In eAccounting kun je inkoopfacturen op twee manieren digitaal klaarzetten voor betaling:
- Via een actieve bankkoppeling (volledig automatisch).
- Via een handmatig betalingsbestand (SEPA XML) dat je zelf uploadt bij je bank.
In dit artikel leggen we uit hoe je beide opties instelt.
⚠️ Let op: Betalingsbestanden en directe betalingen via de bankkoppeling kunnen alleen worden gebruikt voor betalingen in euro's (€).
Optie 1: Betalingen direct verzenden via een actieve bankkoppeling
Heb je een bankrekening bij Rabobank, bunq of maak je gebruik van de eAccounting betaalkaart? Dan kun je betalingen direct vanuit eAccounting naar je bank verzenden, zonder dat je losse bestanden hoeft te downloaden.
Je hoeft de betalingen daarna alleen nog maar goed te keuren in de online omgeving van je bank voordat ze daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Voorwaarden en instellingen
- Er moet een actieve bankkoppeling aanwezig zijn voor Rabobank, bunq of de eAccounting betaalkaart.
- Tijdens het activeren van de bankkoppeling moet de optie Betalingen (naast de afschriften) zijn aangevinkt.
⚠️ Let op: Wanneer je de bankkoppeling hebt ingeschakeld mét de optie Betalingen, dan wordt het betalingsbestand rechtstreeks naar de bank verzonden zodra je de inkoopfactuur boekt.
Belangrijk advies: Schakel een extra controlestap in
We adviseren om bij deze methode een extra controlestap aan te zetten. Hiermee voorkom je dat facturen direct na het boeken direct worden doorgezonden naar de bank. Dit stel je als volgt in:
- Ga naar Instellingen > Bedrijf en kies het tabblad Facturering.
- Scroll naar het gedeelte Inkoopfacturen.
- Vink de optie aan: Bevestig betalingen voordat betalingsbestand naar de bank wordt verzonden.
- Klik op Bewaar.
Wat verandert er? Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden inkoopfacturen niet meer direct doorgestuurd naar de bank. Je kunt dan in het betaaloverzicht handmatig selecteren welke inkoopfacturen je op dat moment naar de bank wilt verzenden. Ook kun je de betaaldatum nog aanpassen voordat de facturen definitief naar de bank worden verstuurd.
Optie 2: Handmatig een betalingsbestand (SEPA XML) downloaden
Bankier je bij een andere bank dan Rabobank of bunq? Dan kun je een SEPA XML-betalingsbestand aanmaken in eAccounting. Dit bestand download je en upload je vervolgens in de online bankomgeving van jouw eigen bank.
Hoe stel je dit in?
- Ga naar Instellingen -> Bedrijf en kies het tabblad Facturering.
- Markeer bij het gedeelte Inkoopfacturen de optie: Gebruik betalingsbestand voor inkoopfacturen.
- Er verschijnt een dialoogvenster. Klik op OK als je een overeenkomst met jouw bank hebt voor het verwerken van betalingsbestanden (neem bij twijfel contact op met je bank voor hun algemene voorwaarden).
- Kies Bewaar.
Na het activeren van deze instelling verschijnt de optie om een SEPA-betalingsbestand te genereren zodra je nieuwe inkoopfacturen boekt. Let op: inkoopfacturen die al zijn verwerkt voordat je deze instelling hebt aangezet, worden niet automatisch opgenomen in het betalingsbestand.