Overstappen naar eAccounting: dit moet je zelf doen
Het korte antwoord: je stapt zelf over, in drie delen.
Stap 1.
Je zet je artikelen, klanten en leveranciers over met een bestand.
Stap 2.
Je voert je beginbalans in.
Stap 3.
En je zet je openstaande facturen erin. Je kunt via csv-bestanden geen boekingen en openstaande posten importeren.
Bij deze aanpak begin je met een schone administratie die aansluit op je oude cijfers. Wil je ook historische boekingen meenemen? Daar zijn andere importmogelijkheden voor. Zie "Wat gaat mee en wat niet?".
De opstartwizard duurt maximaal 30 minuten. Voor het overzetten van je stamgegevens, beginbalans en openstaande posten kun je rekenen op ongeveer een dagdeel. Hoe lang het voor jou duurt, hangt af van welke gegevens je meeneemt.
Heb je een boekhouder? Dan kun je de beginbalans en openstaande posten samen met hem of haar doen.
Wat heb je nodig voordat je begint?
-
Een export van je artikelen, klanten en leveranciers uit je huidige pakket of Excel, als csv-bestand.
-
Je eindbalans van het laatste boekjaar in je oude pakket
-
Een lijst met openstaande verkoop- en inkoopfacturen
-
Je grootboekschema, als je dat zelf hebt aangepast
Wanneer kun je het beste overstappen?
Het makkelijkst is aan het begin van een boekjaar. Dan is je openingsbalans in eAccounting gelijk aan de eindbalans die je uit je vorige pakket exporteert. Stap je halverwege het jaar over? Dat kan. Gebruik een aangifteperiode, bijvoorbeeld een maand of kwartaal, als laatste periode in je oude systeem. Voer in de nieuwe periode je beginbalans (de eindbalans uit je oude systeem) en de openstaande posten in eAccounting in. Overleg dit dan met je boekhouder.
De vier stappen
Stap 1. Kies je pakket en start de wizard
Je kunt kiezen uit Factureren, Standaard en Pro (zie "Wat kost het?"). Kies in de startwizard voor "Gebruik standaardrekeningschema". Dan staan btw-codes en grootboekrekeningen al klaar.
Wil je je bestaande factuurnummering voortzetten? Stel in de wizard het eerstvolgende factuurnummer in. Dat kan ook na de wizard via Instellingen > Bedrijf, maar alleen voordat je je eerste definitieve verkoopfactuur maakt.
Stap 2. Importeer je artikelen, klanten en leveranciers
Met csv-bestanden kun je artikelen, debiteuren, crediteuren en het rekeningschema importeren. Je doet dit via Instellingen en dan Import en export. Controleer na de import een paar regels, zodat je zeker weet dat alles op de goede plek staat.
Hoe maak ik een geschikt csv-bestand? Gebruik de indeling van een export uit eAccounting. Maak eerst één klant, leverancier of artikel aan en exporteer de bijbehorende lijst. Vul die in Excel aan met je eigen gegevens, behoud de kolommen en sla het bestand op als csv.
Doe dit voor elke lijst die je wilt importeren. Bekijk de uitleg over gegevens importeren of exporteren.
Stap 3. Voer je beginbalans in
Ga naar Instellingen, kies Boekjaren en openingsbalans en klik op Bewerk. Voer daar je openingssaldi in. Dit zijn de eindsaldi van je balansrekeningen in je oude pakket. Voor het saldo van je debiteuren en crediteuren gebruik je aparte rekeningen, 1205 en 1505. Zo blijven je oude facturen gescheiden van de facturen die je in eAccounting maakt. Wil je andere rekeningen gebruiken, bijvoorbeeld op advies van je boekhouder? Dat kan.
Stap 4. Zet je openstaande facturen over
Dit gaat niet met een bestand. Je boekt ze zelf. Voor openstaande facturen uit eerdere boekjaren kies je 1 januari van het boekjaar waarin je start als factuurdatum en vervaldatum.
Let op, dit gaat vaak mis: voer je een factuurdatum of vervaldatum uit een eerder boekjaar in, dan wordt dat boekjaar ook aangemaakt. Daardoor verdwijnt de openingsbalans van je huidige boekjaar, en dat kun je niet meer ongedaan maken. Doe stap 4 dus pas als je stap 3 hebt afgerond, en gebruik de juiste datum.
