Hoe corrigeer ik een foutieve boeking of factuur in eAccounting?
Wanneer er een fout is gemaakt in de administratie, biedt eAccounting verschillende manieren om dit netjes te corrigeren. Hieronder vind je per categorie de stappen om een correctie door te voeren voor:
Verkoopfacturen via de 'Snelle factuurinvoer'
Inkopen
Wil je een inkoopfactuur wijzigen? Volg dan eerst deze basisstappen:
- Ga naar Inkoop > Inkoopfacturen > tabblad Alle.
- Zoek de factuur op via het zoekveld.
- Selecteer de factuur en klik op Open om de gegevens aan te passen.
Kun je de gegevens niet meer direct wijzigen?
Kun je de gegevens niet meer direct wijzigen? Dan komt dit doordat de factuur al is gekoppeld aan een betaling, is meegenomen in een btw-aangifte, of onderweg is via een betaalbestand. Afhankelijk van de situatie kies je een van de volgende opties:
- De betaling loskoppelen (als de factuur al is betaald): Ga naar Kas- en banktransacties, zoek de betaling op en kies Annuleer Afstemming. De factuur krijgt nu de status 'open', waardoor je de factuur alsnog kunt wijzigen of annuleren. Stem de betaling daarna opnieuw af.
- Automatisch annuleren via een creditfactuur (wel in btw-aangifte, nog niet betaald): Open de factuur en kies Acties > Annuleer factuur. eAccounting maakt automatisch een creditfactuur aan waarmee de inkoopfactuur direct wordt verrekend. Hierna kun je een nieuwe, juiste inkoopfactuur aanmaken.
- Alleen de grootboekrekening aanpassen (wel in btw-aangifte): Als alleen de kostenrekening of inkooprekening onjuist is, kun je deze achteraf nog aanpassen via het bijbehorende boekstuk van de factuur.
💡 Goed om te weten: De oorspronkelijke btw-code en het btw-bedrag blijven bij de boeking horen en veranderen niet. Dit geldt ook als je een grootboekrekening selecteert waaraan in het rekeningschema een andere btw-code gekoppeld is. Zo blijft de btw-aangifte ongewijzigd.
- Handmatig crediteren (factuur zit in een lopend betalingsbestand): Is het betalingsbestand al onderweg naar de bank? Maak dan handmatig een creditfactuur aan via Inkoop > Inkoopfacturen > Nieuwe inkoopfactuur om de oorspronkelijke factuur tegen te boeken.
Verkopen
Is er een verkoopfactuur definitief gemaakt en verzonden naar de klant? Dan ben je wettelijk verplicht om een creditfactuur aan te maken en te verzenden.
Handmatig crediteren en verrekenen
Om een creditfactuur aan te maken, begin je altijd vanuit de oorspronkelijke factuur. Je kunt hierin artikelen of regels verwijderen en bedragen aanpassen.
- Let op: Het totaalbedrag van de creditfactuur mag nooit hoger zijn dan het totaal van de oorspronkelijke factuur.
- Heb je er tijdens het boeken van de creditfactuur voor gekozen om de facturen nog niet met elkaar te verrekenen? Dan kun je dit later alsnog doen. Open hiervoor de creditfactuur en kies bij Acties voor Verreken met.
Je kunt veel tijd besparen door bij de foutieve verkoopfactuur te kiezen voor Acties > Annuleer factuur. Visma eAccounting maakt dan automatisch een creditfactuur aan waarmee de verkoopfactuur direct wordt verrekend. Je ontvangt een melding over het boekstuk en kunt daarna direct een nieuwe factuur maken.
⚠️ Belangrijk: Gebruik deze optie alleen als de verkoopfactuur wel is geboekt, maar nog niet naar de klant is verstuurd. Is de factuur al wel bij de klant, dan moet je de creditfactuur daadwerkelijk naar de klant verzenden.
Verkoopfacturen via de 'Snelle factuurinvoer'
Als een verkoopfactuur is aangemaakt via de snelle factuurinvoer, wordt er alleen een boekstuk gegenereerd (zonder artikelregels). Hierdoor is de optie Acties > Annuleer factuur niet beschikbaar.
Oplossing: Maak handmatig een nieuwe creditfactuur aan via de snelle factuurinvoer en verreken deze vervolgens met de oorspronkelijke verkoopfactuur.
Zie ook het help-artikel Snelle factuurinvoer gebruiken
Bank en Kas
Als je een banktransactie per ongeluk verkeerd hebt afgestemd, kun je dit eenvoudig ongedaan maken:
- Ga in het menu naar Kas- en Banktransacties en klik op de regel van de banktransactie zodat deze openklapt.
- Kies voor de optie Annuleer afstemming.
- eAccounting maakt nu automatisch een correctieboeking aan om de oorspronkelijke afstemming recht te zetten.
⚠️ Belangrijk advies: Maak bij een verkeerd afgestemde bank- of kastransactie nooit handmatig een correctieboekstuk aan. Als je namelijk eenmaal kiest voor een handmatig correctieboekstuk, is het daarna technisch niet meer mogelijk om de oorspronkelijke afstemming van de banktransactie te annuleren. Gebruik dus altijd de functie Annuleer afstemming.