De Belastingdienst meldt dat XAF 4.0 vanaf 1 januari 2027 de standaard wordt voor auditfiles. Ook geeft de Belastingdienst aan dat XAF 4.0 minder verplichte velden heeft dan de vorige versie en beter aansluit op RGS. Je leest in het eAccounting productnieuws dat de auditfile-export in eAccounting al is bijgewerkt naar XAF 4.0.3. Meer achtergrond over wat een auditfile is en waarvoor die wordt gebruikt, vind je bij ICTAccountancy.nl.
Kort antwoord: Gebruik je eAccounting voor je boekhouding? Dan hoef je niets aan te passen en is je auditfile-export al klaar voor XAF 4.0. Exporteer je handmatig of werk je in een ander pakket? Controleer dan vóór 1 januari 2027 of je export al in de nieuwe versie staat. Na die datum accepteert de Belastingdienst de oude versie niet meer.
Misschien heb je er nog nooit bewust naar gekeken: de auditfile. Toch is dit bestand belangrijk zodra je accountant, boekhoudkantoor of de Belastingdienst je financiële administratie wil controleren. En de standaard achter dat bestand is net vernieuwd.
In dit artikel lees je wat een auditfile is, wat er verandert met XAF 4.0, waarom dit relevant is voor jouw mkb-bedrijf en hoe je controleert of je hier al klaar voor bent.
Een auditfile is een gestandaardiseerd exportbestand met de financiële gegevens uit je boekhouding. Denk aan grootboekrekeningen, journaalposten, facturen en btw-gegevens.
Je boekhoudsoftware kan dit bestand met één druk op de knop maken. Het bestand wordt vaak gebruikt door:
Omdat het bestand een vaste, gestandaardiseerde opbouw heeft, kunnen deze partijen je administratie snel en betrouwbaar inlezen, zonder dat er handmatig gegevens overgetypt moeten worden. Dat is dezelfde gedachte als bij e-facturatie: gestructureerde data is makkelijker te verwerken dan een los document.
De standaard achter de auditfile heet XAF, voluit XML Auditfile Financieel. De vorige versie (XAF 3.2) stamt uit 2014 en was aan een update toe.
Volgens de Belastingdienst is XAF 4.0 op een aantal punten verbeterd:
De belangrijkste datum om te onthouden: vanaf 1 januari 2027 verwerkt de Belastingdienst alleen nog auditfiles in versie 4.0.x. De oude 3.2-structuur wordt dan niet meer geaccepteerd.
Dat hangt af van je software.
Gebruik je eAccounting? Dan is de exportfunctie al bijgewerkt naar XAF 4.0.3. Je hoeft dus niets om te zetten: als je een auditfile exporteert, krijg je automatisch een bestand in de nieuwe versie.
Gebruik je een ander boekhoudpakket, of laat je de export door je boekhouder verzorgen? Dan is dit een goed moment om te controleren of die export al is aangepast. Vraag het gerust na bij je softwareleverancier of boekhouder.
Belangrijk om te weten: de meeste mkb'ers exporteren een auditfile niet elke maand. Vaak komt het pas ter sprake bij een controle door de Belastingdienst, bij het opstellen van de jaarrekening, of als je accountant erom vraagt. Toch is het slim om dit nu te checken, in plaats van pas in 2027 als het bestand ineens nodig is.
Je merkt in het dagelijks gebruik van je boekhouding vrijwel niets van deze wijziging. Toch is het om drie redenen goed om dit op je radar te hebben.
Als de Belastingdienst een controle uitvoert en om een auditfile vraagt, wil je niet ontdekken dat je export nog in de oude versie staat. Dat kost dan extra tijd en overleg, precies op een moment dat je liever snel duidelijkheid geeft.
Boekhouder of accountant: wie dat ook is, gebruikt vaak een auditfile om je jaarcijfers te controleren of over te nemen in aangiftesoftware. Een moderne, actuele export voorkomt onnodig gedoe in die samenwerking.
Boekhoudsoftware die meebeweegt met standaarden als XAF 4.0, doet dat waarschijnlijk ook bij andere digitale ontwikkelingen, zoals e-facturatie. Vergelijk je nog pakketten? Neem dit soort updates dan mee als signaal. Lees ook: de beste boekhoudsoftware kiezen: 8 tips voor ondernemers.
Je hoeft geen technisch project te starten. Volg deze stappen.
Gebruik je eAccounting? Dan kun je deze stappen overslaan: de export staat al op XAF 4.0.3. Wil je meer weten over wat je nog meer aan boekhoudsoftware nodig hebt naast een correcte export? Lees dan boekhoudsoftware voor mkb: wat heb je echt nodig?.
Een auditfile is een gestandaardiseerd exportbestand met financiële gegevens uit je boekhouding, gebruikt door de Belastingdienst, accountants en auditors.
XAF 4.0 heeft minder verplichte velden (90 in plaats van 250), sluit beter aan op het RGS en is beter voorbereid op toekomstige digitale rapportagestandaarden.
Vanaf 1 januari 2027 accepteert de Belastingdienst alleen nog auditfiles in versie 4.0.x.
Nee. De exportfunctie van eAccounting is al bijgewerkt naar XAF 4.0.3.
Vaak staat de XAF-versie in het auditfile-bestand zelf of in de exportinformatie van je boekhoudpakket. Je kunt ook zoeken op "auditfile", "XAF" of "XML Auditfile Financieel" in de instellingen of helpomgeving van je software. Kun je het niet vinden? Vraag dan je softwareleverancier of boekhouder om te bevestigen welke versie wordt geëxporteerd.
Vraag bijvoorbeeld: "Kun je bevestigen dat mijn auditfile-export vanaf nu in XAF 4.0 of hoger wordt aangemaakt?" Laat je boekhouder ook controleren of het bestand geschikt is voor aanlevering aan de Belastingdienst vanaf 1 januari 2027.
Noteer welk boekhoudpakket je gebruikt, welke XAF-versie wordt geëxporteerd en wanneer je dit hebt gecontroleerd. Schrijf er ook bij wie dit heeft bevestigd, bijvoorbeeld je boekhouder, accountant of softwareleverancier. Zo kun je later snel terugvinden dat je administratie klaar is voor XAF 4.0.
Meestal bij een controle door de Belastingdienst, bij het opstellen van de jaarrekening, of als je accountant of boekhouder erom vraagt.
Ja, in de meeste boekhoudpakketten kun je een auditfile exporteren via de exportfunctie. Weet je niet waar dit staat? Vraag het aan support of je boekhouder.
Heb je nog geen boekhouder, maar wil je wel hulp bij je administratie? Kijk dan bij ‘Zoek een accountant’ of er een eAccounting-boekhouder bij jou in de buurt zit.
Je hoeft waarschijnlijk niets aan je dagelijkse boekhouding te veranderen. Maar als het ooit voorkomt dat je wél een auditfile moet aanleveren aan de Belastingdienst of je accountant, dan wil je niet op dat moment ontdekken dat je export in de oude versie (XAF 3.2) staat. Vanaf 1 januari 2027 wordt de oude versie niet meer geaccepteerd.
Gebruik je eAccounting? Dan is je export al klaar. Gebruik je andere boekhoudsoftware? Controleer het dan nu, zodat je er niet in 2027 onder tijdsdruk achter komt.
Heb je nog geen boekhoudsoftware of wil je overstappen naar eAccounting? Probeer eAccounting dan gratis uit.