Administratiekantoor Swart is een kleinschalig, maar drukbezet kantoor met veel klanten. Patty Swart doet tegenwoordig alles zelf. Dankzij de ondersteuning van Visma eAccounting houdt ze niet alleen grip op de cijfers, maar ook tijd over voor wat zij het belangrijkst vindt: persoonlijke aandacht voor haar klanten. Zo maakt ze het zichzelf én haar klanten zo gemakkelijk mogelijk.
Administratiekantoor Swart is een kantoor waarbij persoonlijk klantcontact hoog in het vaandel staat. “Naast je administratieve taak is het belangrijk om te weten hoe het met de ondernemer zelf gaat. Persoonlijke omstandigheden hebben veel invloed op de gehele bedrijfsvoering. Op sommige momenten, bijvoorbeeld bij ziekte, weet je dat de ondernemer op een andere manier ondersteuning nodig heeft. De aandacht gaat naar een ander onderdeel van het leven, maar ze hebben wel inkomen nodig en het bedrijf moet verder kunnen als alles beter is. Daarnaast staan mensen in verschillende fasen van hun onderneming. Ik heb jongere mensen die met de meest fantastische ideeën binnenkomen en het is heel leuk om ze te helpen dat op te starten. Andere ondernemers staan juist klaar voor hun pensioen. Dat maakt het voor ons heel leuk en divers,” vertelt Patty.
“Administratie en advies zijn niet meer los van elkaar te zien.” - Patty Swart
Mosterd na de maaltijd
“Administratie en advies zijn niet meer los van elkaar te zien,” benadrukt Patty. “Klanten zijn zelf ook continu bezig met hun cijfers en belasting en dan ga je al meteen over naar advies. Moet een klant gaan investeren? Of een pensioenplan opstarten? Tijdens het invoeren van de cijfers ben ik al constant aan het kijken hoe ik de klant vooruit kan helpen met zijn onderneming. En daar heb ik de cijfers voor nodig.”
Voordat de administratie gedigitaliseerd werd, was advies vaak mosterd na de maaltijd. Na een kwartaal, of zelfs na een jaar, kreeg je de administratie aangeleverd en had je geen invloed meer op de cijfers of de onderneming. “In april kreeg ik een doos met bonnetjes over het eerste kwartaal en op het moment dat ik dat verwerkt had was het alweer mei. Voor ik dan advies kon geven was het eerste halfjaar voorbij. Advies kan nu direct.”
Zo makkelijk mogelijk
Patty heeft in Visma eAccounting de software gevonden waar ze snel en efficiënt mee kan werken. Alle cijfers zijn direct en overzichtelijk beschikbaar voor snel advies. “Ik heb destijds voor eAccounting gekozen omdat ik merkte dat het een aantal processen van mij in samenwerking met mijn klanten makkelijker en sneller kon maken. Zo kunnen mijn klanten met de eAccounting-app bonnetjes fotograferen en direct in de administratie zetten. Al mijn dossiers zijn daardoor ook veel makkelijker in de cloud bij te houden. Dat geeft mij de gelegenheid om veel eenvoudiger tussen klanten te schakelen en kan ik administratief een heleboel dingen een stuk sneller afronden. Als ik met de ene klant bezig ben en een ander heeft plots zijn cijfers nodig en ik moet snel schakelen, dan kan dat.”
Geen losse papieren en mapjes meer, alles in één dossier
Patty werkt ook met de Online Samenstel-assistent (OSA) in eAccounting en dat bevalt goed. “Ik kan hiermee eenvoudig administratie’s controleren en dossiers bijhouden. Met de OSA kan ik heel goed een dossier opbouwen van alle afspraken die over de jaren zijn gemaakt met een klant, maar ook hoe berekeningen en afschrijvingen zijn samengesteld. Als ik dan een jaar later een nieuw samenstelmoment opstart is het fijn om alle afspraken en info direct terug te kunnen lezen. Dan hoef ik niet in losse papieren of in mapjes op mijn computer te zoeken welke afspraken ik heb gemaakt. Dat scheelt weer tijd en die tijd kan ik weer gebruiken voor mijn klanten.”
Patty is heel duidelijk in wat ze wil en verwacht. Met veel klanten is tijdwinst een must en met eAccounting heeft ze alles in één omgeving. “Ik wil geen verstrooide boekhouding met allemaal verschillende software, maar alles centraal op één plek. Ik wil het mezelf zo makkelijk mogelijk maken en niet steeds schakelen van het ene naar het andere boekhoudprogramma.”
''Een tevreden klant krijg je door de dienstverlening die je geeft, maar ook door de software waarmee je werkt.''
Samenwerken met tevreden klanten
“Ik merk bij mijn klanten ook dat ze blij zijn dat ze met eAccounting werken. Het is een heel gebruiksvriendelijk programma waar ze zelf goed mee uit de voeten kunnen. De samenwerking met mijn klanten is daardoor optimaal. Nieuwe klanten kan ik snel laten zien hoe ze inkoopfacturen via de eAccounting app doorsturen en hoe zij zelf eenvoudig verkoopfacturen kunnen maken. “Een tevreden klant krijg je door de dienstverlening die je geeft, maar ook door de software waarmee je werkt,” besluit Patty.
Wil jij ook sneller schakelen, meer overzicht én tevreden klanten?
Plan gratis een virtuele rondleiding. Jij kiest zelf een tijd die jou het beste uitkomt. Efficiënter werken begint hier.
