“Efficiënter werken” staat in zo’n beetje elk jaarplan van elk accountants- en administratiekantoor. Maar vraag tien partners wat ze er precies mee bedoelen, en je krijgt tien verschillende antwoorden. Tijd om dat begrip scherp te krijgen, want zonder een heldere definitie blijft efficiëntie een buzzwoord dat niets oplevert.
En dat is precies het probleem: zolang efficiëntie vaag blijft, verandert er in de praktijk weinig. Terwijl juist daar de winst te halen valt.
In het kort
-
Efficiënt werken betekent: minder handmatig werk en meer tijd voor klanten en advies.
-
Efficiëntie ontstaat door standaardisatie, automatisering en slimme samenwerking tussen systemen.
-
Kantoren die efficiënt werken, hebben meer grip op werkdruk, planning en marges.
-
De grootste winst zit meestal niet in nieuwe software, maar in het opnieuw inrichten van processen.
Wat verstaan we eigenlijk onder efficiënt werken (en wat vooral niet)?
De basis is simpel: efficiëntie betekent dat je met zo min mogelijk middelen zo veel mogelijk waarde levert. Output is niet alleen het aantal afgeronde dossiers. Het gaat om de combinatie van snelheid, kwaliteit en klantwaarde. Een jaarrekening die snel klaar is, maar vol correcties zit of vragen oproept bij de klant, is geen efficiënte output.
Voor een administratiekantoor gaat het dan niet alleen om tijd. Het gaat om een combinatie van:
- tijd van medewerkers;
- inzet van systemen;
- foutgevoeligheid;
- en uiteindelijk: klantwaarde.
De ‘output’ van een kantoor is dus breder dan alleen productie. Denk aan:
- afgeronde dossiers;
- correcte aangiftes en jaarrekeningen;
- inzicht voor de klant;
- advies dat echt gebruikt wordt.
Tegelijkertijd is het belangrijk om scherp te hebben wat géén waarde toevoegt. In veel kantoren zit een groot deel van de tijd nog in handmatige handelingen: overtypen, controleren wat al gecontroleerd is, zoeken naar ontbrekende stukken.
Dat soort werk is vaak:
- repeterend;
- foutgevoelig;
- en nauwelijks onderscheidend richting de klant.
Juist daar ligt de grootste hefboom voor efficiëntie. Een werkbare definitie voor de praktijk:
Efficiënt werken is het zo inrichten van processen dat een administratiekantoor met minimale handmatige inspanning consistente, controleerbare en waardevolle output levert.
Waarom efficiëntie juist nú niet meer optioneel is
Waar efficiëntie vroeger vooral een manier was om marges te verbeteren, is het nu een randvoorwaarde om überhaupt goed te kunnen blijven draaien. De druk op kantoren neemt van meerdere kanten toe. Personeel is schaars, loonkosten stijgen en de hoeveelheid wet- en regelgeving blijft groeien. Tegelijkertijd verwachten klanten sneller inzicht en meer advies. Dat schuurt. En die spanning los je niet op door simpelweg harder te werken.
Signalen vanuit brancheonderzoeken:
De signalen uit de markt zijn opvallend:
- Volgens onderzoek van de ING nemen ook de bedrijfsinvesteringen naar verwachting geleidelijk toe, waardoor er vraag ontstaat vanuit bedrijf naar adviesdiensten.
- Ook blijkt dat de loonkosten in de accountancy in de accountancy de afgelopen jaren met 6–8% per jaar zijn gestegen, terwijl de tarieven voor accountantskantoren gemiddeld stijgen met 4%.
- Hoewel het aantal vacatures iets is afgenomen, blijft het vinden van met name accountancymedewerkers lastig. Voor deze functies bedraagt de looptijd gemiddeld acht maanden, blijkt uit onderzoek van NOAB en Fiscount.
- Uit dit onderzoek blijkt ook dat steeds meer kantoren afstappen van het klassieke uurtarief. Inmiddels werkt 44,1% met vaste abonnementen, een stijging van 10% ten opzichte van vorig jaar. Toch blijft het uurtarief nog dominant binnen de branche.
