Onboardingpakket eAccounting: welk pakket past bij je kantoor?

Twijfel je over met je kantoor overstappen naar eAccounting? Dan zit die twijfel meestal niet in de vraag of de software het kan. De echte vragen zijn praktischer, zoals: 'Wat gebeurt er met je huidige administraties?', 'Hoeveel tijd kost de overstap jullie team?' en 'Kunnen jullie klant voor klant overstappen zonder dat het werk stilvalt?'. Dat is logisch, want jullie hebben lopende deadlines en klanten die door moeten. Bij veel kantoren speelt mee dat er geen rustige ‘projectweek’ is: klantwerk en deadlines lopen gewoon door. In dit artikel lees je hoe een begeleide overstap naar eAccounting werkt, welke onboardingpakketten er zijn en welk pakket bij jullie kantoor past.

In het kort

• Overstappen naar eAccounting kost meestal minder tijd als je vooraf weet wat er moet gebeuren.
• Je huidige administraties hoeven niet verloren te gaan; je start met gecontroleerde gegevens.
• Een onboardingpakket helpt je kantoor stap voor stap overstappen, zonder alles in één keer om te gooien.
• De onboardingpakketten Brons, Zilver en Goud verschillen vooral in de mate van begeleiding en wat er bij de inrichting en training inbegrepen is.
• Welk pakket het best bij jou past hangt af van het aantal administraties, je team en hoeveel hulp je nodig hebt.

Wat is een onboardingpakket voor eAccounting?

Met een onboardingpakket krijg je gerichte begeleiding bij je start met eAccounting. Zo richt je je kantoor slimmer in, zet je de eerste administraties goed op en neem je het team mee in de nieuwe werkwijze. Samen met een vaste customer success specialist maak je een plan van aanpak. Daarin staat bijvoorbeeld:

• welke administraties je als eerste overzet
• wie welke acties doet
• welke instellingen nodig zijn
• wanneer je team uitleg krijgt
• wanneer je controleert of alles goed loopt

Zo wordt de overstap geen losse verzameling taken, maar een duidelijk traject.

Kort gezegd: een onboardingpakket helpt je om veilig en gestructureerd te starten, zonder dat je alles zelf moet uitzoeken.

Lees hier meer over de verschillende onboardingpakketten van eAccounting Kantoor Totaal.

Welke onboardingpakketten zijn er?

Als je eenmaal weet waarom begeleiding helpt, wil je vooral snel zien welke opties er zijn. Daarom staan hieronder de drie onboardingpakketten naast elkaar.

Er zijn drie verschillende onboardingpakketten: Brons, Zilver en Goud.

De keuze hangt vooral af van het aantal administraties, je teamgrootte en hoeveel begeleiding je nodig hebt. Voor administratie- en accountantskantoren met 5 tot 30 medewerkers zijn vooral Zilver en Goud vaak logisch. Deze kantoren hebben meestal meer administraties en meer mensen die met het systeem gaan werken.

Waarom stappen kantoren niet zomaar over?

Veel kantoren stellen een overstap uit. Niet omdat ze geen beter systeem willen, maar omdat de start spannend voelt.

De grootste zorgen zijn vaak:

• Data kwijtraken - Je wilt niet opnieuw beginnen of gegevens missen.

• Te veel extra werk - De gewone klantwerkzaamheden lopen door.

• Een team dat terugvalt op het oude pakket - Nieuwe software vraagt gewenning.

• Klanten die last krijgen van de overstap - Dat wil je voorkomen.

• Onduidelijkheid over kosten en planning - Je wilt vooraf weten waar je aan toe bent.

Die zorgen zijn terecht. Juist daarom is begeleiding belangrijk. Niet om het proces groter te maken, maar om het kleiner en overzichtelijker te maken.

Hoe werkt overstappen naar eAccounting stap voor stap?

Een begeleide overstap bestaat meestal uit vijf stappen.

1. Kennismaking

Je bespreekt hoe je kantoor nu werkt. Denk aan je huidige pakket, het aantal administraties, je teamgrootte en je planning.

Goede vragen in deze fase zijn:

• Met welk pakket werk je nu?
• Hoeveel administraties wil je overzetten?
• Welke klanten wil je als eerste meenemen?
• Wat moet na de overstap beter gaan?
• Waar maak je je het meest zorgen over?

2. Plan van aanpak

Daarna maak je samen met je vaste customer success specialist een plan. Dit voorkomt dat de overstap vaag blijft. In het plan staat wat er gebeurt, wanneer het gebeurt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Je ziet dus vooraf welke stappen nodig zijn.

3. Inrichting

Daarna richt je de omgeving in. Denk aan kantoorbeheer, klantbeheer, gebruikers en de eerste administraties. Hier is begeleiding waardevol. Een verkeerde instelling kan later gedoe geven. Door de omgeving samen in te richten, bouw je een goede basis.

