Met een relaxed gevoel de btw-maand in? 4 tips voor jou én je boekhoudklanten

Tip 1: Maak een btw-checklist die je elk kwartaal opstuurt naar je klanten

Niet elke klant heeft dezelfde btw-verplichtingen. Een ondernemer die alleen diensten levert in Nederland, heeft bijvoorbeeld een andere checklist nodig dan een handelsbedrijf met buitenlandse inkoop waarbij de verlegging van btw een rol speelt.

Maak daarom per klanttype een checklist en stuur die elke aangifteperiode ruim van tevoren naar je klanten, bij voorkeur een week of twee à drie voor de deadline. Neem hierin de volgende zaken op:

• Welke documenten je verwacht (inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes, creditnota's)

• In welk formaat (PDF, rechtstreeks via het boekhoudpakket of via e-facturatie)

• Wat de uiterste deadline is om dit alles aan te leveren

Je klant weet hierdoor precies wat die moet aanleveren en wanneer. Dit scheelt belletjes en mailtjes over en weer en het voorkomt tevens dat klanten verkeerde of incomplete gegevens aanleveren.

Aanvullende tip: stuur een dag of drie van tevoren een extra reminder naar klanten die hun gegevens nog niet bij jou hebben aangeleverd. Ondernemers zijn nu eenmaal druk en hebben soms een extra zetje nodig.

Een voorbeeld van zo’n checklist vind je hieronder:

Btw-checklist voor [Klantnaam]

Wat je bij ons moet aanleveren:

• Facturen die je hebt verstuurd naar klanten

• Facturen die je hebt ontvangen van leveranciers

• Bonnetjes van zakelijke uitgaven (tankstation, lunch, kantoorspullen, etc.)

• Correctiefacturen - als jij of een leverancier een fout heeft gecorrigeerd op een eerdere factuur

• Bankafschriften - alleen als je bank nog niet is gekoppeld aan ons systeem (twijfel je? Vraag het even na)

Hoe je dat moet aanleveren:

In PDF-formaat per e-mail naar [e-mailadres] of rechtstreeks in [boekhoudpakket].

Let op: heb je dit kwartaal iets groots aangeschaft? Denk aan apparatuur, een machine of meubilair met een aanschafprijs boven de € 450 (excl. btw). Geef dit dan apart aan ons door via e-mail.

Heb je vragen? Bel of mail gerust!

Tip 2: Leg één keer goed uit wat je doet en waarom

Veel klanten weten niet wat de btw-aangifte precies inhoudt. Ze weten dat ze iets moeten betalen of terugkrijgen, maar het mechanisme erachter is hen onbekend. Dat is zonde, want als mensen iets niet kennen of begrijpen, vermijden ze het omdat het hen stress geeft of onzeker maakt.

Door je klanten één keer in Jip en Janneke-taal uit te leggen wat die btw-aangifte precies inhoudt en waarom dit zo belangrijk is, motiveer je klanten om hier proactief in te zijn. En dat werkt vaak ook. Dankzij jouw uitleg begrijpen ze namelijk het hoe en waarom en zijn ze gemotiveerd om zelf ook hun steentje bij te dragen.

We horen je denken: “Maar ik kan dat toch niet aan al mijn 100+ klanten gaan uitleggen?" Dat hoeft gelukkig ook niet! Er zijn namelijk meerdere wegen die naar Rome leiden, waaronder:

• Een workshop of webinar waarin je een groep klanten tegelijk uitnodigt om deel te nemen. Een groot voordeel is dat je dan ook onderling in gesprek kan gaan over de uitdagingen waar je klanten tegenaan lopen en over hoe jullie de onderlinge samenwerking nog verder kunnen verbeteren.

• Een video waarin je een eenvoudige uitleg geeft over de btw-aangifte en waarom dit zo belangrijk is. Je kunt deze video delen met je klanten via e-mail. Let er wel op dat de beeld- en geluidskwaliteit behoorlijk zijn. Dit voorkomt dat mensen vroegtijdig afhaken.

