Werkt jouw klant in een ander boekhoudpakket dan jij? 6 redenen waarom dat niet slim is

Risico 1. Je verliest het overzicht over je administraties

Als je voor elke klant inlogt in hun eigen pakket, heb je nergens één centraal overzicht van je lopende werk. Welke aangiften staan er open? Wat zijn per klant de aandachtspunten? Welke deadlines lopen er? Om daar grip op te krijgen, moet je per klant apart inloggen en de status opzoeken. In een rustige periode kost dat al veel tijd, laat staan in een drukke periode, zoals rondom de btw-aangifte en de jaarafsluiting.

Risico 2. Je maakt fouten omdat je steeds moet wisselen van pakket

Elk pakket heeft zijn eigen logica, zijn eigen menustructuur en zijn eigen beperkingen. Waar je in het ene pakket een factuur op één manier boekt, werkt dat in het andere net even anders. Steeds schakelen tussen de boekhoudpakketten  van verschillende klanten vergroot daardoor de kans op vergissingen. Niet omdat jij onzorgvuldig bent, maar omdat je brein steeds opnieuw moet omschakelen naar een andere werkwijze. Een kleine fout in het verkeerde systeem kan daardoor grote gevolgen hebben voor een klant.

Risico 3. Je bent steeds meer tijd kwijt aan inloggen en omschakelen

Wachtwoorden, tweestapsverificatie, codes via mail en sms: de regels rondom inloggen worden steeds strenger. Dat is een goede zaak, want cybercrime is een groot probleem, maar als je per dag in vijf of meer boekhoudpakketten moet inloggen, gaat daar serieus veel tijd in zitten. Zeker als er weer eens een inlogbevestiging in je spambox belandt of je een wachtwoord vergeten bent.

Risico 4. Je resultaten hangen af van de werkwijze van je klant

De manier waarop jij werkt wordt mede bepaald door de werkwijze van je klant. Dat brengt jou in een kwetsbare positie, want je kan daardoor niet altijd je beste werk leveren. Dat geldt zeker als een klant in een pakket werkt waar jij weinig ervaring mee hebt - of erger nog: als de klant in Excel werkt en je overladen wordt met warrige spreadsheets en losse bonnetjes in de mail.

Risico 5. Samenwerken met je team wordt ingewikkelder

Werken jij en een collega voor dezelfde klant? Dan moet die collega ook toegang krijgen  tot het pakket van de klant. En dat geldt voor elke klant afzonderlijk. Hoe meer verschillende klantpakketten er in het spel zijn, hoe groter de kans op miscommunicatie, dubbel werk of hiaten in de overdracht. Dit levert bijvoorbeeld problemen op als iemand ziek is of onverwachts een dossier overneemt.

Risico 6. Veiligheid en toegangsbeheer kosten toenemende aandacht

Bij klantpakketten heb je als boekhouder weinig controle over de beveiligingsinstellingen. Je werkt in een omgeving die de klant beheert, met rechten die de klant toekent. Dat betekent dat verlopen accounts, onduidelijke toegangsrechten of zwakke wachtwoorden jouw werk raken. Juist als boekhouder die werkt met gevoelige financiële informatie, is dat een risico dat je serieus moet nemen. Ook voor je klant is dit een urgente kwestie, want het gaat om hun financiële gegevens.

Het alternatief: samenwerken met je klant in één pakket

De risico's hierboven hebben één gemeenschappelijke oorzaak: je werkt in de omgeving van je klant, in plaats van dat je klant in jouw omgeving werkt. In de praktijk maakt dat een wereld van verschil.

Door met je klanten in één pakket samen te werken, hoef je namelijk niet meer steeds in andere systemen in te loggen. Ook heb je meer overzicht, communiceer je sneller en makkelijker met je klant en besparen jullie beiden veel tijd.

Wat als je klant niet wil overstappen naar jouw boekhoudpakket?

Sommige klanten zijn gehecht aan het pakket dat ze al jaren gebruiken. Ze kennen het, vertrouwen het en willen de dingen houden zoals ze zijn. Die weerstand is gebaseerd op een klassiek misverstand: dat overstappen ingewikkeld is en een hoop gedoe oplevert. 

Jouw taak als boekhouder is om dat misverstand weg te nemen. Want in de praktijk valt de overstap reuze mee - zeker als jij de begeleiding op je neemt. En dat is precies waar je het verschil kunt maken als vertrouwde adviseur.

Zo overtuig je een klant ervan om toch over te stappen

• Benoem heel concreet de voordelen - geen eindeloze stroom mailtjes over en weer, geen bonnetjes die zoekraken in de spambox, altijd realtime inzicht in de financiën én korte lijntjes tussen jou en je klant, waardoor je tijd bespaart en transparanter samenwerkt.

• Benadruk dat overstappen zo geregeld is -  Veel klanten zien er tegenop omdat ze niet weten wat hen te wachten staat. Leg daarom uit wat de overstap in de praktijk inhoudt, welke stappen ervoor nodig zijn en hoelang het duurt. Dat schept verwachting en vertrouwen. Overstappen is vaak al in drie simpele stappen geregeld: gegevens importeren, beginbalans invoeren en openstaande posten overzetten.

• Bied aan om de overstap samen te doen - Ziet de klant er nog steeds tegenop? Bied dan aan om hen te begeleiden. Dat kost je initieel wat tijd, maar op de lange termijn bespaar je er allebei uren mee.

Samenwerken met je klant in één pakket? Boek een demo bij eAccounting

Met eAccounting werk je samen met je klanten in één overzichtelijk pakket. Geen gedoe meer met verschillende platforms of rommelige Excel-documenten, maar al je administraties en functionaliteiten op één plek in de cloud. Zo houd je eindelijk tijd over voor wat er écht toe doet: je klanten financieel succesvol maken.