Je hebt al boekhoudsoftware. Wat levert overstappen naar eAccounting dan écht op?

In het kort

• Overstappen naar eAccounting levert vooral iets op als je huidige oplossing te veel controlewerk geeft.
• Werk je al soepel met een pakket dat goed past? Dan is overstappen niet automatisch de moeite waard.
• eAccounting helpt vooral als jij en je boekhouder makkelijker willen samenwerken, zonder dat jij de hele boekhouding zelf hoeft te doen.
• Start je net? Dan voorkom je gedoe door meteen een oplossing te kiezen die met je bedrijf meegroeit.
• Heb je complexe voorraad, projecten of maatwerkprocessen? Dan past een andere oplossing soms beter.

De meeste ondernemers beginnen niet bij nul. Je hebt misschien al een boekhoudpakket. Of je gebruikt een facturatietool. Misschien doet je boekhouder veel voor je. Of je bent net gestart en zoekt vooral iets dat snel werkt.

Dan is de vraag logisch: waarom zou je overstappen naar eAccounting?

Boekhoudsoftware belooft vaak veel. Minder werk. Meer overzicht. Minder fouten. Sneller facturen sturen. Makkelijker btw-aangifte doen. Dat klinkt goed, maar als ondernemer wil je weten wat je daar morgen echt van merkt.

Daarom krijg je in dit artikel geen verkooppraatje. Je leest wanneer eAccounting echt verschil maakt, wanneer het weinig toevoegt en wanneer je beter niet overstapt.

Wanneer levert eAccounting wél iets op?

eAccounting wordt interessant als je huidige oplossing wel werkt, maar steeds vaker schuurt.

Je administratie loopt dan niet helemaal vast, maar kost wel meer aandacht dan je wilt. Je moet bijvoorbeeld betalingen handmatig nalopen. Je weet niet altijd welke facturen nog openstaan. Of je btw-aangifte kost elk kwartaal opnieuw uitzoekwerk.

Herkenbare signalen zijn:

• Je controleert vaker betalingen dan je wilt.
• Je hebt geen goed overzicht van openstaande facturen.
• Je werkt op meerdere plekken: bank, mailbox, boekhouder en boekhoudpakket.
• Je boekhouder moet vaak achter ontbrekende informatie aan.
• Je weet niet snel genoeg wat er betaald is en wat nog openstaat.
• Je huidige pakket voelt goedkoop, maar kost veel tijd.
• Je administratie groeit, maar je werkwijze groeit niet mee.

In die situaties levert eAccounting vooral waarde op doordat je minder losse stappen nodig hebt. Je facturen, betalingen, bankmutaties en btw-aangifte zitten dichter bij elkaar. Daardoor hoef je minder te zoeken, minder over te nemen en minder dubbel te controleren.

De belangrijkste winst zit dus niet in één magische functie. De winst zit in minder terugkerend controlewerk.

Wat verandert er dan concreet?

Een goed boekhoudpakket moet vooral rust geven in je dagelijkse administratie. Niet alleen aan het eind van het kwartaal.

Met eAccounting kun je bijvoorbeeld sneller zien welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan. Dat helpt als je regelmatig klanten moet herinneren aan een betaling. Je hoeft dan minder vaak je bankomgeving naast je administratie te leggen.

Ook bankmutaties kunnen overzicht geven. Een bankkoppeling haalt je bankmutaties automatisch op in je boekhouding. Je hoeft bedragen, datums en omschrijvingen dan niet steeds handmatig over te nemen. Dat scheelt tijd, maar verkleint ook de kans op typefouten.

Voor de btw-aangifte helpt het dat je meer vanuit één administratie werkt. Je hoeft minder losse lijstjes te maken en minder gegevens bij elkaar te zoeken. Je moet nog steeds controleren, maar je controleert vanuit een duidelijker overzicht. De Belastingdienst noemt administratiesoftware ook als één van de manieren om btw-aangifte te doen naast Mijn Belastingdienst Zakelijk of aangifte via een fiscaal dienstverlener.

Veel ondernemers besteden hun boekhouding uit. Dat betekent niet dat boekhoudsoftware voor jou niets toevoegt. Juist dan is de samenwerking belangrijk. Twijfel je tussen zelf doen, uitbesteden of een combinatie? Lees dan ook: Boekhouding zelf doen of uitbesteden als mkb’er?

Met eAccounting kun je zelf de onderdelen doen die dicht bij je dagelijkse werk liggen, zoals facturen sturen, bonnetjes aanleveren en betalingen volgen. Je boekhouder kan meekijken, controleren en de boekhouding verder verwerken. Zo hoef jij niet alles zelf te doen, maar blijf je wel beter op de hoogte.

Dat helpt vooral als je boekhouder nu vaak achter informatie aan moet. Denk aan ontbrekende facturen, bonnetjes, uitleg bij betalingen of vragen over openstaande posten. Als die informatie sneller op één plek staat, wordt samenwerken makkelijker.

Wanneer levert eAccounting weinig of niets op?

eAccounting is niet automatisch beter voor iedere mkb’er. Soms levert overstappen weinig op.

