Wat betekent de verplichte e-facturatie in België voor jouw administratie?

In het kort

• Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor B2B-transacties in België.
• Een pdf-factuur per mail is niet meer voldoende — dit is geen toekomstplan, maar geldend recht.
• Boetes lopen op van €50-500 per foutieve factuur tot €1.500-5.000 bij structureel niet naleven.
• Heb je Belgische klanten, leveranciers of een vestiging in België? Dan geldt dit ook voor jouw facturatie.
• eAccounting is Peppol-ready, dus je basis staat al klaar voor facturen van en naar België.

Kort antwoord: als je zaken doet met België, geldt de Peppol-verplichting voor jou — los van het tempo waarin Nederland zelf naar verplichte e-facturatie toewerkt. Check daarom of je facturatiesoftware e-facturen via Peppol kan versturen en ontvangen.

Voor Nederlandse mkb'ers die met België zaken doen, is dit meer dan een interessant weetje. Het raakt je facturatieproces direct, en zonder de juiste voorbereiding loop je risico op vertraging of een boete.

Wat houdt de Belgische verplichting precies in?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische bedrijven onderling gestructureerde e-facturen uitwisselen bij B2B-transacties. Dat gebeurt via Peppol: een beveiligd netwerk waarmee facturen in een vast, machineleesbaar formaat (UBL) worden verstuurd en ontvangen.

Een pdf-factuur die je per mail verstuurt, telt niet meer als geldige e-factuur. Het gaat om een bestand met vaste, gestructureerde gegevensvelden die systemen automatisch kunnen verwerken — geen document dat vooral bedoeld is om te lezen.

Geldt dit ook voor mij als Nederlands bedrijf?

Ja, als je zaken doet met Belgische partijen. De verplichting raakt onder meer:

• Nederlandse bedrijven die factureren aan Belgische zakelijke klanten.
• Nederlandse bedrijven die facturen ontvangen van Belgische leveranciers.
• Bedrijven met een vestiging of dochteronderneming in België.

Het maakt niet uit dat jouw hoofdvestiging in Nederland staat en dat e-facturatie hier nog niet verplicht is. Zodra de tegenpartij een Belgisch bedrijf is dat onder de verplichting valt, moet de factuur aan de Belgische eisen voldoen.

Wat kost het als je het niet op orde hebt?

De boetes lopen op:

• €50 tot €500 per foutieve of niet-conforme factuur.
• €1.500 tot €5.000 bij structureel niet naleven van de verplichting.

Naast het boeterisico speelt er nog iets: zonder een conforme e-factuur kan de btw-aftrek voor de ontvanger in gevaar komen. Een Belgische klant die geen geldige Peppol-factuur ontvangt, kan daardoor zelf in de problemen komen — en dat is meestal geen goede reden om een relatie voort te zetten.

Waarom is dit makkelijk over het hoofd te zien?

Veel Nederlandse ondernemers denken bij e-facturatie vooral aan de eigen, nog lopende ontwikkelingen rond verplichte e-facturatie in Nederland. Dat gaat over de Nederlandse binnenlandse markt. Zodra je grensoverschrijdend met België handelt, geldt gewoon de Belgische wet voor die facturen — ongeacht wat er in Nederland wordt besloten.

Wat moet je nu concreet doen?

Je hoeft niet meteen je hele facturatieproces om te gooien. Een paar gerichte stappen zijn genoeg om dit op orde te krijgen.

Stap 1: breng je Belgische facturenstroom in kaart

Welke klanten of leveranciers in België factureer je, en van wie ontvang je facturen? Dat bepaalt hoe urgent dit voor jou is.

Stap 2: check of je software Peppol ondersteunt

Controleer of je boekhoud- of facturatiesoftware e-facturen via Peppol kan versturen en ontvangen. Gebruik je eAccounting? Dan is dat al geregeld: eAccounting is Peppol-ready. Wil je weten wat je verder nodig hebt in je pakket? Lees dan ook: Boekhoudsoftware voor mkb: wat heb je echt nodig?

Stap 3: informeer je Belgische contacten

Laat weten dat je facturatie Peppol-proof is, of vraag na hoe je Belgische klant of leverancier dit heeft ingericht. Dat voorkomt verwarring over welk format er verwacht wordt.

Stap 4: houd Belgische en Nederlandse regels uit elkaar

Ga er niet vanuit dat één toekomstig Nederlands besluit ook je facturatie met België regelt. Voor grensoverschrijdend verkeer met België geldt de Belgische regel, los van het Nederlandse traject.

Is dit een reden om meteen van software te wisselen?

Niet per se. Het is vooral een reden om te checken of je huidige software het al kan. Ben je toch aan het vergelijken van boekhoudpakketten, dan is Peppol-ondersteuning een concreet selectiepunt — juist omdat andere landen zoals Duitsland ook stappen richting verplichte e-facturatie zetten. Lees meer over waar je op moet letten in: De beste boekhoudsoftware kiezen: 8 tips voor ondernemers

Veelgestelde vragen over e-facturatie in België

Is e-facturatie in België al verplicht, of komt dat nog?

Het is al verplicht. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische bedrijven B2B-facturen als gestructureerde e-factuur via Peppol uitwisselen.

Geldt dit ook voor mijn Nederlandse bedrijf?

Ja, als je factureert aan of ontvangt van een Belgisch bedrijf dat onder de verplichting valt. De verplichting is niet afhankelijk van waar jouw eigen bedrijf gevestigd is.

Is een pdf-factuur per mail nog toegestaan naar België?

Nee, voor B2B-facturen die onder de Belgische verplichting vallen, volstaat een pdf niet meer. Er is een gestructureerde e-factuur via Peppol nodig.

Wat kost het als ik dit niet op orde heb?

Boetes lopen op van €50 tot €500 per foutieve factuur tot €1.500-5.000 bij structureel niet naleven.

Is eAccounting geschikt voor facturatie naar België?

Ja. eAccounting is Peppol-ready, waardoor je facturatie klaar is voor uitwisseling met Belgische klanten en leveranciers.

Moet ik wachten op een Nederlands besluit over e-facturatie?

Nee. Dat traject gaat over de Nederlandse binnenlandse markt. Voor grensoverschrijdend verkeer met België geldt de Belgische wet, los van het Nederlandse tempo.

Conclusie: check je Belgische facturatie nu, niet pas bij een boete

Peppol is verplicht voor B2B-facturatie in België. Voor Nederlandse mkb'ers met Belgische klanten of leveranciers is dit geen toekomstmuziek, maar een kwestie waar je gewoon aan moet voldoen.

Controleer of je facturatiesoftware Peppol ondersteunt, informeer je Belgische contacten en zorg dat je klaar bent — vóór een boete of een geweigerde factuur je erop wijst dat het niet in orde was.