Twijfel je over met je kantoor overstappen naar eAccounting? Dan zit die twijfel meestal niet in de vraag of de software het kan. De echte vragen zijn praktischer, zoals: 'Wat gebeurt er met je huidige administraties?', 'Hoeveel tijd kost de overstap jullie team?' en 'Kunnen jullie klant voor klant overstappen zonder dat het werk stilvalt?'. Dat is logisch, want jullie hebben lopende deadlines en klanten die door moeten. Bij veel kantoren speelt mee dat er geen rustige ‘projectweek’ is: klantwerk en deadlines lopen gewoon door. In dit artikel lees je hoe een begeleide overstap naar eAccounting werkt, welke onboardingpakketten er zijn en welk pakket bij jullie kantoor past.
Met een onboardingpakket krijg je gerichte begeleiding bij je start met eAccounting. Zo richt je je kantoor slimmer in, zet je de eerste administraties goed op en neem je het team mee in de nieuwe werkwijze. Samen met een vaste customer success specialist maak je een plan van aanpak. Daarin staat bijvoorbeeld:
Zo wordt de overstap geen losse verzameling taken, maar een duidelijk traject.
Kort gezegd: een onboardingpakket helpt je om veilig en gestructureerd te starten, zonder dat je alles zelf moet uitzoeken.
Lees hier meer over de verschillende onboardingpakketten van eAccounting Kantoor Totaal.
Als je eenmaal weet waarom begeleiding helpt, wil je vooral snel zien welke opties er zijn. Daarom staan hieronder de drie onboardingpakketten naast elkaar.
Er zijn drie verschillende onboardingpakketten: Brons, Zilver en Goud.
|
Pakket |
Voor wie? |
Prijs |
Begeleiding |
Training |
|---|---|---|---|---|
| Brons | Kantoren met maximaal 20 administraties | € 300 | Intake, hulp bij de basisinrichting, training voor je team en hulp tijdens de eerste weken. | Inbegrepen in begeleiding |
| Zilver | Kantoren met 20 tot 50 administraties | € 600 | Alles uit Brons plus: een overstapplan op maat, hulp bij het overzetten van klantadministraties, ondersteuning bij startgegevens en advies over communicatie naar klanten. | Inbegrepen in begeleiding |
| Goud | Grotere kantoren of complexe situaties: veel administraties, meerdere vestigingen of koppelingen met andere software | € 1.000 | Een gefaseerd plan, projectbegeleiding en training per team. | Inbegrepen in begeleiding |
De keuze hangt vooral af van het aantal administraties, je teamgrootte en hoeveel begeleiding je nodig hebt. Voor administratie- en accountantskantoren met 5 tot 30 medewerkers zijn vooral Zilver en Goud vaak logisch. Deze kantoren hebben meestal meer administraties en meer mensen die met het systeem gaan werken.
Veel kantoren stellen een overstap uit. Niet omdat ze geen beter systeem willen, maar omdat de start spannend voelt.
De grootste zorgen zijn vaak:
Data kwijtraken - Je wilt niet opnieuw beginnen of gegevens missen.
Te veel extra werk - De gewone klantwerkzaamheden lopen door.
Een team dat terugvalt op het oude pakket - Nieuwe software vraagt gewenning.
Klanten die last krijgen van de overstap - Dat wil je voorkomen.
Onduidelijkheid over kosten en planning - Je wilt vooraf weten waar je aan toe bent.
Die zorgen zijn terecht. Juist daarom is begeleiding belangrijk. Niet om het proces groter te maken, maar om het kleiner en overzichtelijker te maken.
Een begeleide overstap bestaat meestal uit vijf stappen.
Je bespreekt hoe je kantoor nu werkt. Denk aan je huidige pakket, het aantal administraties, je teamgrootte en je planning.
Goede vragen in deze fase zijn:
Daarna maak je samen met je vaste customer success specialist een plan. Dit voorkomt dat de overstap vaag blijft. In het plan staat wat er gebeurt, wanneer het gebeurt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Je ziet dus vooraf welke stappen nodig zijn.
Daarna richt je de omgeving in. Denk aan kantoorbeheer, klantbeheer, gebruikers en de eerste administraties. Hier is begeleiding waardevol. Een verkeerde instelling kan later gedoe geven. Door de omgeving samen in te richten, bouw je een goede basis.
Je hoeft niet alle klanten tegelijk over te zetten. Je kunt beginnen met een paar administraties. Zo leert je team het systeem kennen zonder meteen alles om te gooien. Dat maakt de overstap rustiger. Je behoudt grip en kunt bijsturen.
Na de start kijk je samen met je customer success specialist of alles goed loopt. Wat werkt? Waar lopen medewerkers tegenaan? Welke vragen komen terug? Die check zorgt dat de software niet alleen is ingericht, maar ook echt gebruikt wordt.
Pakket Brons past vooral bij kleinere kantoren met maximaal 20 administraties. Je hebt dan genoeg aan een snelle, begeleide start.
Brons is logisch als:
Brons is minder passend als je kantoorbeheer uitgebreid wilt inrichten of als meerdere medewerkers training nodig hebben.
Pakket Zilver past bij kantoren met 20 tot 50 administraties. Je krijgt meer begeleiding dan bij pakket Brons, met een overstapplan op maat en hulp bij het overzetten van klantadministraties.
Zilver is logisch als:
Voor veel groeiende kantoren is onboardingpakket Zilver een praktische middenweg.
Pakket Goud past bij grotere kantoren of complexe situaties: veel administraties, meerdere vestigingen of koppelingen met andere software.
Onboardingpakket Goud is logisch als:
Voor kantoren met 5 tot 30 medewerkers is pakket Goud vaak het meest passend, vooral als meerdere mensen dagelijks met eAccounting gaan werken.
Ja. Dat is vaak juist verstandig. Je hoeft niet in één keer alle klanten over te zetten. Je kunt starten met een paar administraties, ervaring opdoen en daarna uitbreiden.
Dat heeft drie voordelen:
Voor veel kantoren voelt dit veiliger dan een grote overstap op één moment.
Je hoeft niet alles vooraf klaar te hebben. Wel helpt het als je alvast nadenkt over deze punten:
Met die antwoorden wordt het intakegesprek concreter. Je customer success specialist kan dan beter adviseren welk pakket past.
Een eerlijk artikel benoemt ook wanneer een onboardingpakket misschien niet nodig is.
Een pakket is minder logisch als:
Startende kantoren zonder klanten hebben vaak weinig begeleiding nodig. Later kun je alsnog opschalen als je kantoor groeit.
Overstappen naar eAccounting voelt groot als je alleen naar de hele verandering kijkt. Maar met een goed plan wordt het kleiner: eerst kennismaken, dan inrichten, dan starten met de eerste administraties en daarna bijsturen.
De belangrijkste keuze is niet alleen welk pakket je neemt. De echte keuze is hoeveel begeleiding je kantoor nodig heeft om goed te starten.
Wil je direct weten welk pakket past? Kijk dan op deze pagina met informatie over de verschillende onboardingpakketten. Of plan een gratis intake met een specialist.