Die zetten we volgens een vast plan over naar eAccounting. Per administratie bepalen we samen wat er mee moet: stamgegevens, openstaande posten, beginbalansen. We werken met controlemomenten, zodat je zeker weet dat alles klopt vóór je live gaat. Welke gegevens automatisch kunnen worden overgezet, hangt af van je huidige pakket. Dat bespreken we in de intake.

Dat hangt af van de grootte van je kantoor en het aantal klantadministraties.

In de praktijk kan je 20 tot 50 administraties in een dag starten. Je klanten importeren we, per klant start je de dienst en kies je de manier waarop je met deze klant wilt samenwerken en doorlopen we per klant de opstartwizard van de administratie in eAccounting. Dit nemen we voor je uit handen.

Daarna is de beurt aan jou: je voert per klant de beginbalans in. Zo heb je de meeste controle en weet je zeker dat het aansluit. Daarnaast kun je de stamgegevens van debiteuren, crediteuren en eventuele artikelen importeren. Ook openstaande posten kan je importeren, maar in de praktijk zijn dat er vaak zo weinig dat er gekozen wordt om dit via een tussenrekening op te lossen.

Voordat je begint, stelt een van onze customer success specialisten op basis van jouw situatie een plan van aanpak op. Daarin staat wat er gebeurt, in welke volgorde, wie wat moet doen (je moet natuurlijk  zelf ook voorbereidingen uitvoeren) en hoeveel tijd elke stap kost. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent.

Ja. Daar is de hele aanpak op gebouwd. Je stapt niet in één keer over, maar volgens een plan dat rekening houdt met je drukke periodes. Bijvoorbeeld: eerst de eerste twintig administraties overzetten, ervaring opdoen, en dan de rest. We adviseren altijd een overlappende periode met je huidige pakket. Op die manier is je oude pakket beschikbaar tot alles over is, dus kun je altijd bij je gegevens.

Daar is de training voor. Je team leert werken met eAccounting vóór de livegang, niet erna. Praktisch en hands-on. En na de start is er begeleiding tijdens het eerste gebruik. eAccounting is bovendien gemaakt om eenvoudig te zijn — dat is juist een van de redenen waarom kantoren overstappen. Twijfel je? Vraag een demo aan en laat een kritische collega meekijken.

Afhankelijk van de situatie van jouw kantoor bespreek je welk onboardingpakket het best bij je past.

Brons kost €300,- excl. btw en is heel goed geschikt als je net je eigen kantoor bent gestart. Richtlijn: tot 20 administraties.

Zilver kost €600,- excl. btw en is heel goed geschikt als je al enkele tientallen klanten helpt. Richtlijn: tussen de 20 en 50 administraties.

Goud kost €1000,- excl. btw en is heel goed geschikt als je kantoor echt al wat omvang heeft en wanneer er specifieke integraties zijn die extra aandacht nodig hebben. 
Richtlijn: vanaf 50 administraties.

Het is ook mogelijk om aanvullende consultancy af te spreken als je dat zou willen. Het uurtarief is €150,- excl. btw.

Ja, dat kan. Door met tien of twintig administraties te starten, doet je team sneller ervaring op. Je merkt dan veel sneller hoe Kantoor Totaal het leven een stuk makkelijker voor jullie maakt.

Als je een groep klanten hebt waar de boekhouding erg van op elkaar lijkt, neem die groep dan als eerst. Daarna zet je de wat complexere administraties over. Zo blijft het goed behapbaar, leer je het snelst en haal je ook de meeste waarde uit je tooling.

In het overstapplan spreken we af welke administraties wanneer overgaan. Dus je hebt een duidelijke tijdlijn en uitzicht op een goed einde van de overstap.

Goede vraag! Die moet je iedere leverancier stellen. 

De meeste problemen bij overstappen ontstaan door drie dingen. Geen plan (alles tegelijk willen), geen controle (fouten pas na livegang ontdekken) en geen training (team leert het “on the job”).