Waarom voer je openstaande facturen apart in? Met alleen een totaalsaldo zie je niet welke klant nog welk bedrag moet betalen. Door facturen apart in te voeren, houd je dat overzicht wel.
Is de btw al aangegeven in je oude pakket? Boek die dan niet opnieuw. Bij betaling koppel je de banktransactie aan de openstaande factuur. Volg de uitleg over overstappen van een ander boekhoudprogramma, eventueel samen met je boekhouder.
Zo controleer je of je overstap klopt
Na stap 4 loop je deze punten langs:
1. Je balans: vergelijk de openingsbalans in eAccounting met de eindbalans uit je oude pakket. De totalen moeten gelijk zijn.2. Je debiteuren: het saldo op rekening 1205 is gelijk aan het totaal van je lijst met openstaande verkoopfacturen.
3. Je crediteuren: het saldo op rekening 1505 is gelijk aan het totaal van je lijst met openstaande inkoopfacturen.
4. Je bank: In eAccounting vind je het banksaldo in het scherm Banktransacties huidige periode van de gekozen bank.
5. Een paar klanten en artikelen: open er een paar uit je import en kijk of alles op de goede plek staat.
Welke rapporten gebruik je? Gebruik de Balans en het rapport Openstaande facturen. Vergelijk alle balansposten, facturen en totalen met je oude pakket. Neem je ook boekingen van het lopende jaar mee? Controleer dan het grootboekoverzicht met de kolommenbalans of saldibalans uit je oude pakket.
Klopt iets niet? Los het op voor je gaat boeken. Of vraag je boekhouder om mee te kijken.
Wat gaat mee en wat niet?
Wel via een bestand: artikelen, klanten, leveranciers en je rekeningschema.
Niet via een csv-bestand: je boekingen en openstaande posten. Voor historische boekingen of banktransacties zijn er andere routes: de module Mutatie import en de import van bankbestanden in CAMT-formaat.
Documenten en pdf’s van facturen upload je zelf in eAccounting. Daarna kun je ze koppelen aan de mutaties.
Wat kost het?
Factureren
11
euro per maand
-
Onbeperkt factureren
-
Periodieke facturatie
-
Automatische betaallinks
-
E-facturen versturen
-
Herinneringen versturen
Standaard
Meest gekozen
28
euro per maand
-
Alles van het Factureren pakket
-
Directe bankkoppeling
-
Scan & Herken
-
E-facturen ontvangen
-
Btw-aangifte met een druk op de knop
Pro
36
euro per maand
-
Alles van het Standaard pakket
-
Meer dashboards en analyse mogelijkheden
-
Terugkerende kosten automatisch inboeken
-
Stel budgetten op
-
Transitorisch boeken (inclusief verkoopfacturen)
Hulp nodig?
Er zijn korte video's die laten zien hoe je stamgegevens importeert en hoe je de openingsbalans en openstaande posten invoert. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met onze support.
Veelgestelde vragen over eAccounting
Staat jouw vraag er niet tussen? Stel 'm via de contactpagina. Onze supportmedewerkers helpen je graag op weg 💪
Niet via een csv-bestand. Er zijn wel andere importmogelijkheden. Zie "Wat gaat mee en wat niet?".
Het is niet verplicht, maar wel het makkelijkst. Zie "Wanneer kun je het beste overstappen?".
Controleer of je alle bedragen goed hebt overgenomen. Je beginbalans moet in evenwicht zijn: debet en credit zijn gelijk. Zet een onverklaard verschil niet zomaar op een kruispost. Die is bedoeld voor geld onderweg tussen je eigen rekeningen. Vraag je boekhouder om mee te kijken als je er niet uitkomt.
Ja. Je kunt je artikelen, klanten en leveranciers vanuit Excel overzetten met csv-bestanden. Gebruik voor elke lijst de indeling van een export uit eAccounting. Bij stap 2 lees je hoe je zo'n voorbeeldbestand maakt. Je beginbalans voer je zelf in, eventueel met hulp van je boekhouder.
Nee. Wacht tot je beginbalans klopt en je je export hebt bewaard.
