Als accountantskantoor wil je groeien, efficiënter werken en meer klanten helpen zonder je team te overbelasten. Automatisering lijkt het magische antwoord, maar wie goed kijkt, weet: échte automatisering begint bij standaardisering. En precies daar komt het Referentie Grootboekschema (RGS) om de hoek kijken. Wat is RGS? Waarom speelt het nu zo’n belangrijke rol in de sector? En hoe kun je het slim inzetten in combinatie met eAccounting? Je leest het in deze blog.

Inhoudsopgave

1. Waarom is RGS ooit ontwikkeld?
2. Wat is het Referentie Grootboekschema (RGS)?
3. De relatie tussen RGS en automatisering
4. eAccounting: RGS vanaf de bron geregeld
5. E-facturatie, Peppol en de rol van RGS
6. Wat merkt de ondernemer ervan?

1. Waarom is RGS ooit ontwikkeld?

Nederland kent geen standaard rekeningschema. Ieder kantoor, en soms zelfs elke klant, werkt met een eigen structuur van grootboekrekeningen. Dat maakt het lastig om gegevens geautomatiseerd te hergebruiken voor rapportages, belastingaangiftes of dashboards.

RGS is ontwikkeld om dat op te lossen. Sinds 2012 is het doel helder: creëer een uniforme ‘vertaling’ tussen de eigen grootboekstructuur en standaard rapportages. Dat maakt gegevensuitwisseling eenvoudiger, voorkomt dubbel werk en verhoogt de betrouwbaarheid van financiële rapportages.

Het idee kwam voort uit samenwerking tussen partijen als de Belastingdienst, Kamer van Koophandel en het CBS, en richt zich specifiek op de ondersteuning van het MKB via accountants- en administratiekantoren.

2. Wat is het Referentie Grootboekschema (RGS)?

RGS is een standaard die grootboekrekeningen koppelt aan referentiecodes. Waar traditionele rekeningschema’s met cijfers werken, gebruikt RGS hiërarchische codes met betekenisvolle structuur.

De code begint altijd met een ‘B’ (voor balans) of ‘W’ (voor winst-en-verliesrekening) en bestaat uit maximaal vijf niveaus:

1. Balans of resultaat
2. Hoofdrubriek
3. Rubriek
4. Grootboekrekening
5. (Optioneel) Mutatie

RGS maakt het mogelijk om alle rekeningen binnen een administratie eenduidig te mappen. Zo kunnen softwaretoepassingen (zoals rapportages of dashboards) de boekhouddata beter begrijpen ongeacht het interne rekeningschema van de klant.

3. De relatie tussen RGS en automatisering

Automatisering zonder standaardisatie is als bouwen op drijfzand. RGS legt het fundament waarop je betrouwbare, geautomatiseerde processen kunt bouwen. Dankzij RGS kunnen gegevens uit de boekhouding automatisch worden gekoppeld aan:

• Rapportages in SBR-formaat
• Dashboards met realtime KPI’s
• Jaarrekeningen en fiscale aangiften
• Ketenintegratie via Peppol en e-facturatie

Dat betekent: minder handmatig werk, minder fouten, en veel snellere verwerkingstijd. Als kantoor houd je meer tijd over voor advies en groei. 

4. eAccounting: RGS vanaf de bron geregeld

Waar veel systemen RGS als een ‘mappinglaag’ achteraf toevoegen, gaat eAccounting een stap verder. In de software is RGS op niveau 4 direct gekoppeld aan het rekeningschema.

Het voordeel? In de hele keten hoeft niet opnieuw te worden gemapt. De RGS-code reist mee met elke mutatie en elk saldo van boeking tot rapportage. Binnen de OSA (Online Samenstel Assistent) kunnen de cijfers vervolgens direct worden gepresenteerd in een rapport of kolommenbalans. Dat bespaart tijd én voorkomt fouten. Standaardisering zit bij eAccounting dus letterlijk ingebouwd.

5. E-facturatie, Peppol en de rol van RGS

E-facturatie en de uitrol van Peppol winnen snel terrein. Steeds meer overheden en bedrijven eisen dat facturen elektronisch worden uitgewisseld via gestructureerde standaarden.

RGS speelt hierin een belangrijke rol: doordat het de boekingsdata standaardiseert, kunnen factuurgegevens direct worden gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen. Geen handmatige interpretatie meer nodig.

Als accountant kun je je voorbereiden door RGS te integreren in de bron: de boekhouding. eAccounting ondersteunt dit volledig. Zo ben je klaar voor de toekomst van digitale factuurverwerking en gegevensuitwisseling.

6. Wat merkt de ondernemer ervan?

Voor de ondernemer is RGS geen extra knop of proces. Sterker nog: hij merkt er weinig van totdat het tijd is voor inzicht. Doordat de boekhouding op een slimme manier is gestandaardiseerd, krijgt de ondernemer:

• Snellere en betrouwbaardere rapportages
• Betere dashboards en KPI-visualisaties
• Minder fouten in communicatie en aangiften

RGS verhoogt dus de kwaliteit van je dienstverlening, zonder dat je klant hoeft te weten wat er achter de schermen gebeurt. En dat is precies zoals het hoort. 

Klaar om te standaardiseren én automatiseren?

Standaardiseren voelt soms als extra werk, maar het is juist de slimste stap die je nu kunt zetten. Het zorgt voor rust in je processen, maakt je dienstverlening schaalbaar en legt de basis voor verdere automatisering.

Met eAccounting heb je een oplossing in handen die RGS volledig ondersteunt vanaf de bron. Geen losse koppelingen, geen omwegen. Gewoon: direct goed geregeld.