Bijna alle boekhouders werken over tijdens de jaarafsluiting. Dat lijkt onvermijdelijk, maar met een paar slimme ingrepen kun je per klant meerdere uren besparen. Door eerder te beginnen bijvoorbeeld, maar ook door duidelijker te sturen en slimmer samen te werken met je klant. Wil jij stress en uitzoekwerk voorkomen tijdens de jaarafsluiting? Dan helpen de 8 tips in dit blogartikel je op weg.

In het kort

• Help je klant bij het aanleveren van hun administratie

• Begin vroeg genoeg met voorbereiden (liefst al in Q3)

• Plan voor elke klant een vragenuurtje

• Evalueer na elke jaarafsluiting waar je valkuilen liggen

• Bespaar tijd door samen met je klant in één boekhoudpakket te werken

• Maak het jezelf makkelijk met de Online Samenstel-Assistent (OSA)

1. Help je klant bij het aanleveren van hun administratie

Voor een soepele jaarafsluiting ben je grotendeels afhankelijk van je klant. Toch mag je niet te veel van je klanten verwachten. Ze zijn immers ondernemer en geen boekhouder. En ze weten niet altijd wat ze wanneer moeten aanleveren en waarom.

Het is jouw verantwoordelijkheid als boekhouder om hen hierin te begeleiden. Zo weten ze wat er van hen wordt verwacht en voorkom je dat ze incomplete gegevens aanleveren. Deze vier tips helpen je om je klant hierin te ondersteunen:

• Maak een handige checklist voor je klant

• Stel een duidelijke deadline

• Stuur ruim van tevoren een automatische reminder via e-mail

• Werk samen met je klant in één boekhoudpakket 

 Benieuwd hoe je deze tips implementeert in je organisatie? Lees dan hier een uitgebreide toelichting op deze tips. 

2. Begin vroeg genoeg met voorbereiden (liefst al in Q3)

Door al in Q3 of Q4 te checken of de administratie van je klant up-to-date is, voorkom je paniek in januari. Denk aan ontbrekende facturen, openstaande posten of vage boekingen die al maanden blijven liggen. Deze voorbeeld-checklist helpt je daarbij:

Facturen en bankmutaties

☐ Zijn alle verkoop- en inkoopfacturen geboekt?

☐ Ontbreken er nog facturen of bijlagen?

☐ Zijn bank- en kasmutaties volledig bijgewerkt?

Openstaande posten

☐ Staan er oude debiteuren open die eigenlijk afgeboekt of toegelicht moeten worden?

☐ Zijn er crediteuren die al maanden openstaan zonder duidelijke reden?
☐ Kloppen de saldi met de werkelijkheid?

Boekingen & omschrijvingen

☐ Zijn er boekingen met vage of lege omschrijvingen?

☐ Zijn er opvallende kosten- of opbrengstposten zonder toelichting?

☐ Zijn privé- en zakelijke transacties goed gescheiden?

Balanscontrole (globaal)

☐ Zijn tussenrekeningen verklaarbaar en logisch?

☐ Staan er geen oude saldi die al langer meeliften?

☐ Sluit de btw-administratie aan op de aangiftes?

3. Houd gedurende het jaar een lijst met notities bij

Maak per klant een notitielijst, bijvoorbeeld in Google Docs of in een spreadsheet. Zo kun je het hele jaar bijhouden of er dingen opvallen in de administratie. Denk aan een bijzondere kostenpost, een vreemde balansstand of een afwijkend patroon. Op die manier hoef je tijdens de jaarafsluiting niet opnieuw te graven in oude boekingen.

4. Plan voor elke klant een vragenuurtje, zodat je heen-en-weer-mailen voorkomt

Plan voor elke klant een uurtje om samen door de belangrijkste zaken heen te lopen en vragen te beantwoorden. Zo voorkom je een eindeloze stroom mailtjes, appjes en belletjes rondom het aanleveren van de administratie. Dit scheelt jou tijd en biedt je klanten duidelijkheid over wat je van hen verwacht.

5. Evalueer na elke jaarafsluiting waar je valkuilen liggen (en hoe je die volgend jaar voorkomt)

Wat kostte dit jaar onnodig veel tijd? En waar gingen jij of je klanten de fout in tijdens de jaarafsluiting? Door in kaart te brengen waar het ditmaal mis ging, voorkom je dat je volgend jaar in dezelfde valkuilen stapt. Zo werk je elk jaar een stukje slimmer en gestroomlijnder.

6. Werk samen met je klant in één boekhoudpakket

De beste manier om tijd te besparen tijdens de jaarafsluiting, is door samen met je klanten in hetzelfde boekhoudpakket te werken. Zo beheer je alle cijfers en gegevens in één omgeving en besparen jij en je klant een hoop tijd.

Het boekhoudpakket van eAccounting is speciaal met dit doel ontwikkeld. Geen gedoe meer met verschillende platforms of rommelige Excel-documenten, maar al je administraties en functionaliteiten op één plek in de cloud. Zo werk je snel en efficiënt en houd je meer tijd over om je klanten financieel succesvol te maken.

7. Reserveer tijdsblokken, zodat je langdurig geconcentreerd kunt werken

De jaarafsluiting is geen klus voor tussen de buien door. Het vergt veel tijd en concentratie. Het is daarom beter om hier een vaste tijd voor in te plannen. Je werkt bijvoorbeeld de ochtenden ongestoord aan de jaarafsluitingen en plant meetings en mailtjes pas na de lunch. Hierdoor geef je de jaarafsluiting prioriteit zonder dat dit ten koste gaat van je dagelijkse operaties.

8. Maak het jezelf makkelijk met de Online Samenstel Assistent (OSA)

Met de Online Samenstel-Assistent van eAccounting heb je inzicht in de voortgang van al je administraties. Je ziet direct welke onderdelen, zoals bankmutaties of concept-inkoopfacturen, nog verwerkt moeten worden. Hierdoor kun je tussentijdse controlemomenten vastleggen en plannen, notities voor collega's maken en persoonlijke reminders instellen. Zo beheer je gedurende het hele jaar moeiteloos alle klantactiviteiten en voorkom je piekdrukte.