Boekhoudsoftware voor mkb: wat heb je echt nodig?

Twijfel je als MKB’er tussen een goedkoop boekhoudprogramma en een uitgebreider pakket? Dan gaat het niet alleen om de maandprijs. Een pakket van €11 per maand kan prima zijn als je vooral facturen maakt. Maar zodra je vaker betalingen controleert, btw-aangifte doet of met projecten werkt, kan handwerk duurder worden dan automatisering.

In dit artikel zie je wanneer een basispakket als Factureren genoeg is, wanneer Standaard meer rust geeft en wanneer Pro pas echt logisch wordt. Zo kies je niet gewoon het goedkoopste pakket, maar het pakket dat echt past bij jouw administratie.

In het kort

• Een basispakket voor facturatie is prima als je weinig transacties hebt en handmatige administratie geen probleem vindt.
• Goedkopere pakketten missen een automatische bankkoppeling, waardoor je handmatig bankmutaties moet overtypen.
• Groeit je omzet? Dan verkleint een Standaard- of Pro-pakket met een betrouwbare bankkoppeling de kans op fouten.
• Met realtime dashboarding zie je direct per project of activiteit hoe je inkomsten en uitgaven ervoor staat.
• Een Pro-pakket is pas logisch als je werkt met projecten, budgetten of kosten die over meerdere maanden verdeeld moeten worden.

1. Het Factureren pakket (€11/mnd): Wanneer is goedkoop duurkoop?

Facturen maken in je eigen huisstijl is handig als je vooral snel en professioneel wilt factureren. Een basispakket past vooral als je bijvoorbeeld weinig facturen stuurt, weinig bonnen verwerkt en geen projecten of budgetten hoeft te volgen. Je accepteert dan dat je betalingen vaker handmatig controleert.

Goede keuze voor een kleine administratie

De lage prijs heeft wel een keerzijde. In een basispakket ontbreken vaak functies die handmatige werkzaamheden verminderen. Zoals een automatische bankkoppeling of btw-aangifte met een paar klikken. Dat is niet meteen een probleem. Het wordt pas lastig als je meer transacties krijgt, betalingen vaker moet controleren of sneller fouten maakt doordat je gegevens op meerdere plekken bijhoudt.

Een goedkoop pakket is dus vooral een goede keuze als je administratie klein en overzichtelijk blijft. Het kan minder geschikt worden zodra je groeit, vaker btw-aangifte doet, meerdere betaalstromen hebt of minder tijd kwijt wilt zijn aan controlewerk. Op dat punt is niet alleen de maandprijs belangrijk, maar ook de tijd die je elke maand aan je administratie besteedt.

Kort gezegd: kies het goedkoopste pakket als je vooral facturen wilt maken en handmatig controleren geen probleem vindt. Kijk naar een uitgebreider boekhoudpakket als je bankmutaties automatisch wilt verwerken, btw-aangifte sneller wilt doen en minder foutgevoelig wilt werken.

2. eAccounting Standaard (€28/mnd): wanneer is automatiseren de meerprijs waard?

Een pakket met automatische bankkoppeling en btw-aangifte met één klik is niet voor iedere ondernemer nodig. Als je weinig transacties hebt en je administratie graag zelf controleert, kun je prima uit de voeten met een eenvoudiger pakket. De meerprijs van een uitgebreider pakket moet vooral iets opleveren: minder handwerk, minder controlewerk en minder kans op fouten.

Regelmatig betalingen handmatig controleren

Het kantelpunt merk je meestal niet aan één grote fout, maar aan terugkerend handwerk. Controleer je elke week betalingen? Werk je naast je boekhoudprogramma nog in Excel? Of kost de btw-aangifte je elk kwartaal opnieuw uitzoekwerk? Dan wordt automatisering vaak meer waard dan het prijsverschil.

Bankmutaties automatisch binnen in je administratie

Met een directe bankkoppeling komen je bankmutaties automatisch binnen in je administratie. Je hoeft bedragen en omschrijvingen dan niet meer zelf over te nemen. Dat scheelt tijd, maar vooral ook controlewerk. Je ziet sneller welke facturen betaald zijn en welke posten nog openstaan.

Ook btw-aangifte met één klik is vooral handig als je administratie groter wordt. Je werkt dan vanuit je boekingen in plaats van uit losse lijstjes of handmatige berekeningen. Dat maakt de kans kleiner dat je iets vergeet of dubbel verwerkt.

Kort gezegd: kies een pakket zoals Standaard als handmatig controleren te veel tijd kost of foutgevoelig wordt. Blijft je administratie klein en overzichtelijk? Dan kan een goedkoper pakket nog steeds voldoende zijn.

eAccounting Pro (€36/mnd): wanneer heb je meer grip nodig dan automatisering?

Een Pro-pakket is niet automatisch de beste keuze omdat het meer functies heeft. Extra functies zijn alleen waardevol als je administratie daar ook complex genoeg voor is. Voor een ondernemer met weinig facturen, vaste kosten en weinig projecten kan Pro onnodig uitgebreid zijn.

Boekhouden met projecten

Pro wordt vooral relevant als je verder wilt kijken dan facturen, bankmutaties en btw. Denk aan ondernemers die werken met projecten, grotere opdrachten, budgetten of kosten die over meerdere maanden verdeeld moeten worden. Dan wil je niet alleen weten of je administratie klopt, maar ook of je per project of periode nog goed uitkomt.

Budgetten helpen bijvoorbeeld als je vooraf wilt bepalen hoeveel ruimte je hebt voor kosten. Achteraf zie je dan of je binnen die grens bent gebleven. Dat is vooral nuttig bij grotere bedragen, omdat een kleine afwijking dan direct meer impact heeft op je resultaat.

Winst en kosten per maand: een eerlijk beeld

Transitorisch boeken is handig als kosten of opbrengsten bij meerdere maanden horen. Denk aan een jaarabonnement, huur, verzekering of projectkosten die niet in één maand thuishoren. Door die kosten te verdelen over de juiste periode, krijg je een eerlijker beeld van je winst en kosten per maand.

Kort gezegd: Heb je geen projecten, geen budgetten en geen kosten die je over meerdere maanden wilt verdelen? Dan is Pro waarschijnlijk te uitgebreid. Je betaalt dan voor grip die je administratie nog niet nodig heeft.

Conclusie: Kies op basis van je administratie, niet op basis van de prijs

Het beste boekhoudpakket is niet automatisch het goedkoopste pakket. Maar ook niet het duurste. De juiste keuze hangt af van je administratie.

Heb je weinig facturen, weinig bonnen en vind je handmatig controleren geen probleem? Dan kan een basispakket genoeg zijn. Krijg je meer transacties, kost de btw-aangifte je elk kwartaal tijd of werk je nog met losse Excel-lijsten? Dan wordt automatisering al snel waardevoller dan een lage maandprijs.

Werk je daarnaast met projecten, budgetten of kosten die je over meerdere maanden wilt verdelen? Dan heb je niet alleen automatisering nodig, maar vooral meer grip.

Kijk dus niet alleen naar wat een pakket per maand kost. Kijk vooral naar wat het je bespaart: tijd, controlewerk en fouten.

Wil je snel weten welk pakket past bij jouw administratie? Vul de keuzetool in hieronder en krijg binnen 2 minuten advies.

Check hieronder direct welk eAccounting-pakket bij jouw bedrijf past!

Wil je het liever zelf ervaren? Probeer eAccounting gratis.