Overstappen naar een nieuw boekhoudpakket: wat neem je mee en wat voer je opnieuw in?

In het kort

• Bij een overstap zet je stamgegevens, openstaande posten en de beginbalans over. Hoe je dat doet, hangt af van de gekozen aanpak. Bij de overstap met een handmatig ingevoerde beginbalans neem je de saldi uit je oude pakket zelf over.
• Bij de overstapaanpak in dit artikel neem je historische boekingen niet mee. Bewaar je oude administratie in een volledig en toegankelijk archief.
• De grootste risico's zitten niet in de techniek maar in de voorbereiding: vervuilde stamgegevens, niet-afgeletterde posten en een onduidelijke afsluitdatum.
• Spreek vooraf per administratie af welke gegevens je overzet, wie wat doet en hoeveel tijd je daarvoor plant.
• Maak met je klant duidelijke afspraken over wie het archief bewaart. De klant heeft een fiscale bewaarplicht. Zorg dat de gegevens tijdens de bewaartermijn toegankelijk en controleerbaar blijven, ook na het opzeggen van het oude pakket.

Welke gegevens kun je importeren?

Wie overstapt naar een nieuw boekhoudpakket vraagt zich af wat er met de historie gebeurt. Dit artikel beschrijft een overstap naar eAccounting met beperkte import en een handmatig ingevoerde beginbalans. Bij deze aanpak neem je historische boekingen niet mee. Je bewaart de oude administratie in een volledig en toegankelijk archief. Hieronder lees je welke gegevens je kunt importeren en wat je zelf invoert.

Je kunt debiteuren, crediteuren en artikelen importeren. Je exporteert deze gegevens uit je oude pakket. Daarna moet het bestand worden omgezet naar het importformaat van eAccounting. Dat gebeurt niet automatisch.

Openstaande posten van debiteuren en crediteuren kun je importeren via de importmodule. Je levert ze dan aan in een vast formaat.

Wat moet ingevoerd worden?

De beginbalans en de vaste activa (met afschrijvingsschema’s). Die kun je niet importeren. Stap je over per 1 januari, dan is de beginbalans de eindbalans van het oude jaar. Stap je tussentijds over, dan sluit je een volledige aangifteperiode af, bijvoorbeeld een kwartaal, en neem je de balans per die datum over.

Het rekeningschema

Het rekeningschema van eAccounting is leidend, omdat functies in het pakket erop leunen. Importeer je je eigen schema, dan verlies je die functionaliteit en richt je btw en standaardrekeningen zelf in. Neem dus bewust de tijd om te bepalen welk schema je gebruikt.

Wat neem je niet mee?

Bij de overstapaanpak in dit artikel neem je de historie niet mee: boekingen, facturen en bankmutaties van eerdere jaren blijven in je oude archief. Ook instellingen die bij je oude pakket horen, zoals sjablonen, boekingsregels en gebruikersrechten, richt je opnieuw in. Dat is werk, maar ook een kans om je inrichting op te schonen. Documenten, zoals gescande bonnen en facturen, neem je niet automatisch mee. Vraag in je oude pakket of je ze als bestanden kunt exporteren.

Waar gaat het mis in de voorbereiding?

Vier dingen aan jouw kant.

• Vervuilde stamgegevens. Dubbele leveranciers, klanten die niet meer bestaan, rekeningen met saldo nul. Wat je importeert, zit ook in het nieuwe pakket. Schoon eerst op.
• Niet-verwerkte betalingen. Die kunnen ervoor zorgen dat de lijst met openstaande facturen niet klopt. Verwerk alle ontvangen en gedane betalingen en controleer welke facturen nog openstaan. Niet alle facturen hoeven vóór de overstap betaald te zijn.
• Een onduidelijke afsluitdatum. Komen er na de overstapdatum nog boekingen in het oude pakket, dan klopt de beginbalans niet meer. Spreek een harde datum af.
• Geen afspraken over het archief. Je klant heeft een fiscale bewaarplicht. Spreek af wie de administratie bewaart en hoe die toegankelijk en controleerbaar blijft. Zeg het oude pakket pas op als je beginbalans klopt en je hebt gecontroleerd dat het archief volledig en bruikbaar is.

Bewaarplicht?

Voor de basisgegevens van de administratie geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en leveringen en diensten die onder de Unie- of Invoerregeling van het eenloketsysteem vallen, geldt tien jaar. De bewaartermijn begint niet altijd op de datum van een document. Zolang gegevens actueel zijn, horen ze bij de lopende administratie. Voor een leasecontract begint de termijn van zeven jaar bijvoorbeeld pas nadat het contract is afgelopen. Een auditfile alleen is niet genoeg: bewaar ook facturen, bankafschriften en detailgegevens van klanten en leveranciers. Maak met je klant duidelijke afspraken over wie dit doet en zorg dat de gegevens toegankelijk en controleerbaar blijven.

Checklist voor de overstap

Werk per administratie deze lijst af.

1. Kies de overstapdatum: 1 januari of het begin van een btw-kwartaal.
2. Schoon de stamgegevens op: verwijder dubbelingen en inactieve relaties.
3. Verwerk alle ontvangen en gedane betalingen en controleer welke facturen nog openstaan.
4. Sluit de laatste periode in het oude pakket af en leg de eindbalans vast.
5. Exporteer debiteuren, crediteuren, artikelen en openstaande posten uit je oude pakket. Zet de bestanden om naar het juiste formaat voor de gekozen importmodule. Dit gebeurt niet automatisch.
6. Bepaal welk rekeningschema je gebruikt.
7. Maak een volledige export van je oude administratie en bewaar die in je eigen archief.
8. Voer de beginbalans en de vaste activa in en importeer de overige gegevens.
9. Controleer na het overzetten: beginbalans, openstaande posten, aantal relaties.

Hoe doet eAccounting het?

Elke overstap is maatwerk, dus er is geen vast pakket aan stappen voor iedereen. In de intake bespreek je je administraties, klanten, koppelingen en wensen. Daarna krijg je een plan van aanpak en word je begeleid bij elke stap die nodig is. Je stapt klant voor klant over, dus je blijft je klanten gewoon bedienen. Welke uitleg en training erbij horen, hangt af van het onboardingpakket dat je kiest. Welk pakket bij je past, lees je in Onboardingpakket eAccounting: welk pakket past bij je kantoor?

Veelgestelde vragen

Verlies ik de historie van mijn klanten?

Bij deze overstapaanpak worden historische boekingen niet overgezet naar eAccounting. Wil je toch vergelijkende cijfers over meerdere jaren? Je kunt auditfiles in OSA inlezen. Op basis van RGS kan je kantoor daar vergelijkende cijfers mee maken. Bewaar daarnaast de volledige oude administratie, zodat alle gegevens tijdens de bewaartermijn toegankelijk en controleerbaar blijven. Spreek met je klant af wie het archief bewaart.

Hoe lang duurt het overstappen?

Dat hangt af van het aantal administraties en van hoe goed je voorbereid bent. Houd in je planning rekening met het opschonen van gegevens, het verwerken van betalingen en het afsluiten van de laatste periode. Bespreek vooraf welke stappen voor jouw kantoor nodig zijn.

Plan je adviesgesprek

Wil je bespreken of eAccounting bij je kantoor past? Plan een vrijblijvende demo voor administratiekantoren. Tijdens de demo kun je vragen stellen over het overstappen; het is geen afspraak om je gegevens over te zetten.