Wat is e-facturatie? Dit moet je als ondernemer weten
In het kort
- E-facturatie stuurt je factuur automatisch naar de boekhouding van je klant, zonder overtypen.
- Een pdf-factuur moet je klant nog handmatig overtypen; een e-factuur wordt direct ingelezen.
- Het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht stellen voor zakelijke facturen, zowel binnen Nederland als grensoverschrijdend binnen de EU.
- Met e-facturatie word je vaak sneller betaald, omdat je klant de factuur meteen kan verwerken.
- In landen zoals België is e-facturatie (B2B) al verplicht, en in andere EU-landen zoals Frankrijk wordt het gefaseerd ingevoerd. Met e-facturatie wissel je facturen makkelijker uit over de grens.
Herken je dit? Je stuurt een factuur als pdf naar een klant, en een paar dagen later blijkt er iets niet te kloppen. Of je wacht onnodig lang op een betaling, terwijl je toch echt op tijd hebt gefactureerd. Beide problemen ontstaan vaak doordat iemand de factuurgegevens ergens handmatig moet overtypen. Dat gaat weleens mis.
E-facturatie lost dat op. In plaats van een pdf stuur je een digitaal bestand dat het systeem van je klant direct kan lezen en verwerken. Geen overtypen, geen wachten, geen fouten. Hieronder lees je wat e-facturatie precies is, hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn en hoe je er zelf mee start.
Wat is e-facturatie?
E-facturatie (elektronische facturatie) is het digitaal opstellen, versturen, ontvangen en verwerken van facturen in een vast, machineleesbaar formaat (UBL). Een pdf-factuur is voor mensen om te lezen. Een e-factuur is voor systemen om te verwerken.
Bij een pdf moet jouw klant de gegevens, zoals bedrag, datum en factuurregels, zelf overnemen in de administratie. Bij een e-factuur staan diezelfde gegevens al in vaste, gestructureerde velden. Het boekhoudsysteem van je klant leest de factuur automatisch in, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.
Hoe werkt e-facturatie in de praktijk?
In de praktijk verandert er weinig aan je eigen werkwijze. Je maakt de factuur zoals je gewend bent en het systeem regelt de verzending. Zo gaat dat stap voor stap:
- Je maakt de factuur aan in je boekhoudsoftware.
- De software zet de factuur om in een gestructureerd bestand dat andere systemen kunnen lezen.
- Het bestand gaat via een beveiligd netwerk voor elektronische facturen naar je klant.
- Je klant ontvangt de factuur direct in de eigen administratie en kan die met een paar klikken goedkeuren en betalen.
- Jij ziet in je overzicht of de factuur is afgeleverd, en je hoeft niets na te sturen.
Is je klant nog niet aangesloten of gaat het om een particulier? Dan kan de e-factuur niet worden afgeleverd en moet je zelf de factuur (per mail of post) versturen.
Extra handig: e-facturatie in eAccounting
Hierboven zag je dat je bij sommige klanten zelf een pdf moet mailen of een papieren factuur moet versturen. Precies daar zit een handigheidje in eAccounting: je hoeft dat niet zelf uit te zoeken.
Gebruik je eAccounting? Dan activeer je e-facturatie via 'Apps' in de instellingen. Daar zet je de modules voor versturen en / of ontvangen aan. Heeft je klant geen e-facturatie? Geen probleem. eAccounting kiest dan automatisch een andere manier. De factuur gaat als pdf per e-mail of als papieren factuur via PostNL. Je stelt deze voorkeur één keer in per klant. Daarna gaat het vanzelf.
E-facturen versturen kan al vanaf het Factureren pakket, voor 11 euro per maand. Wil je e-facturen ook ontvangen? Dan heb je het Standaard pakket nodig, vanaf 28 euro per maand. Bij Standaard en Pro zit e-facturatie tot 100 facturen gratis inbegrepen. Daarna betaal je je € 0,05 per e-factuur.
Krijg je nog gewone inkoopfacturen binnen, bijvoorbeeld op papier of als pdf? Ook daarvoor is er een oplossing. Met de e-facturatie scanservice scant eAccounting je inkoopfacturen in en zet ze om naar een e-factuur in je boekhouding. Dit kost 0,25 euro per factuur.