- Uit diverse publicaties op Accountancy Vanmorgen en Accountant.nl blijkt dat een aanzienlijk deel van de werkzaamheden nog steeds bestaat uit handmatig, repeterend werk. Tegelijkertijd verwachten klanten, volgens onder andere ING-rapporten, steeds vaker realtime inzicht en proactief advies
De conclusie is helder: de rek is eruit. Efficiënter werken is geen optimalisatie meer, maar een voorwaarde om als kantoor gezond te blijven draaien.
De kaders waarbinnen het moet gebeuren
Efficiëntie heeft altijd grenzen. En in de accountancy zijn die grenzen duidelijk.
Het moet blijven passen binnen:
- kwaliteit;
- compliance;
- controleerbaarheid.
Een efficiënter proces dat leidt tot meer fouten, is geen verbetering. Een snellere werkwijze die niet controleerbaar is, houdt geen stand bij toetsing. Sterker nog: een goede inrichting van processen helpt juist om fouten te voorkomen en controle eenvoudiger te maken. Denk aan automatische verwerking van bankmutaties of facturen, waardoor gegevens direct en correct in de administratie terechtkomen.
Wat levert het concreet op?
Efficiënt werken is geen doel op zich. Het moet iets opleveren in de dagelijkse praktijk. Waar merk je het aan? De werkdruk gaat omlaag doordat repeterend werk verdwijnt. Dat zorgt voor minder overuren en minder verloop. Tegelijk ontstaat er ruimte voor advies, waar juist de meeste waarde en marge zit. Ook de kwaliteit verbetert. Minder handmatig werk betekent minder fouten en meer consistente processen.
En minstens zo belangrijk: je wordt aantrekkelijker als werkgever. Kantoren waar mensen zich kunnen richten op inhoudelijk werk in plaats van eindeloos controleren en overtypen, hebben een duidelijke voorsprong.
De vijf factoren die écht bijdragen aan efficiënter werken
Efficiëntie ontstaat niet door één maatregel. Het is het resultaat van een aantal keuzes die elkaar versterken.
1. Processen opnieuw doordenken
Veel kantoren digitaliseren bestaande processen zonder ze ter discussie te stellen. Terwijl juist daar de grootste winst zit.
De vraag is niet: hoe maken we dit proces sneller?
Maar: moet dit proces nog wel zo?
2. Standaardisatie van klantcommunicatie en aanlevering
Variatie is de grootste vijand van efficiëntie. Hoe meer uitzonderingen, hoe meer handwerk.
Denk aan:
- vaste aanlevermomenten;
- uniforme formats;
- duidelijke afspraken met klanten.
3. Slimme software met goede integraties
Niet één systeem dat alles doet, maar een landschap waarin systemen goed samenwerken.
Bijvoorbeeld:
- automatische koppeling met banken;
- directe verwerking van facturen;
- integratie met andere administratiesystemen.
Dat voorkomt dubbel werk en verkleint de kans op fouten.
4. Inzet van AI en automatisering
Repeterend werk is bij uitstek geschikt om te automatiseren.
Denk aan:
- herkennen en boeken van facturen;
- matchen van transacties;
- signaleren van afwijkingen.
Daardoor verschuift de rol van medewerker van invoer naar controle en interpretatie.
5. Een verdienmodel dat efficiëntie beloont
Zolang een kantoor factureert op basis van uren, wordt efficiëntie niet beloond.
Modellen zoals abonnementen of vaste prijsafspraken zorgen ervoor dat:
- efficiënt werken direct loont;
- de focus verschuift van tijd naar waarde.
De vraag die elk kantoor zichzelf zou moeten stellen
De vraag is niet: hoe worden we efficiënter?
De vraag is:
Welke van onze routines zouden we nooit meer zo inrichten als we vandaag opnieuw zouden beginnen?
Daar zit de echte beweging. Niet optimaliseren wat er al is, maar durven loslaten wat niet meer werkt. Wie daar serieus naar kijkt, ontdekt vaak dat een groot deel van het werk anders kan. En soms zelfs helemaal niet meer nodig. Wil je daar verder in duiken? Plan dan eens een gesprek in met een van onze experts, dan kijken we graag met je mee.
