Je softwarekosten bestaan uit het kantoorpakket, de klantpakketten en eventuele extra gebruikers. Daarnaast kunnen uitbreidingen en begeleiding bij de overstap meetellen.
Bij eAccounting werk je als kantoor met Kantoor Totaal. Per klantadministratie kies je een pakket dat past bij de behoeften van de klant en jullie taakverdeling. Hieronder lees je welke kosten meetellen en waar je op let bij het kiezen van software.
Onderstaande bedragen zijn gebaseerd op de gepubliceerde websiteprijzen voor administratiekantoren. Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Laat vóór je keuze de geldende tarieven en abonnementsduur bevestigen; dit overzicht is geen bevestigde tarieflijst voor 2027.
| Pakket of licentie | Prijs per maand |
|---|---|
| Kantoor Totaal | €68 |
| Extra gebruiker voor het kantoor | €10 |
| Klantpakket Starter | €6,25 |
| Klantpakket Factureren | €11 |
| Klantpakket Standaard | €28 |
| Klantpakket Pro | €36 |
Maak onderscheid tussen terugkerende kosten, eenmalige uitgaven en de tijd die je team aan de software besteedt.
| Soort kosten | Wat valt eronder? |
|---|---|
| Terugkerend | Kantoor Totaal, extra gebruikers, klantpakketten en uitbreidingen. |
| Eenmalig | Eventuele begeleiding, inrichting en gegevensoverdracht. |
| Eigen tijd | Voorbereiding, training, klanten helpen en beheer. |
Voor administratiekantoren biedt eAccounting één kantoorpakket: Kantoor Totaal. Daarin combineer je boekhouden, klantbeheer en kantoorbeheer. Je houdt onder meer werkzaamheden, uren, planning en documenten in de Kantoor Totaal omgeving bij.
Zowel bij kleine als grote kantoren kunnen klantinformatie, deadlines en werkzaamheden over verschillende systemen verspreid raken. Niet alleen je omvang telt, maar ook de behoefte aan overzicht en de tijd die het kost om dat overzicht te houden.
Kantoor Totaal bevat één gebruiker. Hebben meer medewerkers toegang nodig? Neem dan de optie voor extra gebruikers mee in je budget.
Kies per klantadministratie een pakket op basis van de afgesproken taakverdeling die je met je klant hebt. Wat levert de klant aan, wat verwerkt de klant zelf en welke informatie moet de klant kunnen bekijken? Bepaal welke functies en rechten daarvoor nodig zijn in het boekhoudpakket.
Bij Starter ligt de nadruk op het aanleveren van bonnen en facturen. Wil de klant zelf facturen maken? Bekijk dan Factureren. Voor meer boekhoudfuncties vergelijk je Standaard en Pro. Controleer ook of uitbreidingen nodig zijn.
Kies dus niet alleen op basis van het soort bedrijf. Twee zzp’ers kunnen verschillende taken zelf uitvoeren en daardoor een ander pakket nodig hebben. Hoe je de rollen tussen je kantoor en de klant verdeelt, lees je in Samenwerken met klanten in boekhoudsoftware: wie doet wat?
Bij een overstap kun je begeleiding nodig hebben bij de inrichting, het overzetten van gegevens en het trainen van je team. Bespreek tijdens het verkoopgesprek welke begeleiding bij je kantoor past. Deel je wensen, vragen en zorgen. Leg vóór de start vast wat je zelf doet, welke ondersteuning je krijgt en hoe de inrichting en training worden aangepakt.
Maak met het onboardingteam een inschatting van de voorbereiding die je kantoor zelf doet. Bespreek daarbij je huidige inrichting en de gegevens die meegaan. Gebruik hun ervaring om tot een haalbare aanpak te komen.
Reserveer ook tijd om klanten mee te nemen in de verandering. Zij moeten mogelijk opnieuw inloggen, een andere app gebruiken of hun bankkoppeling aanpassen. Ook moeten ze wennen aan de nieuwe omgeving. Spreek af binnen je team wie de uitleg geeft en wie vragen opvangt. Deze begeleiding vraagt ook aandacht van je kantoor.
Een lage licentieprijs betekent niet automatisch lage totale kosten. De manier waarop je met de software werkt, bepaalt ook hoeveel tijd en aanvullende hulpmiddelen je nodig hebt. Neem deze vijf vragen mee in je afweging.
Welke functies vraagt je dienstverlening?
Wil je vooral administraties verwerken, of ook vaker adviseren? Bepaal welke functies je daarvoor nodig hebt. Controleer wat in het pakket zit en waarvoor je extra modules, koppelingen of andere software nodig hebt. Zo beoordeel je de kosten van je volledige dienstverlening, niet alleen die van het boekhoudpakket.
Welke handmatige stappen blijven bestaan?
Onderzoek waar je gegevens opnieuw moet invoeren, controles apart moet bijhouden of informatie tussen systemen moet overzetten. Die handelingen kosten ook tijd. Bekijk welke stappen de software kan ondersteunen en wat je team zelf blijft doen. Ga niet uit van tijdwinst die je nog niet hebt getoetst.
Hoeveel uitleg en opvolging vraagt de samenwerking?
Kijk niet alleen naar de start, maar ook naar het dagelijkse gebruik. Hoeveel tijd besteedt je team aan ontbrekende stukken opvragen, vragen beantwoorden en fouten herstellen? Beoordeel of de taakverdeling voor beide partijen werkbaar is.
Hoe veranderen de kosten als je kantoor groeit?
Vraag wat extra gebruikers, meer administraties en aanvullende functies betekenen voor je budget. Controleer ook of groei een nieuwe inrichting of extra training vraagt. Zo zie je of de oplossing ook bij je verwachte klantmix en dienstverlening blijft passen.
Wat kost het om je gegevens toegankelijk te houden?
Let op beveiliging, beschikbaarheid en ondersteuning. Vraag daarnaast welke gegevens je kunt meenemen, in welk formaat en tegen welke kosten. Moet je na een overstap betalen voor toegang tot je oude administratie? Neem ook dat mee in je afweging.
De beste keuze is niet automatisch het goedkoopste of het meest uitgebreide pakket. Het gaat om de combinatie van passende functies, werkbare processen en totale kosten.
Leveranciers rekenen op verschillende manieren: per administratie, per gebruiker, per module of met een minimumtarief. Vraag daarom een prijsopgave voor dezelfde gebruikers, klantmix en functies.
Vergelijk de totale kosten over drie jaar, inclusief eenmalige posten en eigen uren. Laat vastleggen wat is inbegrepen, wat apart wordt berekend en welke prijsafspraken voor die periode gelden.
Bekijk de actuele prijzen van eAccounting. Maak daarbij een overzicht van je gebruikers, klantpakketten en benodigde uitbreidingen.
Wil je daarna een prijsopgave voor jouw situatie? Neem dat overzicht mee in een vrijblijvend gesprek.