Zo hoef je zelf niet meer te bedenken hoe je een factuur verstuurt of verwerkt. eAccounting regelt dit voor elke klant op de juiste manier.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
- Minder handwerk. Facturen worden automatisch verwerkt, aan jouw kant én bij je klant.
- Minder fouten. Gegevens worden niet meer overgetypt, dus tikfouten en verkeerde bedragen komen minder voor.
- Sneller betaald. Een factuur die je klant met één klik kan verwerken, blijft minder snel liggen dan een mailtje dat wegzakt in de inbox.
- Veiliger. Elektronische facturen worden via beveiligde netwerken uitgewisseld, waardoor het risico dat een factuur onderschept of kwijtraakt kleiner is dan bij e-mail of post.
Wat zijn de nadelen van e-facturatie?
E-facturatie is niet voor iedereen meteen even eenvoudig:
- Het werkt het beste als jij én je klant met boekhoudsoftware werken die e-facturatie ondersteunt. Is dat niet zo, bijvoorbeeld wanneer je een factuur stuurt naar een particulier, dan mis je (voorlopig) het volledige voordeel.
- Je hebt een werkende internetverbinding en bijgewerkte software nodig; net als bij elke digitale oplossing.
- Versturen kan vaak al met een instapabonnement, maar voor het ontvangen van e-facturen heb je meestal een uitgebreider pakket nodig. Extra diensten, zoals het laten inscannen van inkoopfacturen, kunnen per factuur kosten met zich meebrengen.
Deze nadelen wegen voor de meeste ondernemers niet op tegen de tijdwinst en het lagere risico op fouten, maar het is goed om ze te kennen voordat je overstapt.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht?
Factureer je aan een overheidsinstantie? Dan is e-facturatie al verplicht. Voor bedrijven onderling komt die verplichting er ook aan. De plannen zijn concreet, maar de wet is nog niet definitief:
- Per 1 juli 2030 gaan zakelijke facturen over de grens binnen de EU verplicht digitaal, op grond van de richtlijn 'btw in het digitale tijdperk'.
- Het kabinet kiest ervoor om e-facturatie ook verplicht te stellen voor zakelijke facturen binnen Nederland, eveneens per 1 juli 2030. De bijbehorende digitale rapportage aan de Belastingdienst volgt per 1 juli 2031.
- Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR) met een omzet tot 20.000 euro per jaar? Dan blijf je ook na juli 2030 uitgezonderd van deze verplichting.
- Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie. Daarna wil het kabinet het voor de zomer van 2027 indienen bij de Tweede Kamer.
Wie nu al overstapt naar een boekhoudpakket waarin dit goed geregeld is, hoeft in 2030 niets meer te regelen en heeft ondertussen al voordeel van minder handwerk en snellere betalingen.
Zet vandaag de eerste stap
Werk je al met eAccounting?
- Zet e-facturatie aan via 'Apps' in je instellingen. Dit kost je één keer een paar minuten.
- Kies bij verzending hoe je de factuur wilt versturen. Het systeem onthoud je keuze voor de volgende keer.
- Maak je volgende factuur gewoon zoals je gewend bent. De software kiest zelf de juiste route, en je administratie is meteen klaar voor 2030.
Nog geen klant?
- Start een gratis proefperiode en kijk rustig rond in de software. Zo zie je hoe de software is ingericht, zonder dat je ergens aan vastzit.
- Weet je genoeg? Kies dan het pakket dat bij je past en zet e-facturatie aan via 'Apps' in je instellingen. Dit kost je één keer een paar minuten.
- Kies bij verzending hoe je de factuur wilt versturen. Het systeem onthoud je keuze voor de volgende keer.
- Maak je volgende factuur. De software kiest zelf de juiste route, en je administratie is meteen klaar voor 2030.
Liever samen doorlopen? Plan een vrijblijvende demo voor ondernemers en je krijgt te zien wat e-facturatie in jouw situatie oplevert. Je kiest zelf de dag en tijd die jou uitkomt.