Hoe voorkom je als ondernemer dat er geld weglekt door verborgen kosten?

In het kort:

• Kleine terugkerende kosten vallen nauwelijks op, maar kunnen samen flink oplopen.
• Vergelijk je kosten niet alleen met vorige maand, maar ook met dezelfde periode vorig jaar.
• Kijk vooral naar kosten die harder stijgen dan je omzet. Daar zit vaak de eerste aanwijzing.
• Controleer abonnementen, leveranciers, bankkosten en andere vaste uitgaven minimaal één keer per jaar.
• Een rustige zomerperiode is een goed moment om je kosten op te schonen en met een scherper beeld aan het najaar te beginnen.

Een paar tientjes hier, een abonnement daar. Los van elkaar lijken het geen bedragen om wakker van te liggen. Toch kunnen juist die kleine, terugkerende uitgaven ongemerkt een flinke hap uit je winst nemen.

In de dagelijkse drukte heb je waarschijnlijk weinig zin om iedere kostenpost kritisch te bekijken. Zolang er genoeg geld binnenkomt, voelt de noodzaak misschien ook niet zo groot. De zomer kan daarom een mooi moment zijn om eens verder te kijken dan je banksaldo. Niet om urenlang in je boekhouding te duiken, maar om één simpele vraag te beantwoorden: waar geven we geld aan uit zonder dat het ons nog genoeg oplevert?

Verborgen kosten zijn vaak helemaal niet verborgen

Bij verborgen kosten denken we misschien aan kosten die ergens diep in de administratie verstopt zitten. Meestal is het minder spannend. De kosten staan gewoon in je boekhouding, maar vallen niet meer op.

Denk aan software die ooit nodig was, maar nauwelijks meer wordt gebruikt. Een extra telefoonabonnement voor een medewerker. Opslagruimte in de cloud waarvan je maar een klein deel gebruikt. Of een leverancier die zijn prijzen meerdere keren heeft verhoogd. Werk je nog veel met losse bestanden? Dan kan het helpen om te herkennen wanneer Excel je groei begint te remmen.

Eén bedrag van 25 euro per maand maakt weinig indruk. Maar vijf overbodige uitgaven van gemiddeld 25 euro kosten samen 1.500 euro per jaar. Daarom kijken we liever niet alleen naar grote facturen. Juist terugkerende kleine bedragen verdienen aandacht.

Kijk niet naar bedragen, maar naar veranderingen

Een lijst met kosten vertelt je wat je hebt uitgegeven. Interessanter wordt het wanneer je gaat vergelijken. Daarvoor heb je geen ingewikkelde rapportage nodig, maar wel cijfers die actueel genoeg zijn om beslissingen op te baseren. De KVK legt ook uit welke onderdelen in een goede administratie voor ondernemers thuishoren.

Neem bijvoorbeeld Loes. Zij heeft een klein marketingbureau en werkt met twee medewerkers. Haar omzet is het afgelopen jaar met ongeveer 5 procent gestegen. Als ze haar kosten vergelijkt met vorig jaar, ziet ze dat haar softwarekosten met 22 procent zijn toegenomen.

Dat verschil is een signaal. Misschien is die stijging logisch omdat haar bedrijf andere software nodig heeft. Maar misschien betaalt ze inmiddels voor meerdere programma’s die hetzelfde kunnen.

Dat is de kracht van kijken naar trends. Een kostenpost van 4.000 euro zegt op zichzelf weinig. Was dat vorig jaar 2.500 euro terwijl je omzet nauwelijks veranderde? Dan heb je iets om uit te zoeken.

Welke kosten verdienen als eerste je aandacht?

Je hoeft echt niet iedere bon opnieuw te beoordelen. Begin met kosten die regelmatig terugkomen. Denk aan software en abonnementen, verzekeringen, telefoon en internet, marketing, bankkosten, leasecontracten en externe diensten. Is er bepaalde software die niet meer nodig is doordat je steeds meer kunt met AI? Vraag je je af welke functies je administratie echt nodig heeft, lees dan ook: Boekhoudsoftware voor mkb: wat heb je echt nodig?

Bekijk daarna welke categorieën het afgelopen jaar het sterkst zijn gestegen. Stel jezelf per opvallende post drie vragen: waarom zijn deze kosten gestegen, levert deze uitgave ons nog genoeg op en kunnen we hetzelfde resultaat goedkoper bereiken?

Let ook op kosten die per medewerker of per transactie worden berekend. Als je bedrijf groeit, kunnen zulke bedragen ongemerkt steeds zwaarder gaan wegen.

Pas op voor de automatische verlenging

Sommige kosten blijven bestaan omdat niemand meer weet waarom ze ooit zijn gemaakt. Vooral abonnementen zijn daar gevoelig voor.

Misschien gebruikte je team vorig jaar een planningstool voor een tijdelijk project. Het project is afgerond, maar de maandelijkse afschrijving loopt door. Of je betaalt nog voor vijf gebruikers terwijl er maar drie mensen met het programma werken.

Maak daarom eens een overzicht van alle terugkerende betalingen. Noteer wat je betaalt, hoe vaak je betaalt en waarvoor je de dienst gebruikt. Kun je die laatste vraag niet goed beantwoorden? Dan heb je meteen een kandidaat voor je opschoonlijst.

Besparen is niet hetzelfde als overal op beknibbelen

Kosten besparen betekent niet dat je overal de goedkoopste optie moet kiezen. Een goede leverancier, betrouwbare software of deskundige ondersteuning kan iedere euro waard zijn. Het gaat erom dat je bewust weet waarvoor je betaalt.

Het is dus wijs om één keer per jaar een kostencheck te plannen. Vergelijk je belangrijkste kostencategorieën met vorig jaar, onderzoek opvallende stijgingen en loop je terugkerende betalingen na. Een financieel dashboard kan daarbij helpen om ontwikkelingen sneller zichtbaar te maken.

Aan de slag

Heb je deze zomer een rustig moment? Open dan je cijfers van de afgelopen twaalf maanden en zoek drie kostenposten die opvallend zijn gestegen. Niet meteen schrappen, maar eerst begrijpen waarom. Misschien blijkt alles prima verklaarbaar. En misschien ontdek je dat er iedere maand geld je bedrijf uitloopt waar je eigenlijk niets meer voor terugkrijgt.

Maak een lijst met alle lopende abonnementen en verzekeringen, met de vervaldatums en opzegtermijnen. Zo voorkom je dat je nog lang vastzit aan (ongebruikte) abonnementen of software. Zet ook nieuwe abonnementen meteen op deze lijst. Zo houd je het overzicht.

Wil je daarna sneller zien waar je geld naartoe gaat? Kijk dan welke kostenposten je in je boekhouding makkelijk kunt vergelijken met vorig jaar. In eAccounting kun je met rapportages en dashboards sneller zien welke kosten stijgen en waar je administratie aandacht vraagt. Zo maak je van je kostencheck geen eenmalige opruimactie, maar een vast onderdeel van beter sturen op je bedrijf.

Want meer winst begint niet altijd bij meer verkopen. Soms begint het gewoon bij beter kijken naar wat er al uitgaat.

Wil je snel weten welk pakket van eAccounting past bij jouw administratie? Vul de keuzetool hieronder in en krijg binnen 2 minuten advies.