E-facturatie voor administratiekantoren: wat is het en wat verandert er?

Een e-factuur is een factuur als gestructureerd bestand dat de software van de ontvanger direct inleest, zonder overtypen of scannen. Op 11 september 2026 maakte het kabinet een plan bekend. Het wil e-facturatie tussen bedrijven verplichten per 1 juli 2030. Digitale rapportage aan de Belastingdienst volgt per 1 juli 2031. Kleine bedrijven in de KOR zijn vrijgesteld. Het is nog een plan: het wetsvoorstel moet nog naar de Tweede Kamer. Voor jouw kantoor betekent dit: tussen bedrijven is nu nog niets verplicht, maar het is wel een eis om mee te nemen als je software kiest. Hieronder wat het is, wat er verandert en wat je alvast kunt doen.

De informatie over het kabinetsplan komt uit het nieuwsbericht van de Rijksoverheid van 11 september 2026. Het conceptwetsvoorstel gaat dit najaar in internetconsultatie. Het kabinet wil het voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. Alles kan dus nog veranderen.

In het kort

• Een e-factuur is geen pdf, maar een gestructureerd bestand dat de software van de ontvanger direct kan inlezen.
• Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven verplicht stellen per 1 juli 2030, en digitale rapportage aan de Belastingdienst per 1 juli 2031. Bedrijven in de KOR (omzet tot €20.000) zijn vrijgesteld. Het wetsvoorstel moet nog naar de Tweede Kamer.
• De aanleiding is de Europese richtlijn "Btw in het digitale tijdperk" (ViDA).
• Aan de Rijksoverheid wordt al veel via Peppol gefactureerd. Of Peppol ook het verplichte netwerk voor bedrijven wordt, is nog niet besloten.
• Voor facturen tussen bedrijven hoef je nu nog niets te doen, behalve bij een softwarekeuze checken of het pakket e-facturen kan versturen en ontvangen.

Wat is een e-factuur precies?

Een pdf die je mailt, is geen e-factuur. Het is een plaatje van een factuur. De ontvanger moet de gegevens overtypen of laten herkennen door software. Daarbij kunnen fouten ontstaan.

Een e-factuur is een bestand in een vaste structuur, waarin elk gegeven een eigen plek heeft: factuurnummer, datum, bedragen, btw, bankrekening. De software van de ontvanger leest het bestand direct in. Geen overtypen, geen herkenfouten, en de factuur staat meteen geboekt in de administratie.

Zo een bestand verstuur je niet per mail, maar via een beveiligd netwerk waarop beide partijen zijn aangesloten. Peppol is zo'n netwerk. Volgens RVO is het de internationale standaard voor e-facturatie. Je sluit erop aan via je boekhoudsoftware, een serviceprovider of een portaal.

Welk netwerk straks verplicht wordt, heeft het kabinet nog niet besloten. Het adviesbureau EY adviseerde om Peppol voor te schrijven. Het kabinet onderzoekt de keuze nog.

Wat wil het kabinet?

Volgens de Europese richtlijn "Btw in het digitale tijdperk" (ViDA) rapporteren ondernemers grensoverschrijdende zakelijke transacties vanaf juli 2030 digitaal en per transactie. Daarvoor zijn e-facturen nodig. Lidstaten mogen dit ook voor binnenlandse transacties invoeren. Het kabinet wil dat doen.

Binnen Nederland wil het kabinet e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht stellen voor transacties tussen bedrijven. Digitale rapportage volgt een jaar later, per 1 juli 2031. Bedrijven in de kleineondernemersregeling (KOR), met een omzet tot €20.000 per jaar, zijn vrijgesteld. Die uitzondering blijft ook na juli 2030 gelden.

Het kabinet noemt veilige verwerking van gegevens een harde randvoorwaarde. Medewerkers van de Belastingdienst mogen alleen bij gegevens die ze nodig hebben voor hun taak ("need to know"). Het kabinet wil de gegevens beperkt bewaren, met een bewaartermijn van tien jaar. Volgens de Kamerbrief van 11 september wil het voor binnenlandse e-facturen alleen de Europese norm EN 16931 toestaan.