De beginbalans en de openstaande posten zijn juist het werk waar je boekhouder goed bij kan helpen. Zeker als je de debiteuren- en crediteurenrekeningen anders wilt inrichten. Je kunt het zelf doen, of samen. Heb je nog geen boekhouder? Dan helpen we je er een vinden die ook met eAccounting werkt.
Je kunt eAccounting gebruiken als je zzp’er bent, maar ook als je een BV hebt en personeel in dienst hebt. Ook als je nu nog in je eentje werkt en later wilt uitbreiden, biedt eAccounting alles wat je nodig hebt. Dankzij uiteenlopende modules en functionaliteiten, groeit eAccounting flexibel mee met je bedrijf.
Ja. Stel het eerstvolgende nummer in via de opstartwizard of Instellingen > Bedrijf. Doe dit vóór je eerste definitieve verkoopfactuur. Daarna kun je de nummering niet meer achteraf aanpassen. Support adviseert om geen jaartal in je factuurnummers op te nemen.
De overstap zelf kost niets extra. Je betaalt het abonnement dat je kiest (Factureren, Standaard of Pro).
Na de overstap werk je in een nieuw programma. Dat is even wennen. Hoe maak je een factuur? En hoe verwerk je een betaling?
Om je daarbij op weg te helpen, heeft eAccounting een digitale assistent: de Copiloot. Dat is een hulpfunctie in de software die uitleg geeft bij je eerste handelingen. Je voert die handelingen zelf uit, met stap voor stap uitleg van de Copiloot.
Zo helpt de Copiloot je bijvoorbeeld om klanten en artikelen aan te maken, je eerste verkoopfactuur te maken, een inkoopfactuur in te voeren en je bankafschrift te verwerken. Je leert zo hoe je je dagelijkse administratie bijhoudt.
De Copiloot zet je oude administratie niet voor je over. Daarvoor volg je de vier stappen hierboven, eventueel samen met je boekhouder. De uitleg helpt je het programma te leren gebruiken, maar vervangt niet de vakkennis van je boekhouder.
Gebruik je het pakket Pro? Dan helpt de Copiloot je ook met afstemmingsregels. Daarmee kan het programma terugkerende banktransacties, zoals bankkosten of huur, automatisch herkennen. Afstemmingsregels zijn alleen beschikbaar in Pro.
Je oude pakket loopt door tot je het zelf opzegt. Zeg het dus pas op als je beginbalans klopt en je een export van je oude administratie hebt bewaard. Zo kun je altijd terug.
Loop je vast? Neem contact op met onze support of vraag je boekhouder om te helpen.
Gebruik de proefperiode om de software te leren kennen, niet om alvast je administratie over te zetten. Je probeert het programma 48 uur gratis uit, zonder creditcard. Daarna worden het proefaccount en alle ingevulde gegevens gewist.
Test daarom met voorbeeldgegevens. Maak bijvoorbeeld een factuur of offerte en kijk of de werkwijze bij je past. Loop je vast? Support helpt je ook tijdens de proefperiode.
Wil je daarna verder? Dan sluit je een abonnement af en begin je met een lege administratie. Zet je eigen gegevens dus pas over als je echt gaat starten. Past de software niet bij je? Dan hoef je niets te doen en betaal je niets.
Het advies is om niet midden in een btw-kwartaal over te stappen.
De bankkoppeling is er voor de meeste Nederlandse banken. Bekijk de lijst met banken. De bankkoppeling zit in het pakket Standaard en Pro.
Staat jouw bank er niet bij? Dan kun je bankafschriften zelf inlezen als csv- of camt.053-bestand via Kas- en banktransacties. Volg de uitleg over bankbestanden inlezen.
Mutaties van vóór je startdatum hoef je niet in te lezen als je met een beginbalans start. Die zijn al verwerkt in het banksaldo op je openingsbalans.
Zeg je oude pakket niet op voordat je beginbalans klopt. Download daarna een export van je oude administratie en bewaar die goed.
De bewaarplicht is meestal zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en verkopen via de One Stop Shop geldt 10 jaar. Alleen een auditfile is niet genoeg.
Bewaar ook facturen, bankafschriften en detailgegevens van klanten en leveranciers. De bewaartermijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Check ook de opzegtermijn van je oude pakket, zodat je niet dubbel betaalt.