Wie overstapt naar een nieuw boekhoudpakket vraagt zich af wat er met de historie gebeurt. Dit artikel beschrijft een overstap naar eAccounting met beperkte import en een handmatig ingevoerde beginbalans. Bij deze aanpak neem je historische boekingen niet mee. Je bewaart de oude administratie in een volledig en toegankelijk archief. Hieronder lees je welke gegevens je kunt importeren en wat je zelf invoert.
Je kunt debiteuren, crediteuren en artikelen importeren. Je exporteert deze gegevens uit je oude pakket. Daarna moet het bestand worden omgezet naar het importformaat van eAccounting. Dat gebeurt niet automatisch.
Openstaande posten van debiteuren en crediteuren kun je importeren via de importmodule. Je levert ze dan aan in een vast formaat.
De beginbalans en de vaste activa (met afschrijvingsschema’s). Die kun je niet importeren. Stap je over per 1 januari, dan is de beginbalans de eindbalans van het oude jaar. Stap je tussentijds over, dan sluit je een volledige aangifteperiode af, bijvoorbeeld een kwartaal, en neem je de balans per die datum over.
Het rekeningschema van eAccounting is leidend, omdat functies in het pakket erop leunen. Importeer je je eigen schema, dan verlies je die functionaliteit en richt je btw en standaardrekeningen zelf in. Neem dus bewust de tijd om te bepalen welk schema je gebruikt.
Bij de overstapaanpak in dit artikel neem je de historie niet mee: boekingen, facturen en bankmutaties van eerdere jaren blijven in je oude archief. Ook instellingen die bij je oude pakket horen, zoals sjablonen, boekingsregels en gebruikersrechten, richt je opnieuw in. Dat is werk, maar ook een kans om je inrichting op te schonen. Documenten, zoals gescande bonnen en facturen, neem je niet automatisch mee. Vraag in je oude pakket of je ze als bestanden kunt exporteren.
Vier dingen aan jouw kant.
Voor de basisgegevens van de administratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en leveringen en diensten die onder de Unie- of Invoerregeling van het eenloketsysteem vallen, geldt tien jaar. De bewaartermijn begint niet altijd op de datum van een document. Zolang gegevens actueel zijn, horen ze bij de lopende administratie. Voor een leasecontract begint de termijn van zeven jaar bijvoorbeeld pas nadat het contract is afgelopen. Een auditfile alleen is niet genoeg: bewaar ook facturen, bankafschriften en detailgegevens van klanten en leveranciers. Maak met je klant duidelijke afspraken over wie dit doet en zorg dat de gegevens toegankelijk en controleerbaar blijven.
Werk per administratie deze lijst af.
Elke overstap is maatwerk, dus er is geen vast pakket aan stappen voor iedereen. In de intake bespreek je je administraties, klanten, koppelingen en wensen. Daarna krijg je een plan van aanpak en word je begeleid bij elke stap die nodig is. Je stapt klant voor klant over, dus je blijft je klanten gewoon bedienen. Welke uitleg en training erbij horen, hangt af van het onboardingpakket dat je kiest. Welk pakket bij je past, lees je in Onboardingpakket eAccounting: welk pakket past bij je kantoor?
Bij deze overstapaanpak worden historische boekingen niet overgezet naar eAccounting. Wil je toch vergelijkende cijfers over meerdere jaren? Je kunt auditfiles in OSA inlezen. Op basis van RGS kan je kantoor daar vergelijkende cijfers mee maken. Bewaar daarnaast de volledige oude administratie, zodat alle gegevens tijdens de bewaartermijn toegankelijk en controleerbaar blijven. Spreek met je klant af wie het archief bewaart.
Dat hangt af van het aantal administraties en van hoe goed je voorbereid bent. Houd in je planning rekening met het opschonen van gegevens, het verwerken van betalingen en het afsluiten van de laatste periode. Bespreek vooraf welke stappen voor jouw kantoor nodig zijn.
Wil je bespreken of eAccounting bij je kantoor past? Plan een vrijblijvende demo voor administratiekantoren. Tijdens de demo kun je vragen stellen over het overstappen; het is geen afspraak om je gegevens over te zetten.