Het controleren van de boekhouding kan een tijdrovende aangelegenheid zijn. Niet alleen wanneer een klant nog met ordners vol papieren facturen aankomt – dat gebeurt helaas nog weleens – maar vooral wanneer mutaties niet overeenkomen met de administratie. Deze manier van handmatig controleren kost veel tijd. Zeker als alles aan het eind van het boekjaar binnenkomt. En dat meerdere keren voor meerdere administraties. In dit blog lees je hoe je met de Online Samenstel-assistent meer grip houdt op deze processen en eenvoudig digitaal overzicht creëert over de administraties van je klanten.
Naadloze integratie met al je administraties
De Online Samenstel-assistent, ook wel de OSA, is een rapportage- en controle tool in Visma eAccounting. De tool is direct geïntegreerd met de administraties in eAccounting. Alle informatie uit de administraties wordt automatisch iedere nacht bijgewerkt, zodat jij ’s ochtends helemaal up-to-date bent. Als je de Online Samenstel-assistent opent, start je op het dashboard. Deze kan je zelf inrichten en hier zie je in één oogopslag hoe het ervoor staat met al je klantadministraties. Van daaruit kan je aan de slag. Je controleert eenvoudig of alle mutaties zijn verwerkt, of alle bonnen en facturen zijn geboekt en of de administratie volledig is. Je kan over je volledige klantenportefeuille filteren op ontbrekende documenten of openstaande werkzaamheden. Zo weet je precies waar de werkdruk ligt over al je klanten heen en welke dossiers nog aandacht nodig hebben.
Samenwerken aan de samenstelmomenten
Met veel dossiers over verschillende klanten kan schakelen lastig zijn, vooral als je met meerdere collega’s aan verschillende administraties werkt. Zijn de laatste bankmutaties al verwerkt? Heeft een collega dit misschien al aangekaart? De Online Samenstel-assistent houdt alles bij en zo kan je precies zien waar je staat in het proces en wat nog gedaan moet worden om je samenstelmoment af te ronden. Je kan notities maken van bepaalde bevindingen en deze delen met collega’s, rekeningen afvinken, en via het platform berichten sturen aan de klant als er nog taken openstaan. Met deze hulpmiddelen voorkom je veel check- en navraag-werk en kun je direct door met wat nog wel openstaat.
Een digitale workflow van controle tot jaarrekening
Handmatig gegevens invoeren kost een hoop tijd, wat alleen maar kan oplopen als er nog zaken verbeterd en aangepast moeten worden. Met een digitale workflow is dat verleden tijd en daarmee ook de kleine foutjes die daarmee gepaard gaan. Gegevens worden automatisch opgehaald uit de administraties in eAccounting, mutaties worden direct gecontroleerd en met de herkenning van foto’s van facturen en bonnetjes kunnen de relevante gegevens automatisch worden ingevoerd. Weg met die papierdoos! Alle facturen worden direct digitaal in het dossier opgeslagen. \
Al je rapportages worden uniform gepresenteerd en je kan zelf kiezen welke rapportonderdelen je wilt zien ter vergelijking met voorgaande periodes. De kroon op je werk is het afsluiten van de boekhouding met een jaarrekening. En ook dat kan met de Online Samenstel-assistent. Gegevens van klanten worden automatisch ingevuld vanuit de administratie en met behulp van sjablonen kun je direct een rapport genereren, waardoor je altijd een uniforme jaarrekening hebt.
Voorkom piekmomenten en geef advies gebaseerd op recente informatie
Verkijk je echter niet op de afsluiting. Veel administraties worden door tijdgebrek pas aan het eind van het boekjaar afgerond. Met tussentijdse controles kan je zelf de controle in handen houden. Als je gedurende het hele jaar inzicht blijft houden, kan je piekmomenten voorkomen en kan je de klant eerder bijsturen naar betere resultaten. De Online Samenstel-assistent helpt je met het overzicht.
Per administratie kan je zelf een samenstelmoment instellen. Of dit nu per maand, per kwartaal, of per jaar is, alle gegevens worden duidelijk gepresenteerd en kan je snel controleren op juistheid en volledigheid. En is na afronding van een samenstelmoment nog een wijziging doorgevoerd? Nagekomen mutaties worden direct zichtbaar gemaakt. Op basis van je gekozen samenstelmoment maak je dan snel een rapport aan. Je klant zal je er dankbaar voor zijn als je op basis van recente inzichten advies kan bieden of eventuele problemen direct kunt oplossen.
Klaar om samenstellen opnieuw uit te vinden?
Wil je meer weten over Visma eAccounting Accountancy en voor een lage prijs de administraties van al je klanten efficiënt op orde brengen, van boekhouding tot jaarrekening? Met de Online Samenstel-assistent stel je direct vanuit de administratie een volledige jaarrekening op - zonder te veel omwegen en handmatig werk.
Wil je zien hoe de Online Samenstel-assistent jou kan helpen met het bewaken van het overzicht over al je administraties? Neem dan contact met ons op voor een virtuele rondleiding of een adviesgesprek.
