Is duurzaamheidsrapportage verplicht voor MKB-bedrijven?

Je hoort steeds vaker over CSRD, ESG en duurzaamheidsrapportage. Misschien vraagt een klant al om informatie over je CO₂-uitstoot. Of je bank wil weten hoe toekomstbestendig je bedrijf is.

Dan is de logische vraag: moet ik als MKB-bedrijf nu ook een duurzaamheidsrapport maken?

Voor de meeste MKB-bedrijven is het korte antwoord: nee, niet direct verplicht. Door de stop-the-clock-regeling en Omnibus-aanpassingen worden veel bedrijven voorlopig ontzien. Volgens KVK geldt de verplichte CSRD-rapportage vanaf boekjaar 2027 alleen nog voor bedrijven met meer dan 1.000 medewerkers en meer dan €450 miljoen netto-omzet.

Maar daarmee is het onderwerp niet weg. Ook als je zelf niet verplicht hoeft te rapporteren, kun je wél vragen krijgen van grote klanten, leveranciers, banken of aanbestedende partijen. Zij moeten soms informatie verzamelen over hun hele keten. En daar kun jij als MKB’er onderdeel van zijn.

In dit artikel lees je wat duurzaamheidsrapportage is, wanneer het verplicht is, waarom je er als MKB’er toch mee te maken kunt krijgen en hoe je praktisch begint.

In het kort

• Niet direct verplicht voor de meeste MKB-bedrijven: de CSRD geldt vanaf boekjaar 2027 voor bedrijven met meer dan 1.000 medewerkers en meer dan €450 miljoen netto-omzet.
• Wel indirect relevant: grote klanten, banken of ketenpartners kunnen duurzaamheidsinformatie bij je opvragen.
• Je hoeft niet meteen een volledig rapport te maken: vaak is een korte vragenlijst of een paar onderbouwde cijfers genoeg.
• De VSME helpt als je vrijwillig wilt rapporteren: dit is een lichtere standaard voor MKB-bedrijven die niet onder de CSRD vallen.
• Begin met gegevens die je al hebt: denk aan energieverbruik, brandstofkosten, inkoopfacturen, afval, investeringen en personeelsinformatie.
• Een overzichtelijke administratie scheelt werk: hoe beter je cijfers en bewijsstukken terugvindt, hoe makkelijker je vragen van klanten of banken beantwoordt.

Wat is duurzaamheidsrapportage?

Duurzaamheidsrapportage betekent dat je vastlegt wat je bedrijf doet op het gebied van duurzaamheid. Het gaat niet alleen over milieu, maar ook over mensen en goed bestuur.

Vaak kom je hierbij de term ESG tegen. Dat staat voor:

• Environment: milieu, energie, afval en CO₂-uitstoot.
• Social: personeel, veiligheid, opleiding en maatschappelijke impact.
• Governance: hoe je bedrijf bestuurd wordt en hoe je omgaat met risico’s.

Voor grote bedrijven kan duurzaamheidsrapportage een uitgebreid verslag zijn. Voor een MKB-bedrijf begint het meestal veel kleiner. Denk aan gegevens zoals:

• hoeveel gas en elektriciteit je gebruikt;
• hoeveel zakelijke kilometers je maakt;
• welke duurzame investeringen je doet;
• hoeveel afval je hebt;
• bij welke leveranciers je inkoopt;
• hoe je zorgt voor veilige werkomstandigheden.

Je hoeft dus niet meteen een rapport van 80 pagina’s te maken. Vaak begint het met een paar cijfers die je toch al ergens hebt.

Is duurzaamheidsrapportage verplicht voor MKB-bedrijven?

Voor de meeste MKB-bedrijven is duurzaamheidsrapportage niet direct verplicht.

De CSRD, voluit Corporate Sustainability Reporting Directive, is een Europese richtlijn voor duurzaamheidsrapportage. De richtlijn is bedoeld voor grote bedrijven. Volgens KVK geldt de verplichte rapportage vanaf boekjaar 2027 voor bedrijven met meer dan 1.000 medewerkers en meer dan €450 miljoen netto-omzet. Ook Ondernemersplein geeft aan dat niet-beursgenoteerde middelgrote en kleine bedrijven zijn vrijgesteld van de CSRD, al kunnen zij indirect met vragen van CSRD-plichtige klanten of leveranciers te maken krijgen.

Dat is geruststellend nieuws voor veel MKB’ers. Je hoeft waarschijnlijk niet ineens een volledige CSRD-rapportage te maken.