Dat is bijvoorbeeld zo als je huidige oplossing goed werkt. Als je weinig tijd kwijt bent aan je administratie, weinig fouten maakt en genoeg overzicht hebt, dan is overstappen misschien vooral gedoe.

eAccounting levert waarschijnlijk weinig op als:

• je huidige pakket goed past;
• je maar een paar facturen per maand stuurt;
• je weinig kosten, bonnen of bankmutaties hebt;
• je administratie voorlopig heel simpel blijft;
• je boekhouder bijna alles doet en jij ook geen behoefte hebt om facturen, betalingen of documenten zelf bij te houden;
• je geen behoefte hebt aan meer inzicht of automatisering;
• je vooral de laagste maandprijs zoekt;
• handmatig controleren voor jou geen probleem is.

In die situaties moet je eerlijk zijn. Als je administratie klein is en je huidige werkwijze kost weinig tijd, dan is overstappen niet per se nodig. Dan kan eAccounting meer zijn dan je op dit moment nodig hebt.

Wanneer voldoet eAccounting niet?

Ook belangrijk: eAccounting past niet bij iedere situatie.

Heb je heel specialistische processen? Dan heb je soms meer nodig dan een algemeen boekhoudpakket. Denk aan uitgebreide voorraadprocessen, complexe projectadministratie of veel maatwerk in je werkwijze.

eAccounting voldoet mogelijk minder goed als:

• je zeer specialistische branchefuncties nodig hebt;
• je uitgebreide voorraadadministratie verwacht;
• je zware projectadministratie of budgetbewaking nodig hebt;
• je veel maatwerkprocessen wilt automatiseren;
• je huidige pakket sterk gekoppeld is aan andere systemen;
• je boekhouder volledig werkt in een ander pakket en overstappen vooral extra werk oplevert.

Werk je bijvoorbeeld met veel voorraad? Dan is eAccounting alleen misschien niet genoeg. Een koppeling met voorraadsoftware zoals Brincr kan dan logischer zijn. Of je kiest voor een oplossing die sterker op voorraad is ingericht.

Dat maakt eAccounting geen slechte keuze. Het betekent alleen dat de software moet passen bij hoe je bedrijf werkt.

En als je net start?

Start je net met je bedrijf? Dan heb je een andere keuze.

Je kunt zo simpel mogelijk beginnen. Dat is prima als je weinig facturen stuurt, weinig kosten hebt en je administratie nog overzichtelijk is. Je hoeft dan niet meteen alles uitgebreid in te richten.

Maar simpel starten heeft ook een nadeel. Als je bedrijf groeit, moet je later misschien overstappen. En overstappen kost tijd. Je moet gegevens overzetten, wennen aan een nieuw systeem en opnieuw afspraken maken met je boekhouder.

Daarom kan eAccounting voor starters wél logisch zijn als je vanaf het begin professioneel wilt werken. Bijvoorbeeld als je verwacht snel meer klanten te krijgen, regelmatig facturen stuurt of met een boekhouder samenwerkt.

Kort gezegd:

• Stuur je af en toe een factuur en blijft je administratie klein? Dan heb je misschien nog geen uitgebreid pakket nodig, maar een pakket waarmee je kunt factureren en bonnen inscannen. De boekhouder doet dan de rest.
• Verwacht je groei, meer betalingen en meer kosten? Dan kan het slim zijn om meteen goed te beginnen.

Wanneer is overstappen de moeite waard?

Twijfel je of overstappen naar eAccounting zin heeft? Gebruik dan deze checklist.

Overstappen is waarschijnlijk de moeite waard als je op twee of meer punten “ja” zegt:

• Ik controleer betalingen vaker handmatig dan ik wil.
• Ik weet niet altijd welke facturen nog openstaan.
• Mijn btw-aangifte kost elk kwartaal gedoe.
• Ik werk naast mijn boekhoudpakket nog met losse lijstjes.
• Mijn boekhouder vraagt vaak om ontbrekende informatie.
• Ik wil zelf facturen, betalingen of documenten kunnen volgen, zonder de hele boekhouding zelf te doen.
• Ik mis overzicht in mijn cijfers.
• Mijn huidige pakket voelt niet meer passend bij mijn bedrijf.
• Ik wil minder zoeken, minder overnemen en minder dubbel controleren.

Zeg je op bijna alles “nee”? Dan is overstappen misschien niet nodig. Dan werkt je huidige oplossing waarschijnlijk goed genoeg.

Conclusie: niet overstappen omdat het kan, maar omdat het iets oplost

eAccounting is niet voor iedere mkb’er automatisch de beste keuze. Als je huidige oplossing goed werkt, je administratie simpel is en je weinig controlewerk hebt, dan levert overstappen misschien weinig op.

Maar merk je dat je boekhouding steeds meer tijd kost? Mis je overzicht? Of ben je afhankelijk van losse controles, lijstjes en navragen bij je boekhouder? Dan kan eAccounting juist wél verschil maken. Zeker als je de boekhouding uitbesteedt, maar zelf wel grip wilt houden op facturen, betalingen en documenten.

Niet omdat boekhoudsoftware alles vanzelf doet. Wel omdat je minder losse stappen nodig hebt om grip te houden op je administratie.

Wil je weten of eAccounting voor jouw bedrijf iets oplevert? Probeer eAccounting gratis en test vooral de onderdelen waar je nu tijd aan kwijt bent: facturen, betalingen, bankmutaties en btw-aangifte. Controleer daarnaast op de website van de Belastingdienst welke manieren er zijn om makkelijker te administreren en aangifte te doen.

Twijfel je of eAccounting past bij jouw situatie? Plan een demo en bekijk samen wat logisch is voor jouw administratie.