4. Eerste administraties live

Je hoeft niet alle klanten tegelijk over te zetten. Je kunt beginnen met een paar administraties. Zo leert je team het systeem kennen zonder meteen alles om te gooien. Dat maakt de overstap rustiger. Je behoudt grip en kunt bijsturen.

5. Check na livegang

Na de start kijk je samen met je customer success specialist of alles goed loopt. Wat werkt? Waar lopen medewerkers tegenaan? Welke vragen komen terug? Die check zorgt dat de software niet alleen is ingericht, maar ook echt gebruikt wordt.

Onboardingpakket Brons: voor wie het meest geschikt?

Pakket Brons past vooral bij kleinere kantoren met maximaal 20 administraties. Je hebt dan genoeg aan een snelle, begeleide start.

Brons is logisch als:

• je kantoor klein is;
• je vooral hulp wilt bij de basis;
• je weinig medewerkers hoeft mee te nemen;
• je geen uitgebreide training nodig hebt;
• je snel wilt starten.

Brons is minder passend als je kantoorbeheer uitgebreid wilt inrichten of als meerdere medewerkers training nodig hebben.

Wanneer kies je voor onboardingpakket Zilver?

Pakket Zilver past bij kantoren met 20 tot 50 administraties. Je krijgt meer begeleiding dan bij pakket Brons, met een overstapplan op maat en hulp bij het overzetten van klantadministraties.

Zilver is logisch als:

• je meerdere administraties wilt overzetten;
• je kantoorbeheer goed wilt begrijpen;
• je begeleiding wilt, maar geen uitgebreide teamtraining nodig hebt;
• je stap voor stap wilt starten;
• je wat meer ruimte nodig hebt voor vragen en inrichting.

Voor veel groeiende kantoren is onboardingpakket Zilver een praktische middenweg.

Wanneer kies je Goud?

Pakket Goud past bij grotere kantoren of complexe situaties: veel administraties, meerdere vestigingen of koppelingen met andere software.

Onboardingpakket Goud is logisch als:

• je met meerdere medewerkers overstapt;
• je team training nodig heeft;
• je veel administraties wilt meenemen;
• je de inrichting gecontroleerd wilt aanpakken;
• er specifieke koppelingen zijn die extra aandacht nodig hebben.

Voor kantoren met 5 tot 30 medewerkers is pakket Goud vaak het meest passend, vooral als meerdere mensen dagelijks met eAccounting gaan werken.

Kun je ook klant voor klant overstappen?

Ja. Dat is vaak juist verstandig. Je hoeft niet in één keer alle klanten over te zetten. Je kunt starten met een paar administraties, ervaring opdoen en daarna uitbreiden.

Dat heeft drie voordelen:

• Je team leert het systeem in de praktijk.
• Je ontdekt vragen voordat iedereen ermee werkt.
• Je dienstverlening aan klanten blijft doorlopen.

Voor veel kantoren voelt dit veiliger dan een grote overstap op één moment.

Wat moet je zelf voorbereiden?

Je hoeft niet alles vooraf klaar te hebben. Wel helpt het als je alvast nadenkt over deze punten:

• Hoeveel administraties wil je overzetten?
• Welke klanten zijn geschikt om als eerste te starten?
• Welke medewerkers gaan met eAccounting werken?
• Welke gegevens moeten mee?
• Welke processen wil je verbeteren?
• Wanneer is een goed moment om te starten?

Met die antwoorden wordt het intakegesprek concreter. Je customer success specialist kan dan beter adviseren welk pakket past.

Wat zijn de nadelen van een onboardingpakket?

Een eerlijk artikel benoemt ook wanneer een onboardingpakket misschien niet nodig is.

Een pakket is minder logisch als:

• je maar één of twee administraties hebt;
• je al veel ervaring hebt met eAccounting;
• je geen hulp wilt bij inrichting of training;
• je team heel klein is en snel zelf leert;
• je nog geen klanten hebt.

Startende kantoren zonder klanten hebben vaak weinig begeleiding nodig. Later kun je alsnog opschalen als je kantoor groeit.

Conclusie: overstappen hoeft geen sprong in het diepe te zijn

Overstappen naar eAccounting voelt groot als je alleen naar de hele verandering kijkt. Maar met een goed plan wordt het kleiner: eerst kennismaken, dan inrichten, dan starten met de eerste administraties en daarna bijsturen.

De belangrijkste keuze is niet alleen welk pakket je neemt. De echte keuze is hoeveel begeleiding je kantoor nodig heeft om goed te starten.

Wil je direct weten welk pakket past? Kijk dan op deze pagina met informatie over de verschillende onboardingpakketten. Of plan een gratis intake met een specialist.