Wat moet ik doen als mijn klant niet betaalt?

Je factuur is meer dan een maand geleden al verzonden en je hebt nog steeds je geld niet. Dit is niet zonder risico, want je hebt over die factuur misschien al wel btw afgedragen. En je betaalt je eigen leveranciers en personeel onderwijl gewoon door. Wil je cashflowproblemen voorkomen? En wil je meer druk zetten op je klant zonder de relatie te beschadigen? Dan helpt onderstaand stappenplan je op weg om je factuur alsnog snel betaald te krijgen.

In het kort

• Bel je klant meteen na de vervaldatum en vraag op welke datum die alsnog kan betalen.
• Stuur een zakelijke klant een betaalherinnering met een nieuwe termijn en noem de wettelijke rente en incassokosten.
• Stuur een particuliere klant een aanmaning met 14 dagen betaaltijd (pas daarna mag je incassokosten rekenen).
• Kan je klant wegens omstandigheden niet betalen? Spreek dan een betalingsregeling af en leg dat schriftelijk vast.
• Komt er na je aanmaning geen betaling? Schakel dan een incassobureau in of verkoop je factuur aan een factoringpartij.
• Is een factuur oninbaar, vraag de btw dan op tijd terug via je btw-aangifte.
• Factureer op de dag van oplevering en controleer nieuwe zakelijke klanten vooraf.

Stap 1. Bel je klant meteen na de vervaldatum

Is de vervaldatum van je factuur verstreken? Bel je klant dan op voor een reminder. Bellen werkt beter dan mailen, omdat je direct antwoord krijgt en weet waar je aan toe bent. Blijf vriendelijk tijdens het telefoongesprek en ga niet uit van kwade wil. Vaak is de factuur ondergesneeuwd of vergeten. Dat kan de beste overkomen.

Stel tijdens het telefoongesprek in elk geval deze vraag aan je klant: "Op welke datum kan ik de betaling verwachten?". Een toezegging met een datum is veel sterker dan "we gaan ernaar kijken". Bevestig die datum daarna kort per mail. Dan staat het zwart op wit.

Stap 2. Stuur een herinnering of aanmaning

Heeft je klant op de afgesproken datum nog steeds niet betaald? Verstuur dan een herinnering:

Zo pak je dat aan voor zakelijke klanten

Stuur een betalingsherinnering per mail. Noem daarin het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe betaaltermijn van bijvoorbeeld zeven dagen. Vermeld ook dat je vanaf de vervaldatum wettelijke handelsrente en minimaal €40 incassokosten mag rekenen.

Zo pak je dat aan voor particuliere klanten

Stuur eerst een betalingsherinnering met een nieuwe termijn van bijvoorbeeld zeven dagen. Betaalt de klant dan nog niet, dan stuur je een aanmaning, ook wel veertiendagenbrief genoemd. Die is verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. In de brief staan het openstaande bedrag, een betaaltermijn van minimaal 14 dagen vanaf de dag na ontvangst en het precieze bedrag aan incassokosten als de klant niet op tijd betaalt. Verstuur de brief liefst zo dat je kunt aantonen dat hij is aangekomen, bijvoorbeeld via aangetekende post.

Stap 4. Spreek een betalingsregeling af als je klant niet kan betalen

Heeft je klant niet de middelen om te betalen? Dan heeft het weinig zin om druk te zetten. Je kunt in zo'n geval beter een betalingsregeling treffen. De klant kan dan in termijnen betalen, waardoor jij alsnog je geld krijgt en je de klant wat extra tijd geeft.

Leg zo'n regeling altijd schriftelijk vast: de bedragen, de data en wat er gebeurt als een termijn te laat is. Spreek bijvoorbeeld af dat het volledige restbedrag direct opeisbaar wordt als een termijn niet op de afgesproken datum op je rekening staat. Zo voorkom je dat zo'n regeling alsnog maanden uitloopt.

Stap 5. Schakel een incassobureau in of verkoop je factuur aan een factoringpartij

Is de termijn uit je aanmaning verlopen zonder betaling of reactie? Geef de inning dan uit handen. Een incassobureau of incassoadvocaat neemt het dan van je over.

Een andere route is factoring. Je verkoopt je factuur dan aan een factoringpartij en krijgt een deel van het bedrag uitbetaald. De partij houdt daar een vergoeding van in. Vraag vooraf na of de partij ook facturen overneemt waarvan de betaaltermijn al verlopen is, want dat is niet vanzelfsprekend.

Lees ook na wie het risico draagt als je klant nooit betaalt: jij of de factoringpartij. Zet die vergoeding naast wat je anders kwijt bent, bijvoorbeeld aan rente op een rekening-courantkrediet. Zo kun je bepalen wat voor jou de beste optie is.

Stap 6. Vraag de btw terug als de factuur oninbaar is

Je hebt de btw vaak al afgedragen over de periode waarin je factureerde. Je hebt daardoor belasting betaald over geld dat je nooit hebt ontvangen. Die btw kun je gelukkig terugvragen via je btw-aangifte. Een apart verzoek aan de Belastingdienst is niet nodig.

Je doet dit in het tijdvak waarin vaststaat dat je klant niet meer betaalt, bijvoorbeeld bij een faillissement. Is dat moment niet duidelijk, dan geldt de factuur als oninbaar één jaar na de uiterste betaaldatum.

Wacht hier niet mee. Vraag je de btw in een latere aangifte pas terug, dan kan de Belastingdienst de teruggaaf namelijk weigeren. Betaalt de klant later toch nog (geheel of deels), dan draag je die btw weer af.

Stap 7. Voorkom dat het de volgende keer weer misgaat

Je kunt wanbetalers nooit helemaal uitsluiten. Wel kun je het risico op te late betalingen minimaliseren:

• Stuur je factuur op de dag van oplevering, niet aan het eind van de maand. Anders begint de betaaltermijn pas weken later te lopen.
• Vraag een aanbetaling of werk met termijnfacturen bij opdrachten die langer dan een maand lopen.
• Maak betalen makkelijk met een betaallink of QR-code, een duidelijke vervaldatum en je contactgegevens op de factuur.
• Controleer nieuwe zakelijke klanten voordat de eerste opdracht start. Vraag bij de KVK een uittreksel op en controleer of het bedrijf actief staat ingeschreven en of je contactpersoon tekenbevoegd is. Is de klant een bv, bekijk dan ook de laatst gedeponeerde jaarrekening. Is het eigen vermogen negatief, vraag dan een aanbetaling.
• Stuur je algemene voorwaarden mee met je offerte, inclusief afspraken over rente en incassokosten.

Eenvoudig betaalherinneringen sturen en grip houden op je geld? Probeer eAccounting gratis uit

In eAccounting maak en verstuur je eenvoudig facturen. Ook zie je in één overzicht welke facturen vervallen zijn en kun je in een paar klikken een betaalherinnering versturen. Koppel je eAccounting aan je bankrekening? Dan zie je meteen wanneer een betaling alsnog binnenkomt, zonder dat je hiervoor naar je bankapp hoeft te gaan.

Benieuwd hoe eAccounting jouw debiteurenbeheer vereenvoudigt? Probeer het nu gratis uit en ontdek of ons boekhoudpakket bij je past.