragen per mail te beantwoorden.

Wat blijft het werk van het kantoor?

Samenwerken betekent niet dat de klant alles zelf moet doen.

Het kantoor blijft verantwoordelijk voor het vakwerk. Denk aan:

• boekingen controleren;
• fouten herstellen;
• de btw-aangifte doen;
• jaarcijfers voorbereiden;
• advies geven op basis van de cijfers;
• signaleren waar risico’s of kansen zitten.

De klant levert aan. Het kantoor controleert, verwerkt en adviseert.

Zo gebruikt iedereen de eigen sterke kant.

Stap 4: stel vragen in de software in plaats van via e-mail

Een groot voordeel van samenwerken in de software is dat vragen op de juiste plek staan.

Heb je een vraag over een bon? Dan stel je die direct bij die boeking. De klant ziet de vraag en reageert op dezelfde plek.

Bijvoorbeeld: er staat een betaling zonder duidelijke omschrijving. In plaats van een losse mail te sturen, stel je de vraag direct bij die betaling. De klant antwoordt op dezelfde plek. Later ziet iedereen meteen waarom de boeking zo is verwerkt.

Zo blijft alle informatie bij elkaar:

• de bon;
• de boeking;
• de vraag;
• het antwoord;
• de opvolging.

Je hoeft dus niet meer te zoeken in lange mailwisselingen. Dat scheelt tijd en voorkomt misverstanden.

Zo krijg je klanten mee

Een klant die goed meewerkt, maakt het werk van het kantoor lichter. Maar niet elke klant staat daar meteen voor open.

Daarom helpt het om klein te beginnen.

Gebruik bijvoorbeeld deze aanpak:

• Leg uit wat het de klant oplevert, zoals sneller inzicht en minder losse vragen.
• Laat alleen de functies zien die de klant echt nodig heeft.
• Maak duidelijke afspraken over wie wat doet.
• Geef de klant bij de start één korte uitleg: waar upload je bonnen, waar zie je vragen en wanneer moet je reageren?
• Gebruik een simpel stappenplan of korte video.

Maak het vooral niet te groot. Als een klant alleen bonnen hoeft te uploaden, laat dan ook alleen dat proces zien.

Zo voelt de software minder als extra werk en meer als een eenvoudige manier om sneller klaar te zijn.

Wanneer samenwerken niet goed werkt

Samenwerken in de software is niet voor elke klant de beste oplossing.

Sommige klanten willen niets zelf doen. Andere klanten vinden software lastig of leveren alsnog te laat aan. En soms richt het kantoor de software te ingewikkeld in, waardoor de klant afhaakt.

Bespreek dit vooraf. Maak duidelijk wat je van de klant verwacht en wat er gebeurt als stukken te laat of onvolledig binnenkomen.

Wil een klant niets zelf doen? Spreek dan af dat deze klant minder zelf doet, maar dat daar wel een andere werkwijze of prijs bij hoort. Anders verschuift het werk terug naar het kantoor zonder dat daar duidelijke afspraken tegenover staan.

Zo voorkom je verkeerde verwachtingen.

Een eerlijke afspraak is beter dan een mooie belofte die in de praktijk niet werkt.

Conclusie: goede samenwerking begint met duidelijke afspraken

Samenwerken met klanten in boekhoudsoftware werkt alleen als de taakverdeling helder is.

De klant moet weten wat die zelf doet. Het kantoor moet bepalen welke rechten passen. En vragen moeten worden gesteld op de plek waar het werk gebeurt.

Richt je dit goed in, dan krijg je gegevens sneller binnen, hoef je minder te mailen en houd je meer overzicht over openstaande vragen. Wil je vooral meer grip op alle klanten tegelijk? Lees dan ook hoe een dashboard voor administratiekantoren daarbij helpt.

Begin klein. Kies één klantgroep, bepaal welke taken zij zelf kunnen doen en richt daar de juiste rollen en rechten voor in.

Wil je nog niet meteen een demo aanvragen? Maak dan eerst een korte checklist voor je kantoor: welke taken doet de klant, welke taken doet het kantoor en waar stellen jullie vragen?

Wil je zien hoe je rollen, rechten en samenwerking met klanten instelt? Vraag een demo aan. We laten je zien hoe je dit per klant eenvoudig inricht.