Welke online boekhoudsoftware werkt goed samen met een accountant of boekhouder?

Besteed jij elk kwartaal weer veel tijd aan heen en weer mailen met je boekhouder over de btw-aangifte? Dan kost dat je niet alleen tijd, maar ook geld. Door samen met je boekhouder in één boekhoudpakket te werken, los je dit op. Dit scheelt jullie beiden tijd en stress tijdens de aangifteperiode. Maar welke functies heeft een boekhoudpakket nodig om fijn samen te werken met je boekhouder? En hoe voorkom je dat je betaalt voor een duur pakket vol functionaliteiten die je niet of nauwelijks gebruikt?

In het kort

• Kies een boekhoudpakket waarin jij en je boekhouder samen in dezelfde administratie werken.
• Met een bankkoppeling en een scan-en-herkenfunctie hoeft je boekhouder niet meer te zoeken naar ontbrekende bonnetjes.
• Met notities bij een boeking stel je je vragen direct op de juiste plek, zonder losse mailtjes.
• Als je boekhouder een kwartaal op slot zet na de btw-aangifte, voorkom je correcties achteraf.
• Een dashboard met actuele cijfers zorgt dat je samen met je boekhouder vooruitkijkt in plaats van terug.
• Stel vooraf de juiste vragen aan je boekhouder en aan de aanbieder van het pakket.

Welke functies heb je nodig om goed samen te werken met je boekhouder?

Wil je samenwerken met je boekhouder in één pakket? Kies dan voor boekhoudsoftware met in elk geval deze functies:

1. Automatische bankkoppeling

Met een bankkoppeling haalt je boekhoudpakket de mutaties van je zakelijke rekening automatisch op. Je hoeft dus geen afschriften meer te downloaden en door te sturen naar je boekhouder. Ook zie je hierdoor direct aan welke betalingen nog geen bon of factuur gekoppeld is. Dankzij zo'n bankkoppeling hoef je minder te communiceren met je boekhouder én is je btw-aangifte zo gepiept.

2. Scan-en-herkenfunctie voor bonnetjes

Met scan en herken maak je met je telefoon een foto van je bon of factuur. Je boekhoudpakket leest het bedrag, de datum en de leverancier automatisch uit en zet de boeking voor je klaar. Overtypen is dus niet meer nodig. Daarna koppel je de bon in een paar klikken aan de juiste boeking, zodat je boekhouder bij elke uitgave meteen het bewijs ziet. Geen schoenendoos vol bonnetjes meer aan het eind van het kwartaal.

3. Notities bij een boeking

Twijfel je of een etentje met een klant aftrekbaar is? Of dat een bepaalde uitgave wel echt zakelijk is? Voeg eenvoudig een notitie toe bij de betreffende boeking, zodat je boekhouder hier antwoord op kan geven. Dit scheelt weer een belletje of mailtje.

4. Een kwartaal op slot zetten na de btw-aangifte

Je boekhouder doet in april de btw-aangifte over januari tot en met maart. In mei vind je nog een verkoopfactuur van februari die je vergeten was. Je boekt die alsnog in februari. Nu staat er in je administratie meer omzet dan je aan de Belastingdienst hebt doorgegeven. En dat moet je corrigeren.

Gaat het om €1.000 btw of minder? Dan neem je de correctie mee in je volgende aangifte. Is het meer dan dat bedrag, dan dien je een aparte correctie in. Dit heet een suppletie.

In een goed boekhoudpakket kan je boekhouder een kwartaal op slot zetten zodra de aangifte is gedaan. Daarna kan niemand er per ongeluk nog iets in wijzigen. Boek je toch een late factuur? Dan komt die in het lopende kwartaal terecht en ziet je boekhouder meteen dat er iets gecorrigeerd moet worden. Zo komen je administratie en je aangifte altijd overeen.

5. Een dashboard met actuele cijfers

Met een dashboard zie je in één overzicht hoe je bedrijf ervoor staat: je omzet, je kosten, je winst en welke facturen nog openstaan. Omdat je bankmutaties en bonnen automatisch binnenkomen, zijn die cijfers altijd actueel. Je hoeft dus niet te wachten tot je boekhouder het kwartaal heeft verwerkt voordat je inzicht krijgt.

Dit verandert ook het gesprek met je boekhouder, want je kijkt nu samen vooruit in plaats van alleen over je schouder. Kan ik iemand aannemen? Moet ik mijn tarief verhogen? Hoeveel zet ik opzij voor de inkomstenbelasting? Dat zijn nuttigere vragen om te bespreken dan die kwijtgeraakte tankbon van afgelopen lente.

Welke vragen stel je voordat je een boekhoudpakket kiest?

Aan je boekhouder:

1. Met welk pakket werk je al voor andere klanten?
2. Werk je mee in mijn administratie, of wil je liever exports ontvangen?
3. Welke taken doe ik zelf en welke doe jij?
4. Wat kost jouw ondersteuning als mijn administratie op orde is, en wat als dat niet zo is?

Aan de aanbieder van het pakket:

1. Kan ik het pakket eerst gratis proberen?
2. Betaal ik extra als mijn boekhouder meekijkt?
3. Helpen jullie bij het overstappen vanuit mijn huidige pakket?

Op zoek naar een geschikte boekhouder om mee samen te werken? eAccounting biedt uitkomst

Een boekhouder vinden die bij je past, is niet eenvoudig. Je vraagt meerdere offertes op in de regio, voert diverse gesprekken en dan moet je maar hopen dat ze met een boekhoudpakket werken waar jij ook graag in werkt.

Bij eAccounting maken we dat graag eenvoudig voor je. Dat doen we met de functie Zoek een accountant. Daarmee vind je op een kaart boekhouders en accountants bij jou in de buurt die al met ons boekhoudpakket eAccounting werken.

Het grote voordeel van eAccounting is dat dit pakket speciaal ontwikkeld is voor mkb-ondernemers die slim willen samenwerken met hun boekhouder. Zo houd je zelf grip op je cijfers en doet je boekhouder waar hij goed in is: je adviseren over je geld, je belastingen en de groei van je bedrijf.