Van eenmanszaak naar bv, wat moet ik regelen in mijn administratie?

Je winst groeit en je boekhouder adviseert je om over te stappen naar een bv. Daar komt nogal wat bij kijken, zeker wat je administratie betreft. Vanaf de dag dat je bv bestaat, is het geld van je bedrijf namelijk niet meer jouw geld, maar bedrijfsgeld. Lees hier waar je op moet letten en welke stappen je moet zetten als je de overstap maakt van een eenmanszaak naar een bv.

In het kort

• Je bv is een apart bedrijf, dus het geld op de zakelijke rekening is niet meer van jou.
• Je start een nieuwe administratie voor de bv, met een nieuwe bankrekening, nieuwe facturen en een nieuw btw-nummer.
• Zet je abonnementen en contracten op naam van de bv, anders kun je de btw op die kosten niet terugvragen.
• Je betaalt jezelf verplicht salaris, en daarnaast kun je geld uit de bv halen via dividend of een lening.
• Je boekhouder regelt de meeste nieuwe verplichtingen, maar jij zorgt dat de basis van je administratie klopt.

Wat verandert er in mijn administratie als ik een bv heb?

In een eenmanszaak zijn jij en je bedrijf voor de wet één en dezelfde. Geld op je zakelijke rekening is gewoon jouw geld. Voor een bv geldt dat niet. Een bv is namelijk een apart bedrijf met een eigen naam, een eigen bankrekening en een eigen boekhouding. Het geld van de bv is dus ook echt van de bv, niet van jou.

Dat betekent dat je na de overstap naar een bv een nieuwe administratie moet starten. Maak in je boekhoudpakket dus een aparte administratie aan voor de bv en ga niet verder in die van je eenmanszaak. Maar let wel op: bewaar de cijfers van je eenmanszaak goed, want je hebt een bewaarplicht als het om je administratie gaat.

De overstap zelf regel je samen met de notaris en je boekhouder. Zij zorgen ook voor de openingsbalans: een overzicht van wat de bv bij de start bezit, zoals je laptop, je voorraad en je openstaande facturen.

Wat moet ik aanpassen aan mijn facturen, bankrekening en abonnementen?

Je bv krijgt een nieuw KvK-nummer en een nieuw btw-nummer. Dit moet je aanpassen:

• Je factuursjabloon: de naam van de bv (met "B.V."), het nieuwe KvK-nummer en het nieuwe btw-nummer.
• Je bankrekening: je bv heeft een eigen rekening op naam van de bv nodig. Je huidige zakelijke rekening staat namelijk op jouw naam, want in een eenmanszaak ben jij het bedrijf. Reken er dus op dat je een nieuw rekeningnummer krijgt. Zet dat op je facturen en koppel de nieuwe rekening aan je boekhoudpakket.
• Je abonnementen en contracten: laat de naam op je contracten veranderen van je eenmanszaak naar je bv. Denk aan je softwareabonnementen, je telefoonabonnement, je verzekeringen, de huur van je werkruimte en een leaseauto. Vaak kan dat in je account bij de leverancier of met een kort mailtje.

Let ook op betalingen van klanten. Die maken in het begin vaak nog geld over naar je oude rekening, omdat ze het rekeningnummer niet hebben aangepast. Dat geld hoort bij de bv, dus zet het door naar de nieuwe rekening. Laat je oude rekening daarom nog een paar maanden openstaan.

Hoe betaal ik mezelf uit als ik een bv heb?

Dit is voor de meeste ondernemers de grootste verandering. In je eenmanszaak maakte je gewoon geld over naar je privérekening. In een bv kan dat niet meer. Jezelf salaris betalen is verplicht. Daarnaast kun je geld uit de bv halen via dividend of via een lening.

DGA-salaris

Als eigenaar van de bv ben je directeur-grootaandeelhouder (dga). Je bent dus in loondienst bij je eigen bv. Je krijgt elke maand salaris, met een loonstrook, net als een werknemer. Dat salaris moet minimaal een gebruikelijk loon zijn. Oftewel: een salaris dat past bij het werk dat je doet. In 2026 is het uitgangspunt € 58.000 per jaar. Bespreek met je boekhouder wat voor jou klopt.

Dividend

Houdt de bv aan het eind van het jaar winst over? Dan kun je een deel daarvan aan jezelf uitbetalen. Dat heet dividend: een deel van de winst dat de bv uitkeert aan de eigenaar. Anders dan salaris krijg je dividend niet elke maand. Het kan alleen als er winst is en jij als eigenaar besluit om die uit te keren. Je boekhouder regelt de papieren en de belasting die erbij hoort.

