Veel kantoren zien hun processen als redelijk efficiënt. Toch zitten er in vrijwel elke werkdag kleine handelingen die ongemerkt tijd kosten. Een correctie in een boeking, een document opnieuw opvragen of een klant even herinneren aan ontbrekende informatie. Het zijn taken van een paar minuten. Op zichzelf niet bijzonder. Maar wat gebeurt er als je deze kleine momenten optelt over een heel jaar?
Een eenvoudige berekening laat zien hoeveel impact dat kan hebben:
Stel dat een medewerker gemiddeld 2 minuten kwijt is aan een kleine handmatige handeling. Bijvoorbeeld een correctie doorvoeren of een document opvragen.
Als dat 15 keer per dag gebeurt, dan kost dat:
- 30 minuten per dag
- ongeveer 2,5 uur per week
- ongeveer 110 uur per jaar (bij 220 werkdagen)
Bij een gemiddeld tarief voor administratieve werkzaamheden van €70 tot €100 per uur betekent dat:
- €7.700 tot €11.000 per medewerker per jaar
En dat gaat nog maar over één type handeling. In de accountancy hebben we het vaak over efficiënter werken. Over automatiseren, digitaliseren en slimmer samenwerken met klanten. Maar de vraag die zelden wordt gesteld is deze: hoeveel tijd verliezen we eigenlijk aan kleine handmatige handelingen die we normaal zijn gaan vinden?
Wat zijn micro-inefficiënties?
Micro-inefficiënties zijn handelingen die individueel zo klein zijn dat niemand ze als probleem ervaart. Ze kosten een minuut, soms twee. Ze horen bij het werk, of zo voelt het tenminste.
Ze ontstaan om uiteenlopende redenen: softwaresystemen die niet goed op elkaar aansluiten, klanten die gegevens aanleveren via kanalen die niet in het dossier worden bijgehouden, of processen die ooit logisch waren maar nooit zijn aangepast aan nieuwe werkwijzen.
Het probleem is niet dat deze handelingen bestaan. In elk kantoor zijn ze er. Het probleem is dat niemand doorberekend wat de (financiële) impact is. Een partner die op maandag even drie herinneringen verstuurt, een medewerker die woensdag een correctie doorvoert omdat een import niet klopte, een assistent die vrijdag een klant belt voor een document dat eigenlijk al aangeleverd had moeten zijn: samen vormen ze tientallen uren per maand aan werk dat geen declarabele waarde oplevert.
De drie grootste tijdlekken binnen accountantskantoren
1. Handmatige handelingen die "maar twee minuten" kosten
Data-entry, mutaties die handmatig geboekt worden, correcties na een foutieve import, documenten die handmatig worden opgevraagd en opgeslagen: het zijn stuk voor stuk taken die voorkomen hadden kunnen worden. Niet altijd, maar wel vaker dan je denkt. De reden dat ze blijven bestaan is simpel: omdat ze per keer zo klein zijn, wordt de cumulatieve tijdsinvestering nooit zichtbaar.
2. Wisselen tussen systemen en tabbladen
Veel medewerkers werken tegelijk met hun e-mailclient, boekhoudpakket, een of meerdere Excel-bestanden, een klantportaal en soms ook nog een chattool. Elke keer dat de aandacht van het ene naar het andere systeem gaat, kost dat niet alleen de overstaptijd maar ook mentale omschakeling.
Uit onderzoek van de Universiteit van Californië blijkt dat mensen na een onderbreking gemiddeld meer dan twintig minuten nodig hebben om hun volledige concentratie terug te vinden. Voor complexere taken, zoals het beoordelen van een jaarrekening of het opstellen van een fiscaal advies, is dat verlies significant. Voor repeterend administratief werk is het minder zichtbaar, maar telt het net zo hard op in kosten voor de werkgever.
3. Versnipperde communicatie
Afspraken via mail, aanvullende vragen via WhatsApp, terugkoppeling via telefoon en tussendoor nog een notitie in het dossier: in veel kantoren staat informatie over een klant verspreid over meerdere systemen en kanalen.
Het gevolg is voorspelbaar: collega's missen context als ze een dossier overnemen, taken verdwijnen buiten de zichtlijn van het systeem en klantgesprekken beginnen soms met het zoeken naar wat er ook alweer afgesproken was. Tijd die je twee keer kwijt bent. Een keer bij het uitvoeren van de handeling en een keer bij het terugvinden van de informatie.
