Ben je zelfstandig ondernemer en heb je enkele tientallen boekhoudklanten in je portfolio? Dan kom je de btw-maand met een stevige dosis discipline nog wel door. Maar bij 100+ klanten is dit geen optie meer. Je verzandt dan in chaos en overwerk, wat ten koste gaat van je werkplezier en je relatie met je klanten. Toch ervaren veel kantoren van deze omvang elk kwartaal weer dezelfde piekdrukte, dezelfde achterstanden en dezelfde frictie tussen wat het kantoor nodig heeft en wat de klant hen aanlevert.
Er zijn echter ook kantoren die dit slimmer aanpakken. Niet alleen door vooruit te kijken en te automatiseren, maar ook door hun processen rondom de btw-aangifte slimmer en efficiënter in te richten - voor henzelf én voor hun klanten. Hieronder lees je hoe ze dat aanpakken.
In het kort
-
Bij 100+ klanten is de btw-maand alleen beheersbaar met een gestandaardiseerd proces.
-
Leg met elke klant een harde aanlevertermijn vast en houd je eraan.
-
Een maandelijkse scan van vijf minuten per klant voorkomt uren reconstrueren aan het einde van het kwartaal.
-
Plan het werk gespreid over de aangiftemaand, niet in de laatste week.
1. Ze adviseren nieuwe klanten proactief over welk abonnement bij hen past
Klanten kiezen zelf welk eAccounting-abonnement ze afnemen. Maar dat betekent niet dat jij daar niets over te zeggen hebt. Bij de onboarding van een nieuwe klant heb je daar zelfs grote invloed op: je kent het bedrijf, je weet hoe complex hun administratie is en je kunt op basis daarvan proactief adviseren welk abonnement het meest geschikt voor hen is.
Een zzp'er met uitsluitend binnenlandse omzet en tien facturen per maand heeft bijvoorbeeld aan een eenvoudig abonnement genoeg en kan zijn administratie prima zelf bijhouden. Maar voor een mkb-bedrijf met buitenlandse inkopen, personeel of gemengde prestaties gelden heel andere regels. Die heeft actieve begeleiding nodig vanuit jouw kantoor.
Dus krijg je een aanvraag van een nieuwe klant? Ga dan niet zomaar akkoord met het abonnement dat de klant kiest, maar kijk naar hun specifieke situatie en geef een eerlijk en goed onderbouwd advies over wat ze écht nodig hebben. Een klant met het verkeerde abonnement leidt tijdens de btw-maand namelijk tot meer handmatig werk, meer vragen en meer risico op fouten.
2. Ze helpen klanten om hun administratie ruim vóór de btw-deadline aan te leveren
Klanten die hun administratie te laat aanleveren, doen dat meestal omdat ze niet goed weten wat je van ze verwacht, in welk formaat en wanneer. Dat is geen onwil, het is onduidelijkheid (en oké, soms ook drukte en slordigheid). Werk daarom met een vaste checklist die je ruim voor de deadline naar je klanten opstuurt. Zo weten ze precies waar ze aan toe zijn en wat je van hen nodig hebt.
Hoe je die checklist opstelt, lees je in ons blogartikel over hoe je als boekhouder met een relaxed gevoel de btw-maand ingaat.
3. Ze voeren doorlopend controles uit, niet alleen aan het einde van het kwartaal
De meeste kantoren controleren een administratie pas in de maand dat de btw-aangifte eraan komt. Dat leidt ertoe dat fouten die in januari zijn gemaakt, pas in april worden ontdekt. Dan ben je dus niet aan het controleren, maar last-minute aan het reconstrueren.
Daarom kiezen slimme kantoren met +100 klanten voor een andere aanpak: ze scannen administraties doorlopend om fouten of tekortkomingen aan het licht te brengen. Zijn er nieuwe mutaties die er vreemd uitzien? Zijn er posten die om een beslissing vragen? Klopt de codering wel?
Per klant kost dat vaak maar zo’n vijf tot tien minuten. Verspreid over het kwartaal is dat dus een heel behapbare taak. En het voorkomt dat je tijdens de btw-maand overal brandjes moet blussen.
De Online Samenstel-Assistent (OSA) van eAccounting helpt je om dit proces slim in te richten. OSA geeft je namelijk op journaalpostniveau inzicht in alle mutaties binnen een administratie, ook als die in een ander boekhoudpakket is bijgehouden.
Je filtert binnen OSA eenvoudig op datum, bedrag, grootboek of omschrijving, legt notities vast bij losse posten en vraagt direct onderliggende documenten op. Je ziet, kortom, precies wat er in een administratie is gebeurd, zonder zelf te hoeven zoeken.
Eenvoudig touwtjes in handen houden tijdens de btw-maand? Vraag een gratis demo aan
Door je workflows rondom de btw-aangifte slim in te richten, voorkom je stress en chaos aan het eind van het kwartaal. In plaats daarvan check je je administraties elke maand, leveren je klanten dankzij jouw instructies op tijd hun gegevens aan én weet je van tevoren hoe je planning eruitziet.
Benieuwd hoe eAccounting jouw workflow verbetert, waardoor je grip houdt tijdens de btw-aangifte? Vraag een vrijblijvende virtuele demo aan en ervaar onze boekhoudbundel in de praktijk.
