De jaarafsluiting is een stressvolle periode. Dat geldt voor jou als boekhouder, maar ook voor je klanten. Bonnetjes zijn zoek, overzichten onvolledig en vragen blijven liggen tot het laatste moment. Het gevolg: vertraging, extra correcties en onnodige druk op jouw boekhoudplanning. Je voorkomt dit door je klant een handje te helpen bij het aanleveren van hun administratie. In dit blogartikel lees je vier tips waar je vandaag nog mee aan de slag kunt!
Geef klanten een handige checklist voor de jaarafsluiting
Spreek een aanleverdatum af met je klant
Stuur ruim van tevoren een (automatische) reminder via e-mail
Werk samen met je klant in één boekhoudpakket
Voor jou is de boekhouding gesneden koek, maar dat geldt niet voor je klant. Die heeft vaak geen idee wat die allemaal moet aanleveren, waardoor jij vertraging oploopt. Je voorkomt dit door een checklist voor je klant te maken. Zo weet die precies wat je van hen verwacht en welke gegevens moeten worden aangeleverd.
Maak zo’n checklist het liefst op één A4. Zo houd je het lekker kort en kost het je klant weinig moeite om alles af te vinken. Hieronder vind je een voorbeeld 👇
1. Bank en kas
Alle zakelijke bankrekeningen
Bankafschriften van het hele jaar (of bevestiging dat alles is verwerkt)
Eventueel een kasoverzicht
Saldo’s per 31 december
2. Facturen (inkomsten en uitgaven)
Alle verkoopfacturen
Overzicht van openstaande facturen per 31 december
Alle inkoopfacturen en bonnen
Kosten die nog niet zijn gefactureerd, maar wel bij dit jaar horen
3. Btw
Overzicht van alle btw-aangiftes
Bevestiging dat deze zijn ingediend en betaald
Eventuele correcties of suppleties
4. Personeel (indien van toepassing)
Loonadministratie of loonoverzichten
Overzicht van salarissen, loonheffingen en pensioen
Jaaropgaven medewerkers
5. Investeringen en verplichtingen
Aankopen van bedrijfsmiddelen (bijv. laptop, auto, machines)
Facturen van investeringen
Overzicht van leningen, leasecontracten of kredieten
Saldo’s per 31 december
6. Voorraad (indien van toepassing)
Voorraadlijst per 31 december
7. Overig
Overzicht van privé-stortingen en -opnames
Bijzondere gebeurtenissen die dit jaar speelden
Eventuele wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten
Vertraging tijdens de jaarafsluiting ontstaat vaak omdat klanten hun administratie te laat aanleveren. Jij loopt daardoor vast in je planning. Je voorkomt dit door vooraf een duidelijke deadline te stellen en hier afspraken over te maken met je klant. Zo weet je klant precies wat van hen verwacht wordt en wanneer.
Wil je zeker weten dat je klant de administratie vóór de deadline aanlevert? Stuur dan ruim van tevoren een automatische reminder via e-mail. Dit voorkomt dat klanten het alsnog vergeten of dat hun agenda alweer zo vol is dat ze er geen tijd meer voor hebben. Stuur in deze reminder ook gerust de eerder genoemde checklist mee. Zo maak je het je klant extra makkelijk.
Ben je helemaal klaar met schoenendozen vol bonnetjes en spreadsheet-bijlagen in je mail? En wil je tijd, stress en chaos voorkomen tijdens de jaarafsluiting? Dan is samenwerken met je klant in één boekhoudpakket natuurlijk de beste oplossing. Daarmee neem je alle pijn rond de jaarafsluiting weg en maak je je eigen leven én dat van je klant een stuk makkelijker:
Je klant hoeft de administratie niet meer los aan te leveren
Jullie hebben beiden realtime inzicht in de cijfers
De wijzigingen die je maakt, zijn direct zichtbaar voor je klant en andersom
Je bespaart onwijs veel tijd op de jaarafsluiting (zeker als je alle administraties in één pakket beheert)
Je voorkomt fouten en inconsistenties omdat je beiden in een andere boekhoudomgeving werkt
Met eAccounting werk je samen met je klant in één overzichtelijk pakket - van bonnetje tot jaarrekening. Geen gedoe meer met verschillende platforms of rommelige Excel-documenten, maar al je administraties en functionaliteiten op één plek in de cloud. Zo houd je eindelijk tijd over voor wat er écht toe doet: je klanten financieel succesvol maken.