De tijd van een administratiekantoor lekt niet weg in het vakwerk, maar in drie tussenstappen: bonnen en bankmutaties binnenkrijgen, ze boeken, en controleren of alles klopt. Die drie stappen kosten bij veel kantoren meer dan de helft van de uren, en juist die drie zijn te automatiseren. Houd één week bij waar je tijd naartoe gaat, en begin met de stap die het meeste kost.
Een administratiekantoor heeft bijna nooit te weinig uren voor het echte werk: de aangifte, de jaarrekening, het gesprek met de klant. Het heeft te weinig uren over, omdat de tussenstappen zoveel opslokken.
Dat merk je niet, omdat die tussenstappen in kleine stukjes komen. Een mailtje met een bon. Even inloggen bij de bank. Een klant bellen over een onduidelijke afschrijving. Elk stukje is vijf minuten. Maar veertig van die stukjes per dag zijn drie uur.
Daarom helpt het om één week bij te houden waar je tijd naartoe gaat. Niet in grote categorieën, maar per handeling. De uitkomst verrast bijna altijd.
Dit is het grootste lek, en het zit buiten je kantoor. Klanten sturen bonnen per mail, per WhatsApp, in een schoenendoos of helemaal niet. Jij vraagt, wacht, herinnert en zoekt.
De oplossing is niet harder vragen, maar makkelijker maken. Een app waarmee de klant een bon fotografeert op het moment dat hij hem krijgt. Een mailadres waar leveranciers hun facturen direct naartoe sturen. Een bankkoppeling die de mutaties elke dag automatisch ophaalt, zodat jij niet meer hoeft in te loggen bij de bank van de klant.
Bij eAccounting heeft de klant daarvoor de Visma eAccounting App en een directe bankkoppeling met onder meer ABN AMRO, ING, Rabobank, bunq, Knab en ASN Bank.
Als de bonnen en bankmutaties er zijn, moet iemand ze boeken. Bij veel kantoren is dat nog handwerk: bedrag overtypen, grootboekrekening kiezen, btw-code kiezen, bon koppelen aan bankmutatie.
Scan en herken haalt het overtypen weg: de software leest bedrag, datum, leverancier en btw uit de bon. Afstemmingsregels doen de rest: een bankmutatie van een vaste leverancier krijgt automatisch de juiste grootboekrekening en wordt gekoppeld aan de factuur. Jij kijkt alleen nog naar wat de software niet herkent.
Dit werkt pas goed als lek 1 gedicht is. Een gefotografeerde bon is herkenbaar; een verkreukelde bon uit een schoenendoos niet.
Het derde lek is stiller. Je opent een administratie, kijkt of alles is geboekt, controleert de btw, sluit de administratie en gaat naar de volgende. Bij 60 klanten ben je dagen bezig, terwijl bij de meeste klanten alles gewoon in orde is.
De oplossing is één overzicht van al je klanten: waar ontbreken boekingen, welke btw-aangiften staan klaar, waar wacht je op een antwoord van de klant. Dan open je alleen de administraties waar iets te doen is. Hoe dat eruitziet, lees je in Dashboard voor administratiekantoren: al je klanten in één overzicht en in Btw-aangifte voor meerdere klanten controleren vanuit één overzicht.
Beantwoord deze vragen met ja of nee.
Drie keer of vaker ja? Dan zit er waarschijnlijk meer dan een dag per week in de tussenstappen.
De verleiding is om alles tegelijk aan te pakken. Doe dat niet. Kies het lek dat bij jou het meeste kost, meestal aanleveren, en dicht dat eerst. Als klanten via een app aanleveren en de bank gekoppeld is, wordt boeken vanzelf makkelijker. En als boeken automatisch gaat, heb je bij het controleren minder te doen.
Wat je met de vrijgekomen uren doet, kies je zelf. Meer klanten met hetzelfde team. Meer advies aan bestaande klanten. Of gewoon minder overwerk in januari. Lees ook Wat verstaan we in de accountancy onder efficiënt werken?
Dat hangt af van je klanten en je huidige werkwijze. Kantoren die veel handmatig boeken, merken het meest. Houd een week bij hoeveel tijd je nu kwijt bent aan aanleveren en boeken; dat is je maximale winst.
De meeste wel, als je het makkelijk uitlegt en er een reden bij geeft: minder vragen achteraf en een snellere aangifte. Wie het niet wil, kan bonnen blijven mailen; die komen ook in de administratie.
In het begin wel: instellen, klanten uitleggen, gewoontes veranderen. Reken op een kwartaal voordat het loopt. Daarna houd je elke maand tijd over.
Nee. Een kantoor met 2 mensen en 40 klanten heeft er net zoveel aan als een kantoor met 10 mensen. De lekken zijn hetzelfde, alleen de aantallen verschillen.
Elke maand sturen we een nieuwsbrief voor administratiekantoren met praktische artikelen over efficiënter werken, klanten en software. Meld je aan via eaccounting.nl/voor-de-accountant.