Wat kosten deze kleine handelingen per jaar?
Laat de rekening voor zich spreken. Neem als uitgangspunt een gemiddeld kantoor met vijf medewerkers die elk administratieve taken uitvoeren.
Uitgangspunten:
- 2 minuten per terugkerende handeling
- 15 handelingen per dag per medewerker
- 220 werkdagen per jaar
- Uurtarief administratief werk: €85
Per medewerker:
- 15 × 2 minuten = 30 minuten per dag
- 30 minuten × 220 dagen = 110 uur per jaar
- 110 uur × €85 = €9.350 per medewerker
Bij 5 medewerkers:
- Totaal: €46.750 per jaar
- Omgerekend naar FTE (op basis van 1.760 productieve uren): ruim 0,3 FTE
Een derde medewerker. Dat is wat er opgaat aan handelingen die in principe voorkomen of sterk teruggedrongen kunnen worden. Een investering in betere software, een slimmere koppeling of een geautomatiseerd klantcommunicatieproces kost misschien €5.000 tot €15.000 per jaar. Maar dat valt in het niet bij wat er nu structureel wegvalt aan kostbare tijd.
Wanneer is handmatig werken wél logisch
Automatiseren om het automatiseren is geen strategie. Er zijn taken waar menselijk oordeel onvervangbaar is, en die moeten dat ook blijven. Een accountant die een jaarrekening beoordeelt, een onverwachte afwijking signaleert of met een ondernemer bespreekt wat een bepaalde cijfertrend betekent: dat is werk dat niet gestandaardiseerd moet worden.
Hetzelfde geldt voor adviesgesprekken, beoordeling van uitzonderingssituaties en alles wat vakinhoudelijke interpretatie vraagt. Het onderscheid is helder: automatisering is bedoeld voor repeterend, regelgestuurd werk. Handelingen waarbij het resultaat altijd hetzelfde zou moeten zijn als de invoer klopt. Dát zou dé reden moeten zijn om te automatiseren. Zodra interpretatie, oordeel of klantrelatie in het spel is, is de medewerker precies op zijn plek. Wie de routinetaken weg automatiseert, geeft zijn mensen meer ruimte voor het werk dat er werkelijk toe doet.
Een korte zelfscan voor jouw kantoor
Voordat je conclusies trekt over software of investeringen, loont het om eerst eerlijk te kijken naar de eigen situatie. Vier vragen die de meeste kantoren niet scherp op het netvlies hebben:
1. Hoeveel repeterende handelingen doe je per dag?
Tel ze eens. Niet als schatting, maar concreet. Hoeveel keer herhaal jij of een collega dezelfde soort handeling op een gemiddelde werkdag?
2. Hoeveel communicatie verloopt buiten je systeem?
Mail, WhatsApp, telefoontjes die niet worden vastgelegd: hoeveel klantinformatie staat ergens anders dan in het dossier?
3. Hoeveel uur per jaar gaat er op aan correcties?
Correcties zijn symptomen. Ze ontstaan doordat iets eerder in het proces niet goed is gegaan. Hoeveel tijd gaat er bij jou in het kantoor op aan corrigeren in plaats van verwerken?
4. Hoe vaak wordt werk dubbel gedaan?
Twee mensen die niet weten dat de ander al iets heeft opgepakt. Een klant die twee keer gebeld wordt voor hetzelfde document. Het gebeurt vaker dan men zou willen toegeven.
Wie deze vragen serieus beantwoordt, heeft in de meeste gevallen al genoeg informatie om te weten waar de grootste winst te behalen is.
Efficiënter werken begint niet alleen bij software
Wanneer kantoren nadenken over efficiëntie, komt het gesprek al snel uit bij software. Maar technologie alleen lost het probleem meestal niet op. Efficiënter werken gaat ook over:
- hoe processen zijn ingericht
- hoe je samenwerkt met klanten
- waar informatie wordt vastgelegd
- hoe taken binnen het kantoor worden georganiseerd
Pas wanneer die onderdelen goed op elkaar aansluiten, kan technologie echt tijd besparen. Een goed voorbeeld daarvan is het verhaal van ZJ Advies. Daar wordt niet alleen gekeken naar tools, maar ook naar de manier waarop het kantoor samenwerkt met klanten en processen inricht.
Wie de dagelijkse praktijk op het kantoor wil verbeteren, begint bij de vraag: waar lopen we structureel vast? De antwoorden liggen zelden bij de software zelf.
