Wanneer heb je als mkb’er een Pro-boekhoudpakket nodig?

In het kort:

• Pro is pas logisch als je meer nodig hebt dan facturen, automatische bankmutaties en btw-aangifte.
• Werk je met klantprojecten, zoals een websitebouwer of adviesbureau? Dan wil je inkomsten en kosten per opdracht kunnen volgen.
• Budgetten helpen om vooraf grenzen te stellen en achteraf bij te sturen.
• Kosten over meerdere maanden verdelen geeft een eerlijker beeld van je winst.
• Heb je geen projecten, budgetten of periodeverdeling nodig? Dan is Standaard vaak genoeg.

Een Pro-boekhoudpakket klinkt al snel als de beste keuze. Het heeft meer functies, meer mogelijkheden en meer inzicht. Maar meer is niet altijd beter.

Als je administratie nog eenvoudig is, kan Pro te uitgebreid zijn. Je betaalt dan voor functies die je nog niet gebruikt. Dat is zonde.

Pro wordt pas interessant als je administratie niet alleen sneller moet, maar ook slimmer. Je wilt dan niet alleen facturen maken en betalingen verwerken. Je wilt ook beter sturen op projecten, budgetten en kosten per periode.

Waarom Pro niet automatisch de beste keuze is

Veel ondernemers denken: als ik wil groeien, moet ik meteen het meest uitgebreide pakket kiezen. Dat hoeft niet.

Een pakket moet passen bij je administratie zoals die nu is. En bij de vragen die je echt hebt.

Vraag je jezelf vooral af:

• Zijn mijn facturen betaald?
• Klopt mijn btw-aangifte?
• Staan mijn bankmutaties goed in mijn administratie?

Dan is Standaard vaak genoeg.

Vraag je jezelf ook af:

• Is dit project winstgevend?
• Blijf ik binnen mijn budget?
• Horen deze kosten wel bij deze maand?
• Welke opdracht levert echt iets op?

Dan wordt Pro interessanter.

Wanneer projecten belangrijk worden

Pro past goed bij ondernemers die met projecten werken. Denk aan grotere opdrachten, trajecten of klussen waarbij inkomsten en kosten bij elkaar horen. Denk bijvoorbeeld aan een evenementenbedrijf, bouwbedrijf, installatiebedrijf, marketingbureau, adviesbureau of websitebouwer.

Zonder projectinzicht zie je misschien wel dat je omzet maakt. Maar je ziet niet altijd welk project winstgevend is. Dat kan gevaarlijk zijn. Een project kan druk voelen en veel omzet opleveren, maar toch weinig winst geven door extra uren, inkoop of onverwachte kosten.

Met projectinzicht wil je bijvoorbeeld zien:

• welke kosten bij een project horen;
• welke opbrengsten bij dat project horen;
• of je binnen de planning en begroting blijft;
• welke projecten veel opleveren;
• welke projecten minder rendabel zijn.

Dat helpt je betere keuzes maken. Niet alleen achteraf, maar ook tijdens het project.

Bijvoorbeeld: een websitebouwer werkt aan drie klantprojecten tegelijk. Voor elk project zijn er inkomsten, uren, inkoopkosten en soms externe hulp. Dan wil je niet alleen weten hoeveel omzet je totaal maakt, maar ook welke website-opdracht winstgevend is. Projecten helpen om kosten en opbrengsten per opdracht bij elkaar te houden.

Een vergelijkbaar voorbeeld zie je bij evenementenondernemer Niels van NCR Events. In de blog Projectadministratie voor evenementen: zo ziet Niels wat elk event oplevert draait het ook om grip per opdracht. Niet alleen: hoeveel omzet maakt het bedrijf? Maar vooral: wat levert elk event op als je kosten, inkoop en opbrengsten bij elkaar zet?

Wanneer budgetten waarde toevoegen

Budgetten zijn handig als je vooraf grenzen wilt stellen. Je bepaalt bijvoorbeeld hoeveel je aan een project, periode of activiteit wilt uitgeven.

Dat klinkt misschien groot. Maar ook voor een klein mkb-bedrijf kan dit nuttig zijn. Zeker als bedragen groter worden.

Stel: je reserveert een bedrag voor marketing, materiaal of externe hulp. Dan wil je later kunnen zien of je binnen dat bedrag bent gebleven. Niet pas aan het einde van het jaar, maar op tijd genoeg om bij te sturen.

Budgetten helpen je om:

• vooraf duidelijke keuzes te maken;
• kosten beter te bewaken;
• afwijkingen sneller te zien;
• niet alleen op gevoel te sturen.

Een budget is dus geen administratieve luxe. Het is vooral een manier om grip te houden.

Wat is transitorisch boeken?