Aan de Rijksoverheid wordt al veel elektronisch gefactureerd. In 2025 ontving het Rijk bijna 2 miljoen e-facturen van leveranciers, 86% van het totaal. Dat loopt vooral via Peppol (bron: Digitale Overheid). Voor sommige zakelijke transacties met de Rijksoverheid is e-factureren via Peppol al verplicht.

Wat betekent dit voor je klanten?

Gaat het plan door, dan moet elke klant die aan andere bedrijven factureert, dat vanaf 1 juli 2030 als e-factuur doen. Dat geldt voor de bouwvakker net zo goed als voor de webshop, tenzij ze onder de KOR vallen.

Ondersteunt de boekhoudsoftware e-facturatie, dan maakt de klant zijn factuur zoals altijd en verstuurt de software hem als e-factuur. Ontvangen e-facturen staan klaar in de administratie. Voor klanten die nu al bonnen via een app aanleveren en facturen in de software maken, verandert er waarschijnlijk weinig. Voor klanten die nog met Word en mail werken, is het een stap.

Wat betekent dit voor je kantoor?

Drie dingen. Ten eerste: minder handwerk. Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen, hoef je niet meer te scannen of herkennen. Dat helpt bij de lekken die we beschreven in Te weinig uren, te veel klanten: waar verliest je kantoor tijd?

Ten tweede: je klanten kunnen het aan jou vragen, ook ruim voor 2030. Zorg dat je het in twee zinnen kunt uitleggen.

Ten derde: het kan een eis aan software worden. Kies je de komende jaren een nieuw pakket, check dan of het e-facturen kan versturen en ontvangen. Dat geldt voor jouw kantoor en voor al je klanten. Vraag ook of het pakket de norm EN 16931 ondersteunt en via welk netwerk het verstuurt. Zet het op je lijst in de Checklist softwareselectie voor administratiekantoren.

Bij eAccounting gaat e-facturatie via Visma AutoInvoice en het Peppol-netwerk. Je activeert het onder Apps in de instellingen. Versturen kan vanaf het klantpakket Factureren. Meer staat op eaccounting.nl/e-facturatie.

Wat kun je nu al doen?

Voor facturen tussen bedrijven is nog niets verplicht. Het plan is 2030. Maar drie dingen zijn nu al zinvol. Kijk welke klanten aan de Rijksoverheid factureren, want daar is e-facturatie voor sommige transacties al verplicht. Zet klanten die nog in Word factureren over naar factureren in de software, zodat de stap in 2030 klein is. Dat past bij het EAST-model van het Behavioural Insights Team (2014): maak de stap makkelijk. En zorg dat je het onderwerp in je eigen nieuwsbrief aan klanten een keer uitlegt, vóór ze het elders lezen.

Veelgestelde vragen

Is een pdf per mail een e-factuur?

Nee. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat software direct inleest. Een pdf moet nog worden overgetypt of herkend.

Moeten zzp'ers ook aan e-facturatie?

Als het plan doorgaat, ja: zzp'ers die aan andere bedrijven factureren en niet onder de KOR vallen. Het plan gaat over transacties tussen bedrijven. Facturen aan particulieren noemt het kabinet niet.

Wat is Peppol?

Een internationale standaard en netwerk waarmee bedrijven en overheden e-facturen en andere zakelijke berichten uitwisselen (bron: RVO). Je sluit erop aan via je boekhoudsoftware, een serviceprovider of een portaal.

Kan eAccounting al e-facturen versturen?

Ja, via Visma AutoInvoice en het Peppol-netwerk. Versturen kan vanaf het klantpakket Factureren. Heeft een klant geen e-facturatie, of is het een particulier? Dan verstuurt eAccounting de factuur als pdf per e-mail of als papieren factuur. Wat het kost, staat op eaccounting.nl/e-facturatie.
Let op: als je een particulier via e-invoice factureert, zonder Peppol-id of mailadres, zijn de kosten erg hoog.