En heb je nieuwe klanten die zich bij je kantoor aansluiten? Dan kun je dit meteen meenemen in de onboarding. Een kort gesprek aan het begin van de samenwerking bespaart je elk kwartaal tijd en stress.

Tip 3: Blokkeer vooraf ruim voldoende tijd in je agenda

Veel boekhouders werken reactief: zodra klanten hun gegevens aanleveren, beginnen ze met verwerken. Dat leidt er echter toe dat jouw klant je agenda bepaalt - en dat pakt zelden goed uit.

Wil je chaos voorkomen en zelf de regie houden over je planning, blokkeer dan elk kwartaal tijd af voor de btw-aangifte en communiceer dit ook richting je klanten (inclusief de checklist!). Hierdoor weten zij precies wat je van hen verwacht en wanneer.

Geef in dat bericht ook duidelijk aan dat je na een bepaalde datum geen nieuwe stukken meer kunt verwerken voor die aangifteperiode. Klanten die weten dat er een harde deadline is, voelen zich geactiveerd hun gegevens tijdig aan te leveren.

Een voorbeeld van zo’n bericht aan je klant is als volgt:

Onderwerp: Actie vereist: BTW-aangifte Q[X] – deadline [datum]

Beste klant,

De btw-aangifte komt er weer aan en daar hebben we jouw hulp bij nodig. In de bijlage vind je een checklist van wat jij als klant bij ons moet aanleveren. Ook staat daarin wanneer we dit uiterlijk van je willen ontvangen: [datum].

Let op: dit is een harde deadline. Stukken die later binnenkomen, kunnen wij niet meer meenemen in deze aangifte. Je loopt dan het risico op een naheffing of zelfs een boete van de Belastingdienst.

Lukt het je niet om de gegevens vóór de deadline aan te leveren? Laat het me uiterlijk aanstaande vrijdag weten - dan zoeken we samen naar een oplossing.

Heb je vragen? Bel of mail gerust. We helpen je graag verder.

Op naar een succesvolle btw-aangifte!

Hartelijke groet
[Naam]

Tip 4: Gebruik de btw-aangifte als signaalmoment

De btw-aangifte is niet enkel een verplicht nummertje richting de Belastingdienst. Het is ook een moment waarop je de administratie van je klant onder een vergrootglas legt.

Je kunt hierdoor identificeren wat er goed en minder goed gaat. Denk bijvoorbeeld aan onverwachts hoge of lage omzetcijfers ten opzichte van hetzelfde kwartaal vorig jaar. Of aan ontbrekende inkoopfacturen of verkeerd geboekte posten.

Ondernemers die diensten aan bedrijven in andere EU-landen leveren, rekenen soms bijvoorbeeld per ongeluk btw op de factuur, terwijl dit verlegd moet worden naar de klant.

Een afwijking in de btw is vaak een vroeg signaal voor een fout elders in de administratie. Als je dat signaal oppikt tijdens de aangifte, voorkom je dat je klant later voor verrassingen staat en met suppleties te maken krijgt.

Tip: lees ook ons blog over hoe je meerdere uren per klant bespaart tijdens de jaarafsluiting.

Met een relaxed gevoel de btw-maand in ? Met eAccounting sta jij weer stevig aan het roer

De btw-aangifte wordt makkelijker als je het proces aan de voorkant goed inricht: duidelijke verwachtingen scheppen, je klant helpen met het aanleveren van de juiste gegevens, en een vaste structuur in je eigen agenda.

Met de boekhoudbundel van eAccounting wordt dat eenvoudiger dan ooit. Je beheert je administraties van bonnetje tot jaarrekening, en werkt eenvoudig samen met je klant in één pakket. Zo houd je grip op de groei van je kantoor, zelfs tijdens de drukke btw-maand.