Toch is er een belangrijke nuance. De vraag is niet alleen: ben ik wettelijk verplicht? De vraag is ook: wie kan erom vragen?

Waarom kun je er als MKB’er toch mee te maken krijgen?

Ook zonder directe rapportageplicht kun je duurzaamheidsvragen krijgen. Dat gebeurt vooral als je samenwerkt met grotere organisaties.

Stel: je levert producten aan een groot bedrijf dat onder de CSRD valt. Dat bedrijf moet rapporteren over de eigen impact, maar ook over de keten. Dan kan het vragen stellen over jouw bedrijf.

Bijvoorbeeld:

• Hoe wordt je product gemaakt?
• Waar komen je materialen vandaan?
• Hoeveel energie gebruik je?
• Hoe ga je om met afval?
• Welke maatregelen neem je om duurzamer te werken?
• Heb je beleid voor veiligheid of arbeidsomstandigheden?

Ook banken en investeerders kijken steeds vaker naar duurzaamheid. Niet alleen omdat het “groen” klinkt, maar omdat duurzaamheid iets zegt over risico’s. Een bedrijf dat veel energie gebruikt, sterk afhankelijk is van schaarse grondstoffen of weinig inzicht heeft in de keten, kan kwetsbaarder zijn.

Daarom is het slim om voorbereid te zijn. Niet vanuit paniek, maar vanuit grip.

Welke duurzaamheidsinformatie kan een klant of bank vragen?

De vragen verschillen per branche, klant en situatie. Toch zijn er een paar onderwerpen die vaak terugkomen.

Denk aan:

• energieverbruik: gas, elektriciteit en energiekosten;
• vervoer: brandstofkosten, zakelijke kilometers of elektrisch rijden;
• afval: afvalstromen, recycling en hergebruik;
• inkoop: leveranciers, materialen en herkomst;
• investeringen: zonnepanelen, isolatie, zuinige machines of elektrische voertuigen;
• personeel: veiligheid, verzuim, opleiding en arbeidsvoorwaarden;
• beleid: certificaten, gedragscode of duurzaamheidsdoelen.

Veel van deze informatie staat al ergens in je bedrijf. Alleen staat het vaak verspreid. Energiefacturen staan in je inbox. Brandstofkosten staan in je boekhouding. Contracten staan in een map. Personeelsinformatie staat weer ergens anders.

Daarom is overzicht belangrijk. Hoe beter je administratie is ingericht, hoe makkelijker je vragen kunt beantwoorden en fouten in je boekhouding voorkomt.

Moet je dan zelf een duurzaamheidsrapport maken?

Niet altijd.

Soms vraagt een klant alleen om een korte vragenlijst. Soms gaat het om één specifiek cijfer, zoals je energieverbruik of CO₂-uitstoot. Soms wil een bank vooral weten of je duurzaamheidsrisico’s in beeld hebt.

Een volledig rapport is dus niet altijd nodig. Een klant heeft meestal meer aan drie betrouwbare cijfers dan aan een mooi verhaal zonder onderbouwing.

Wil je vrijwillig meer structuur aanbrengen? Dan kun je kijken naar de VSME. Dat staat voor Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs. RVO omschrijft de VSME als een vrijwillige Europese standaard voor MKB-bedrijven die niet onder de CSRD vallen. De standaard helpt om duurzaamheidsinformatie gestructureerd vast te leggen, zonder de complexiteit van de CSRD en ESRS.

Volgens RVO bestaat de VSME uit een basismodule en een uitgebreide module. De basismodule gaat onder meer over algemene bedrijfsinformatie, duurzaamheidsbeleid, energieverbruik, uitstoot, afval, werknemers en gezondheid en veiligheid.

Dat klinkt misschien nog steeds als veel. Maar het voordeel is dat je niet zelf hoeft te bedenken waar je moet beginnen.

Hoe begin je zonder onnodig veel werk?

Begin niet met een groot rapport. Begin met de vraag: waarom heb ik deze informatie nodig?

Is het voor een klant? Voor financiering? Voor een aanbesteding? Of wil je zelf meer inzicht krijgen?

Daarna kun je klein starten.

