Je kunt als administratiekantoor aan het begin van een nieuw boekjaar overstappen van boekhoudsoftware, maar ook tussentijds. Loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar? Dan kan 1 januari een goed moment zijn. Bereid de overstap zo veel mogelijk in december voor. Zijn de inrichting en koppelingen klaar, dan kunnen bonnen, facturen en banktransacties vanaf 1 januari in het nieuwe pakket binnenkomen. Veel van deze gegevens worden dan automatisch verwerkt. In januari rond je ondertussen de administratie over het oude boekjaar af in het oude pakket. Zo voorkom je dat de overstap extra druk geeft in januari.
Tussentijds overstappen, bijvoorbeeld aan het begin van een btw-kwartaal of maand, kan helpen om het werk te spreiden. Welk moment het beste past, hangt af van je administraties, koppelingen en beschikbare medewerkers. Plan op tijd een intake om te bespreken wat haalbaar is. Hieronder lees je de voor- en nadelen en vind je voorbeelden van een planning.
Loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar? Dan is 1 januari vaak een goed moment om over te stappen. Je begint het nieuwe boekjaar in het nieuwe pakket. De beginbalans in het nieuwe pakket is dan gewoon de eindbalans van het oude jaar. Daardoor hoef je de boekingen van het lopende jaar niet over twee pakketten te verdelen. Wel spreek je af welke gegevens je overzet.
Ook voor je klanten is het logisch. Het oude jaar wordt afgesloten in het oude pakket, het nieuwe jaar begint in het nieuwe. Dat is makkelijk uit te leggen.
Januari is voor veel kantoren een drukke maand. Een overstap vraagt dan extra capaciteit. Door het voorwerk ruim van tevoren te doen, beperk je die druk.
Tussentijds overstappen doe je het liefst na een btw-kwartaal of na een btw-maand. De btw-aangifte over de vorige maand of het vorige kwartaal doe je nog in het oude pakket. Zo houd je de reguliere btw-verwerking per periode zo veel mogelijk in één pakket. Maak ook afspraken over openstaande posten en latere correcties.
Dit is slimmer in drie situaties.
Je huidige pakket kost je nu al tijd, bijvoorbeeld door handwerk, fouten of ontbrekende koppelingen. Dan kan eerder overstappen meer opleveren dan wachten tot de jaarwisseling. Weeg dit af tegen het extra werk van de overstap.
Je kantoor loopt in januari al over en je wilt die piek niet vergroten.
Je hebt veel klanten en wilt het werk spreiden. Dan stap je in groepen over en leg je met het onboardingteam vast welke groep wanneer overgaat.
Het nadeel: je moet per administratie tussentijdse cijfers overzetten. Bij een tussentijdse overstap kunnen de gegevens van één boekjaar over twee pakketten verdeeld zijn. Spreek af hoe je die gegevens controleert en samenbrengt voor de jaarafsluiting. Dat is te doen, maar het vraagt meer afstemming.
Tijdens de intake bespreek je welke begeleiding bij je kantoor past. Je maakt afspraken over de planning, de gegevensoverdracht en de voorbereiding van je team.
Het overzetten gaat in samenwerking met het onboardingteam. Samen maak je een overstapplan dat past bij je kantoor. Welk onboardingpakket bij je kantoor past, staat in Onboardingpakket eAccounting: welk pakket past bij je kantoor?
Reken terug vanaf 1 januari. Dit tijdpad is een richtlijn; de exacte planning maak je met de onboardingspecialist.
| Wanneer | Wat |
|---|---|
| Oktober | Intake en keuze. Plan maken met onboarding team, lijst van koppelingen doorlopen |
| November | Inrichting van je kantooromgeving. Training van je team. Klanten informeren over de overstap |
| Eind december | Administraties starten ter voorbereiding op de start in het volgend jaar (wizard doorlopen, inrichten, koppelingen per 1-1 activeren) |
| Januari | Starten in het nieuwe pakket. De beginbalans wordt later aangevuld of aangepast op basis van de definitieve eindbalans. |
Voor een overstap per 1 april begin je bijvoorbeeld in januari met de intake en richt je in februari de omgeving in. In maart test je de inrichting en bereid je de gegevensoverdracht voor. Vanaf 1 april werk je in het nieuwe pakket. De definitieve overdracht stem je af met het onboardingteam. Het patroon is hetzelfde als bij de jaarwisseling.
Stel jezelf drie vragen. Hoeveel last heb ik van mijn huidige pakket? Veel last kan een reden zijn om eerder over te stappen. Weeg de voordelen af tegen het werk dat de overstap vraagt. Hoe druk is mijn januari al? Overvol betekent: tussentijds, of het voorwerk heel vroeg doen. Hoeveel administraties heb ik en hoe complex zijn die? Bespreek dan met het onboardingteam of een overstap in groepen verstandig is.
Wat je ook kiest: het moment is minder belangrijk dan het plan. Een goede voorbereiding is bij elk overstapmoment belangrijk. Maak duidelijke afspraken over de planning, de gegevensoverdracht en wie wat doet.
Overstappen midden in een btw-periode kan extra controlewerk geven. Afhankelijk van de gegevensoverdracht moet je informatie uit beide pakketten combineren voor de aangifte.
Dat hangt af van hoe je klant nu werkt. Waarschijnlijk krijgt je klant nieuwe inloggegevens of gaat het aanleveren van bonnen en facturen anders. Laat vooraf zien wat er verandert.
Zeg het oude pakket niet op voordat je hebt gecontroleerd welke gegevens je nog nodig hebt. Zorg dat je de administratie ook daarna kunt raadplegen en aan de bewaarplicht blijft voldoen. Vraag je leverancier naar exportmogelijkheden, leestoegang en de opzegtermijn.
Wil je per 1 januari overstappen? Plan ruim van tevoren een gratis demo of adviesgesprek en bespreek wat bij jouw kantoor past.