Dit moet je als ondernemer weten over e-facturatie

Facturen versturen is een mooi onderdeel van het ondernemerschap maar kost helaas ook veel tijd. Factureren kan makkelijker, zonder handmatig vanuit Excel te werken of rekeningen uit de e-mail te vissen. E-facturatie neemt met automatisering een hoop werk uit handen. Het kan je uitgaande facturen automatisch klaarzetten, maar waar de echte winst te halen valt is met het automatisch boeken van ontvangen facturen. In dit blog vertellen we je meer over wat e-facturatie is, hoe het werkt en hoe je als ondernemer profiteert van de voordelen.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie (elektronische facturatie) is het digitaal opstellen, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen. Het is net iets anders dan een digitale factuur die als PDF verstuurd wordt als bijlage. Een e-factuur is meer dan wat wij aan de oppervlakte zien. In het bestand wordt namelijk gebruikgemaakt van codes. Deze codes zijn op een vaste manier gestructureerd, waardoor de factuur bij de ontvanger direct verwerkt kan worden. Dat betekent dat zowel jouw boekhoudsysteem als dat van je klant de factuur automatisch kunnen inlezen en verwerken. Bij een PDF worden de gegevens niet automatisch herkend en moet je alles handmatig overnemen in de administratie. Met een elektronische e-factuur heb je alles direct automatisch op orde.

Kort gezegd:

• Een PDF-factuur is voor mensen om te lezen.
• Een e-factuur is voor systemen om te verwerken.

Wacht niet tot het verplicht wordt
Ondernemers die leveren aan overheidsinstanties zijn nu al verplicht om e-facturen te versturen. Ook in Duitsland en België geldt deze verplichting. In Nederland worden de eerste stappen gezet naar een verplichte e-facturatie voor B2B met als stip op de horizon 2028. E-facturatie wordt dan verplicht voor zakelijke transacties binnen de EU wegens de ViDA-wet (VAT in the Digital Age). Maar uiteraard hoef je daar niet op te wachten. Sterker nog: voor zzp’ers en kleine ondernemers is dit hét moment om over te stappen.

Je bespaart namelijk direct tijd doordat je veel minder handmatige handelingen hoeft uit te voeren. Je voorkomt fouten bij het overnemen van gegevens en houdt je administratie overzichtelijker. Klanten kunnen jouw factuur sneller verwerken en uit onderzoek is gebleken dat jij daardoor sneller betaald wordt. Een factuur die je klant met een klik op de knop direct vanuit een pakket kan verwerken blijft minder snel liggen. En het blijft top-of-mind, terwijl een factuur in de e-mail met de dag alleen maar verder naar beneden zakt. Maar ook voor jou wordt het voeren van je boekhouding een stuk eenvoudiger. Je inkoop-kant is direct in orde, zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Het systeem doet het werk, de facturen worden automatisch geboekt in je administratie terwijl jij meer tijd hebt voor je onderneming. Nu overstappen betekent dus: een voorsprong pakken, vóórdat het verplicht wordt.

Zo werkt het in de praktijk
Om van alle voordelen van e-facturatie te profiteren, is het belangrijk dat je werkt met een boekhoudprogramma of facturatie-oplossing die e-facturatie ondersteunt. Alleen dan wordt het proces écht geautomatiseerd. Van verzenden tot verwerken en boeken.

Een e-factuur bevat codes met vaste informatie, zoals klantgegevens, factuurnummer, bedrag, artikelen, en meer. Via je boekhoudsoftware wordt dit bestand verstuurd via Peppol, een netwerk voor het automatisch verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Je hoeft niet eerst te controleren of je ontvanger wel gebruikmaakt van Peppol of een boekhoudsoftware. Dit doet het systeem zelf. Peppol zoekt via een ID automatisch de brievenbus van de ontvanger en als ze niet aangesloten zijn, komt de factuur alsnog binnen via e-mail. 

Het nadeel is dat je via e-mail de factuur nog wel zelf moet verwerken. De gebruiker van boekhoudsoftware heeft daarbij dus echt een voordeel. De ontvanger ziet de e-factuur binnenkomen in zijn boekhoudsoftware en de factuur kan na akkoord geautomatiseerd geboekt worden. Dit proces is zo efficiënt, het gaat je enorm veel tijd gaat besparen. Geen tussenstappen meer. Geen foutjes meer. Alles staat direct goed in je administratie én die van je klant.

Wat zijn de opties om te beginnen?

• Gebruik je al een boekhoudpakket? Dan is de kans groot dat e-facturatie beschikbaar is. In Visma eAccounting kan je direct en gratis starten met e-facturatie via het Peppol-netwerk. Ondersteunt jouw boekhoudpakket e-facturatie nog niet? Vraag dan na of dit op de planning staat en per wanneer.
• Nog geen boekhoudsoftware? Dan is dit hét moment om te starten! De kosten voor standaard boekhoudsoftware zijn laag, zeker vergeleken met de tijd die je ermee bespaart. Zelfs als je maar een paar facturen per maand verstuurt of ontvangt, haal je er al voordeel uit.

Versimpel je administratie

Ben je op zoek naar een boekhoudpakket waarin je makkelijk aan de slag kan met e-facturatie? Probeer het nu gratis en ontdek wat Visma eAccounting voor jouw onderneming kan betekenen.