Ons onboardingpakket is precies op die drie punten gebouwd: een vast plan, controlemomenten vóór livegang en training vooraf.

Gaat er dan toch nog iets mis? Dan is het een geruststellende gedachte dat je customer success specialist er is om het samen met je op te lossen.

De begeleiding stopt niet als je live bent. We plannen controlemomenten na de start om te kijken of alles loopt zoals bedoeld. Tijdens het eerste gebruik heb je regelmatig contact met je customer success specialist.

Zodra je eAccounting omgeving beschikbaar is, krijg je automatisch toegang tot het Support Portal. Via dit kanaal kan je 24/7 je vragen insturen. Deze worden door de kantoorspecialisten in ons team opgepakt en verwerkt, zodat jij snel weer door kan.

Als je liever telefonisch contact wilt is dat natuurlijk mogelijk. Je kan dan een terugbelverzoek achterlaten bij onze collega's van de supportafdeling via 020-2626926.

Nee, maar een goede voorbereiding helpt wel. Na de intake krijg je een duidelijke lijst: dit doen wij, dit doe jij, dit doen we samen. Denk aan het aanleveren van klantgegevens en het kiezen van een goed startmoment.

Goede vraag - dit vergeten veel kantoren. Voor de meeste klanten verandert er weinig, maar duidelijke communicatie voorkomt onrust. In het onboardingpakket krijg je advies over hoe en wanneer je klanten informeert. Met heldere handouts weten je klanten precies wat de overstap voor hen betekent.

Dat bespreken we in de intake. Vaak zet je de belangrijkste gegevens over (stamgegevens, beginbalansen, openstaande posten) en bewaar je de volledige historie in je oude pakket of als export, zolang de bewaarplicht geldt. Wat er precies overgezet kan worden, verschilt per pakket. 

Dat verschilt per kantoor. Een klein kantoor zonder migratie kan snel starten. Een kantoor met honderden administraties doet er langer over -  zeker als je klant voor klant overstapt. In het overstapplan staat jouw planning, met een realistische einddatum.

Je kunt als vuistregel aanhouden dat je ongeveer 50 administraties in een dag kan overzetten. Wanneer je veel administraties hebt waar de complexiteit wat groter is, kan dit natuurlijk meer tijd vragen.

Het beste moment is een rustige periode voor jouw kantoor, dus niet midden in de aangifteperiode.

Veel kantoren kiezen de zomer of het najaar, om vóór het nieuwe boekjaar volledig over te zijn. In de intake kijken we samen naar jouw jaarplanning.

Wachten op “het perfecte moment” is overigens de meest gekozen én duurste optie: dat moment komt namelijk nooit. (en dat is de belangrijkste reden dat we onze kantoren met onze onboardingspakketten een extra steuntje in de rug geven)

Weerstand is normaal, zeker bij mensen die al jaren met hetzelfde pakket werken. Dat voelt namelijk vertrouwd, ook als er onhandigheden in zitten die niet optimaal werken in het proces. Onze ervaring: weerstand verdwijnt vooral door vroeg betrekken en goed trainen.

Tip: neem de medewerker die het vertrouwen heeft van je team mee naar de demo. Als die overtuigd is, volgt de rest.

De training is er bovendien voor iedereen - ook voor wie niet zo digitaal is.

Ja. Dat is precies waar het intakegesprek voor is. Gratis, 30 minuten, zonder verplichting. We kijken eerlijk of eAccounting bij jouw kantoor past. Is het antwoord nee, dan zeggen we dat ook. Hoeveel tijd en moeite we er samen ook in steken: als het niet past, wordt jij niet blij. En da's zonde van de tijd en het geld. Dan kan je veel beter bij een van onze collega's terecht.

Dat hangt af van welke koppelingen je gebruikt. eAccounting heeft koppelingen met veelgebruikte software voor kantoren. In de intake lopen we jouw koppelingen langs, zodat je vooraf weet wat wel en niet kan. Bij complexe situaties is het onboardingspakket goud de beste keuze. Dan is er genoeg tijd om jouw kantoor te begeleiden.