Transitorisch boeken klinkt ingewikkeld, maar het idee is simpel.

Soms betaal je kosten in één keer, terwijl ze eigenlijk bij meerdere maanden horen. Denk aan een jaarabonnement, huur, verzekering of projectkosten. Als je die kosten volledig in één maand boekt, lijkt die maand duurder dan die echt is. Andere maanden lijken juist goedkoper.

Met transitorisch boeken verdeel je kosten of opbrengsten over de periode waar ze bij horen.

Een voorbeeld: je betaalt in januari een jaarabonnement van €1.200. Zonder verdeling lijkt januari €1.200 duurder. Met verdeling reken je €100 kosten per maand. Zo krijg je een eerlijker beeld van je winst per maand.

Dat is vooral handig als je wilt sturen op maandresultaten. Je ziet dan beter hoe je bedrijf er echt voor staat. Je administratie moet bovendien controleerbaar blijven. De Belastingdienst legt uit welke gegevens je als ondernemer moet bijhouden en bewaren op de pagina Administratie bijhouden. Ook KVK geeft een praktisch overzicht van administratie en boekhouden voor ondernemers.

Wanneer heb je meer grip nodig?

Pro is vooral logisch als je administratie vragen oproept die je met alleen facturen en bankmutaties niet goed beantwoordt.

Bijvoorbeeld:

• Je werkt met projecten of grotere opdrachten.
• Je wilt per project inkomsten en kosten volgen.
• Je wilt budgetten instellen en bewaken.
• Je hebt kosten die over meerdere maanden verdeeld moeten worden.
• Je wilt een eerlijker beeld van winst per maand.
• Je wilt verder kijken dan “klopt mijn administratie?”

Dat laatste is belangrijk. Standaard helpt vooral om je administratie goed en efficiënt te verwerken. Pro helpt je om meer te sturen.

Wanneer is Pro te uitgebreid?

Pro is niet nodig als je administratie simpel blijft.

Je hebt Pro waarschijnlijk nog niet nodig als:

• je weinig facturen stuurt;
• je vaste en overzichtelijke kosten hebt;
• je niet met projecten werkt;
• je geen budgetten hoeft te bewaken;
• je kosten niet over meerdere maanden hoeft te verdelen;
• je vooral facturen, betalingen en btw-aangifte wilt regelen.

In dat geval kan Standaard voldoende zijn. Je hebt dan automatisering en overzicht, zonder extra functies die je niet gebruikt.

Het verschil tussen Factureren, Standaard en Pro

Zie de pakketten als drie niveaus van behoefte.

Factureren past als je vooral professioneel wilt factureren. Je administratie is klein en handmatig controleren is geen probleem.

Standaard past als je minder handwerk wilt. Denk aan bankmutaties automatisch verwerken, btw-aangifte makkelijker doen en minder Excel gebruiken.

Pro past als je meer wilt sturen. Denk aan projecten, budgetten en kosten die je over meerdere maanden wilt verdelen. Bekijk ook de pagina eAccounting Pro voor de actuele uitleg van het pakket en de pagina prijzen om functies en pakketten naast elkaar te zetten.

De vraag is dus niet welk pakket de meeste functies heeft. De vraag is welk pakket past bij de beslissingen die jij wilt nemen.

Praktisch besliskader

Kies Pro als je op minimaal twee van deze vragen “ja” zegt:

• Werk je met projecten of grotere opdrachten?
• Wil je weten welke projecten winstgevend zijn?
• Wil je budgetten vooraf instellen?
• Wil je kosten per periode eerlijker verdelen?
• Wil je beter sturen op winst per maand?
• Wordt je administratie te complex voor alleen facturen en bankmutaties?

Zeg je vooral “nee”? Dan is Pro waarschijnlijk nog niet nodig.

Conclusie: kies Pro pas als je administratie erom vraagt

Pro is waardevol als je meer grip nodig hebt. Niet omdat het het grootste pakket is, maar omdat je administratie complexer wordt.

Werk je met projecten, budgetten of kosten over meerdere maanden? Dan helpt Pro je om beter te sturen. Je ziet niet alleen of je administratie klopt, maar ook waar je geld verdient en waar je moet bijsturen.

Heb je die extra inzichten nog niet nodig? Dan is Standaard vaak genoeg. En als je vooral facturen wilt maken, kan Factureren zelfs al voldoende zijn.

Kies dus niet automatisch het meest uitgebreide pakket. Kies het pakket dat past bij je administratie en je beslissingen.

Wil je snel weten welk pakket past bij jouw administratie? Vul de keuzetool in en krijg binnen 2 minuten advies.

Wil je het liever zelf ervaren? Probeer eAccounting gratis.