Twijfel jij of je de overstap wil maken van on-premise boekhouden naar de cloud? Dan spelen de kosten een doorslaggevende rol. On-premise boekhouden lijkt op het eerste gezicht voordeliger, omdat je alles in eigen huis beheert. Maar zodra je de uitgaven op een rij zet, is boekhouden in de cloud bijna altijd voordeliger. In dit blogartikel lees je waarom je hoe dat komt en waarom on-premise meestal duurder is.
In het kort
- De opstartkosten voor on-premise liggen een stuk hoger dan bij een cloudoplossing.
- Terugkerende hardware- en ICT-kosten drukken je cashflow.
- Servers nemen ruimte in beslag en brengen energiekosten met zich mee.
1. De opstartkosten voor on-premise zijn hoog
Bij on-premise boekhouden investeer je in je eigen servers, netwerkapparatuur en softwarelicenties. Dit zijn heel forse uitgaven. Een server moet niet alleen krachtig genoeg zijn voor de huidige administratie, maar moet ook schaalbaar zijn voor de toekomst. De aanschaf van licenties voor boekhoudsoftware kan bovendien hoog oplopen - zeker als er meerdere gebruikers tegelijk in werken.
In de cloud ligt dit anders: je betaalt dan een vast bedrag per maand en hoeft geen hardware-investeringen te doen. Je hebt daardoor geen opstartkosten en hoeft dus ook geen budget vrij te maken voor het aankopen van servers en apparatuur.
2. Hardware- en ICT-kosten lopen snel op
Een server kopen is geen eenmalige uitgave. De service heeft namelijk ook onderhoud nodig. Denk aan updates, back-up-systemen, uitbreiding en de vervanging of reparatie van oude en defecte onderdelen.
Om je server draaiend te houden, heb je bovendien specialistische kennis nodig. Dit betekent dat je ofwel externe expertise moet inhuren in de vorm van een ICT-er, ofwel iemand moet aannemen om de infrastructuur van je servers te beheren.
Werk je met een boekhoudpakket in de cloud? Dan neemt de aanbieder dit werk voor z’n rekening en berekent dit door in jouw maandelijkse kosten. Updates, onderhoud en beveiliging worden automatisch uitgevoerd, zodat je organisatie zich kan focussen op boekhouden in plaats van de ICT-infrastructuur.
3. Servers nemen ruimte in beslag en brengen energiekosten met zich mee
On-premise servers verbruiken veel stroom en moeten gekoeld worden om veilig en stabiel te blijven draaien. Dat leidt tot hogere maandelijkse energiekosten en soms ook tot extra investeringen in een koel- of ventilatiesysteem. Bovendien hebben servers fysieke ruimte nodig. In de meeste gevallen gaat dit om een brandveilige serverruimte en dat neemt meerdere vierkante meters in op kantoor.
Bij een boekhoudpakket in de cloud zitten deze kosten en ruimte inbegrepen in de maandprijs. Voor jou betekent dit een directe besparing op zowel je kantoorruimte als je energierekening. Je bent daardoor voordeliger uit.
Cloudoplossing vs. on premise: wat is de beste keuze?
In de meeste gevallen is werken in de cloud een betere keuze dan werken met een on-premise boekhoudpakket. Niet alleen omdat je goedkoper uit bent, maar ook omdat cloudoplossingen vaak beter beveiligd zijn tegen hackers en cybercriminelen.
Toch zijn er ook voorbeelden denkbaar waarbij je prima on-premise kunt blijven werken. Bijvoorbeeld wanneer je recent een nieuwe server hebt aangeschaft en de kosten hiervan eerst wilt terugverdienen. Of wanneer je heel tevreden bent met je huidige pakket en geen directe meerwaarde ziet in overstappen.
Twijfel je welke keuze bij jou past? Vraag een vrijblijvende demo aan bij eAccounting
Verken dan eerst de markt om te ontdekken wat de verschillen zijn tussen je huidige on premise-oplossing en een cloudpakket. Vraag bijvoorbeeld een vrijblijvende demo aan bij eAccounting. Je zit dan helemaal nergens aan vast, maar krijgt wel een goed beeld van wat een cloud-based oplossing voor jouw kantoor kan betekenen.
.png)