Lenen via de rekening-courant

Heb je tussendoor geld nodig, dan kun je dat lenen van je bv. Dat heet een rekening-courant: een soort lopende rekening tussen jou en je bv. Boek elke overboeking naar jezelf netjes op deze rekening. Zo weet je altijd hoeveel je de bv nog schuldig bent.

Ook handig: zakelijke kosten declareren

Betaal je iets voor de bv met je eigen pinpas, zoals parkeerkosten of kantoorspullen? Dan declareer je dat bij de bv, net als een werknemer. Bewaar de bon en boek het als declaratie. Zo krijg je je geld terug, zonder dat het als salaris telt.

Wat doet mijn boekhouder en wat doe ik zelf?

Met een bv komen er een paar vaste taken bij. Het goede nieuws: de meeste daarvan doet je boekhouder. Maar die kan alleen goed werk leveren als jouw administratie op orde is.

Spreek dit aan het begin duidelijk af met je boekhouder. Dan weet je precies wat je zelf moet doen, en wat het kost.

Welk boekhoudpakket heb ik nodig voor een bv? 5 vragen die je jezelf moet stellen

Werk je nu in Excel of in een boekhoudpakket dat bedoeld is voor eenmanszaken? Dan is de overstap naar een bv een goed moment om over te stappen naar een uitgebreider boekhoudpakket. Om het juiste pakket te kiezen, zijn deze vijf vragen belangrijk:

1. Kun je twee administraties naast elkaar bijhouden?

Je eenmanszaak stopt niet op de dag dat je bv start. Er komen nog betalingen binnen van oude facturen, en je boekhouder moet nog een laatste aangifte en een eindbalans maken. Tegelijk loopt je bv al.

In de eerste periode na je overstap naar een bv, lopen er dus twee boekhoudingen naast elkaar. Kan je pakket maar één administratie aan, dan moet je met twee pakketten werken of loop je het risico dat je alles door elkaar boekt. In een pakket met meerdere administraties wissel je met één klik tussen je eenmanszaak en je bv.

2. Kan het pakket een jaarrekening voor een bv aan?

Een bv moet elk jaar een jaarrekening maken. Houdt je pakket alleen je inkomsten en uitgaven bij, dan moet je boekhouder aan het eind van het jaar veel handmatig uitzoeken. Die extra uren betaal jij. Met een volledige balans in je pakket ligt de basis voor de jaarrekening al klaar en ben je dus goedkoper uit.

3. Zie je makkelijk welk geld van jou is en welk geld van de bv?

Salaris, declaraties, leningen: in een bv gaat er veel meer geld heen en weer tussen jou en je bedrijf. Kun je dat niet goed bijhouden, dan weet je op een gegeven moment niet meer wat van wie is. Een pakket waarin je dit eenvoudig boekt, geeft je altijd overzicht.

4. Kan je boekhouder rechtstreeks meekijken?

Mail je je boekhouder elk kwartaal een stapel bonnen en een overzicht uit je boekhoudpakket? Dat kost jou tijd en je boekhouder ook. En tijd is geld, waardoor je aan het einde van de streep meer kwijt bent. Door in hetzelfde boekhoudpakket te werken als je boekhouder, voorkom je dat je over en weer moet mailen. Je brengt al je administratie dan samen op één platform.

5. Groeit het boekhoudpakket mee met je bedrijf?

Je bedrijf blijft niet altijd dezelfde omvang als nu. Misschien neem je over een paar jaar personeel aan, krijg je meer klanten of start je een webshop. Je boekhoudpakket moet dat dan aankunnen, bijvoorbeeld met extra gebruikers of koppelingen met andere bedrijfssoftware.

Lukt dat niet, dan moet je te zijner tijd opnieuw overstappen en al je klanten, leveranciers en openstaande facturen invoeren. Kies daarom voor een pakket dat flexibel meegroeit met jouw bedrijf. Zo weet je zeker dat je daar heel je ondernemersreis plezier van hebt.

Lees ook ons blog: Is eAccounting geschikt voor een eenmanszaak die overstapt naar een bv?

Samenwerken met je boekhouder in één pakket? Start jouw gratis proefperiode bij eAccounting

Met eAccounting beheer je je volledige administratie op één plek in de cloud – van bonnetje tot jaarrekening. En je werkt ook nog eens eenvoudig met je boekhouder in hetzelfde pakket. Sluit je aan bij ruim 300.000 tevreden klanten en start vandaag nog met boekhouden!