1. Kies 3 tot 5 onderwerpen Begin met onderwerpen die logisch zijn voor jouw bedrijf. Voor een bouwbedrijf zijn materialen en afval belangrijk. Voor een dienstverlener zijn energie, vervoer en personeel vaak relevanter.
2. Gebruik gegevens die je al hebt Kijk naar facturen, contracten, je boekhouding, bankmutaties en rittenregistratie. Je hoeft niet alles opnieuw te verzamelen.
3. Leg vast waar het cijfer vandaan komt Noteer de bron. Bijvoorbeeld: energiefactuur, inkoopfactuur, tankpasoverzicht of boekhoudrapportage.
4. Maak het herhaalbaar Kies een vast moment. Bijvoorbeeld elk kwartaal. Zo voorkom je dat je alles achteraf moet terugzoeken.
5. Bespreek het met je boekhouder Je boekhouder weet vaak welke gegevens al uit je administratie komen en welke informatie je apart moet bijhouden.

Twijfel je hoeveel je zelf moet doen en wat je beter kunt uitbesteden? Lees dan ook meer over boekhouding zelf doen of uitbesteden.

Welke rol speelt je boekhouding hierbij?

Je boekhouding maakt geen duurzaamheidsbeleid voor je. Maar je administratie is wel vaak de plek waar de onderbouwing begint.

Denk aan:

• energiekosten;
• brandstofkosten;
• investeringen in machines of voertuigen;
• inkoopfacturen;
• leveranciers;
• onderhoudskosten;
• subsidies of duurzame investeringen.

Als je administratie verspreid staat over Excel, losse mappen en e-mails, kost rapporteren veel tijd. Je moet zoeken, controleren en gegevens opnieuw combineren.

Met online boekhouden vind je sneller terug welke kosten je maakte, wanneer je investeerde en welke facturen erbij horen. Dat helpt niet alleen bij duurzaamheidsvragen, maar ook bij je gewone financiële overzicht.

Merk je dat Excel je groei of overzicht begint te remmen? Lees dan ook meer over boekhoudsoftware voor je mkb-bedrijf.

Veelgemaakte fouten bij duurzaamheidsrapportage in het MKB

Duurzaamheidsrapportage hoeft niet ingewikkeld te beginnen. Toch gaan ondernemers vaak op dezelfde punten de mist in.

1. Te groot beginnen

Je hoeft niet alles tegelijk te meten. Begin met de gegevens die het meest relevant zijn.

2. Alleen doelen opschrijven

“Wij willen duurzamer werken” klinkt goed, maar zegt weinig. Maak het concreet. Wat meet je? Wat wil je verbeteren?

3. Cijfers niet kunnen onderbouwen

Een schatting kan soms prima zijn, maar je moet wel kunnen uitleggen waar die vandaan komt.

4. Alles in losse bestanden bewaren

Als bewijsstukken overal staan, wordt rapporteren onnodig veel werk.

5. Niemand verantwoordelijk maken

Spreek af wie de gegevens verzamelt en hoe vaak dat gebeurt.

6. Denken dat het alleen om milieu gaat

Duurzaamheid gaat ook over personeel, veiligheid, bestuur en risico’s.

Praktische checklist: dit kun je deze week doen

Wil je voorbereid zijn zonder meteen een heel traject op te starten? Gebruik dan deze checklist.

☑️Check of klanten, banken of aanbestedingen duurzaamheidsinformatie vragen.

☑️ Kies maximaal 5 gegevens die relevant zijn voor jouw bedrijf.

☑️ Zoek uit waar deze gegevens nu staan.

☑️ Bewaar facturen en bewijsstukken op een vaste plek.

☑️ Maak één overzicht per kwartaal.

☑️ Bespreek met je boekhouder welke cijfers al uit je administratie komen.

☑️ Kijk of de VSME past als je vrijwillig gestructureerd wilt rapporteren.

☑️ Controleer jaarlijks of er nieuwe verplichtingen of klantvragen zijn.

Conclusie: begin klein, maar begin wel

Voor de meeste MKB-bedrijven is duurzaamheidsrapportage voorlopig niet direct verplicht. Door de aangepaste CSRD-regels vallen vooral grote bedrijven onder de rapportageplicht.

Toch kun je als MKB’er wel vragen krijgen. Bijvoorbeeld van grote klanten, banken of ketenpartners. Dan helpt het als je je gegevens op orde hebt.

Je hoeft niet meteen een uitgebreid rapport te maken. Begin met informatie die je al hebt: energie, vervoer, inkoop, afval en investeringen. Leg vast waar cijfers vandaan komen en maak het herhaalbaar.

Zo voorkom je stress als iemand om duurzaamheidsinformatie vraagt. En je krijgt zelf meer inzicht in je bedrijf.

Wil je sneller grip op kosten, facturen en investeringen? Met eAccounting houd je je administratie overzichtelijk, zodat je cijfers makkelijker terugvindt wanneer je ze nodig hebt.