Besteed jij elk kwartaal weer veel tijd aan heen en weer mailen met je boekhouder over de btw-aangifte? Dan kost dat je niet alleen tijd, maar ook geld. Door samen met je boekhouder in één boekhoudpakket te werken, los je dit op. Dit scheelt jullie beiden tijd en stress tijdens de aangifteperiode. Maar welke functies heeft een boekhoudpakket nodig om fijn samen te werken met je boekhouder? En hoe voorkom je dat je betaalt voor een duur pakket vol functionaliteiten die je niet of nauwelijks gebruikt?
Wil je samenwerken met je boekhouder in één pakket? Kies dan voor boekhoudsoftware met in elk geval deze functies:
Met een bankkoppeling haalt je boekhoudpakket de mutaties van je zakelijke rekening automatisch op. Je hoeft dus geen afschriften meer te downloaden en door te sturen naar je boekhouder. Ook zie je hierdoor direct aan welke betalingen nog geen bon of factuur gekoppeld is. Dankzij zo'n bankkoppeling hoef je minder te communiceren met je boekhouder én is je btw-aangifte zo gepiept.
Met scan en herken maak je met je telefoon een foto van je bon of factuur. Je boekhoudpakket leest het bedrag, de datum en de leverancier automatisch uit en zet de boeking voor je klaar. Overtypen is dus niet meer nodig. Daarna koppel je de bon in een paar klikken aan de juiste boeking, zodat je boekhouder bij elke uitgave meteen het bewijs ziet. Geen schoenendoos vol bonnetjes meer aan het eind van het kwartaal.
Twijfel je of een etentje met een klant aftrekbaar is? Of dat een bepaalde uitgave wel echt zakelijk is? Voeg eenvoudig een notitie toe bij de betreffende boeking, zodat je boekhouder hier antwoord op kan geven. Dit scheelt weer een belletje of mailtje.
Je boekhouder doet in april de btw-aangifte over januari tot en met maart. In mei vind je nog een verkoopfactuur van februari die je vergeten was. Je boekt die alsnog in februari. Nu staat er in je administratie meer omzet dan je aan de Belastingdienst hebt doorgegeven. En dat moet je corrigeren.
Gaat het om €1.000 btw of minder? Dan neem je de correctie mee in je volgende aangifte. Is het meer dan dat bedrag, dan dien je een aparte correctie in. Dit heet een suppletie.
In een goed boekhoudpakket kan je boekhouder een kwartaal op slot zetten zodra de aangifte is gedaan. Daarna kan niemand er per ongeluk nog iets in wijzigen. Boek je toch een late factuur? Dan komt die in het lopende kwartaal terecht en ziet je boekhouder meteen dat er iets gecorrigeerd moet worden. Zo komen je administratie en je aangifte altijd overeen.
Met een dashboard zie je in één overzicht hoe je bedrijf ervoor staat: je omzet, je kosten, je winst en welke facturen nog openstaan. Omdat je bankmutaties en bonnen automatisch binnenkomen, zijn die cijfers altijd actueel. Je hoeft dus niet te wachten tot je boekhouder het kwartaal heeft verwerkt voordat je inzicht krijgt.
Dit verandert ook het gesprek met je boekhouder, want je kijkt nu samen vooruit in plaats van alleen over je schouder. Kan ik iemand aannemen? Moet ik mijn tarief verhogen? Hoeveel zet ik opzij voor de inkomstenbelasting? Dat zijn nuttigere vragen om te bespreken dan die kwijtgeraakte tankbon van afgelopen lente.
Aan je boekhouder:
Aan de aanbieder van het pakket:
Een boekhouder vinden die bij je past, is niet eenvoudig. Je vraagt meerdere offertes op in de regio, voert diverse gesprekken en dan moet je maar hopen dat ze met een boekhoudpakket werken waar jij ook graag in werkt.
Bij eAccounting maken we dat graag eenvoudig voor je. Dat doen we met de functie Zoek een accountant. Daarmee vind je op een kaart boekhouders en accountants bij jou in de buurt die al met ons boekhoudpakket eAccounting werken.
Het grote voordeel van eAccounting is dat dit pakket speciaal ontwikkeld is voor mkb-ondernemers die slim willen samenwerken met hun boekhouder. Zo houd je zelf grip op je cijfers en doet je boekhouder waar hij goed in is: je adviseren over je geld, je belastingen en de groei van je bedrijf.