Wat moet je als mkb-bestuurder weten over het UBO-register?
In het kort
- Sinds 2026 wordt strenger gecontroleerd of je UBO-registratie bij de KVK klopt.
- Als mkb-bestuurder ben jij verantwoordelijk voor een actuele UBO-registratie.
- Een fout in het UBO-register kan leiden tot een boete, ook als je die fout niet expres maakte.
- Check je UBO-gegevens na elke wijziging in aandelen, zeggenschap of bestuur.
- Leg de UBO-check vast in je jaarlijkse administratieronde, samen met je boekhouding.
Kortgezegd: heb je een bv of andere rechtspersoon? Dan is je UBO-registratie geen eenmalig vinkje. Sinds 2026 is de controle strenger. Kloppen je gegevens niet, dan kan dat jou als bestuurder raken. Begin daarom met één simpele vraag: staan de juiste mensen nog als UBO geregistreerd bij de KVK?
Misschien heb je dit ooit geregeld bij de oprichting van je bv. Daarna verdween het naar de achtergrond. Logisch ook: je administratie, klanten, offertes en cashflow vragen elke week aandacht. Het UBO-register meestal niet.
Totdat er iets verandert.
Een aandeelhouder stapt uit. Iemand krijgt meer zeggenschap. Je structuur verandert na een overname. Of je denkt: “Dat staat vast nog wel goed.” Precies daar zit het risico. Sinds 1 januari 2026 geldt volgens BOL Adviseurs een strenger boetebeleid en controleert DFEI gerichter op UBO-registraties.
In dit artikel lees je wat het UBO-register is, waarom dit voor mkb-bestuurders belangrijker wordt en welke controle je vandaag nog kunt doen.
Wat is het UBO-register?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. In normaal Nederlands: de persoon die uiteindelijk eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een bedrijf.
Een UBO is bijvoorbeeld iemand die:
- meer dan 25% van de aandelen heeft,
- meer dan 25% van de stemrechten heeft,
- op een andere manier de uiteindelijke zeggenschap heeft, of
- als pseudo-UBO wordt geregistreerd als niemand aan de gewone UBO-regels voldoet.
Bedrijven moeten hun UBO's registreren bij de KVK. Dat register helpt om witwassen, fraude en terrorismefinanciering tegen te gaan. De overheid wil kunnen zien wie er echt achter een bedrijf zit.
Voor veel mkb-bedrijven is de registratie ooit gedaan bij de oprichting. Maar daarna verandert er soms veel: aandelen, bestuurders, zeggenschap of de bedrijfsstructuur. Als je die wijzigingen niet doorgeeft, klopt je registratie niet meer.
Wat verandert er in 2026?
Er spelen twee ontwikkelingen.
1. Het boetebeleid is strenger
Sinds 1 januari 2026 hanteert het ministerie van Financiën een nieuwe boetebeleidsregel voor het UBO-register. Daardoor kunnen fouten, ontbrekende gegevens of te late wijzigingen sneller gevolgen hebben.
2. DFEI controleert gerichter
DFEI, het Bureau Toezicht Wwft, controleert of bedrijven zich aan de UBO-registratieplicht houden. Die controles zijn sinds 2026 strenger en gerichter.
Dat betekent niet dat elke mkb'er morgen een controle krijgt. Maar de kans dat een fout zichtbaar wordt, is groter. En als er een fout wordt gevonden, is “ik wist het niet” meestal geen sterk verweer.
Waarom is dit een bestuurderskwestie?
Het UBO-register voelt als administratie. Iets voor de oprichting, de KVK of je boekhouder. Maar de verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur.
Als bestuurder ben je persoonlijk aanspreekbaar als:
- de UBO-registratie ontbreekt,
- de geregistreerde UBO's niet meer kloppen,
- een wijziging niet op tijd is doorgegeven, of
- de administratie niet goed onderbouwt wie zeggenschap heeft.
Dat maakt dit anders dan een vergeten mapje in je administratie. Het gaat niet alleen om papierwerk. Het gaat om jouw verantwoordelijkheid als bestuurder.
Een boekhouder kan je helpen signaleren dat er iets verandert. Bijvoorbeeld bij een aandelenoverdracht of herstructurering. Maar de formele plicht om de UBO-registratie op orde te houden, blijft bij het bedrijf en het bestuur liggen.
Wanneer moet je je UBO-registratie aanpassen?
Je moet je UBO-gegevens aanpassen zodra de situatie verandert.
Denk aan deze momenten:
- een nieuwe aandeelhouder krijgt meer dan 25% van de aandelen,
- iemand verliest juist dat belang,
- stemrechten veranderen,
- een bestuurder treedt toe of vertrekt,
- de eigendomsstructuur wijzigt door verkoop, overname of herstructurering,
- er is geen duidelijke UBO meer en je moet een pseudo-UBO registreren.
Twijfel je? Dan is dat meestal al reden om de registratie te controleren. Zeker als er sinds de oprichting iets is veranderd aan aandeelhouders, bestuur of zeggenschap.
Wat kun je nu concreet doen?
Je hoeft geen groot compliance-project te starten. Begin klein en maak het herhaalbaar.
Stap 1: check je huidige UBO-registratie bij de KVK
Log in bij de KVK en controleer wie er nu als UBO geregistreerd staat. Vergelijk dit met je actuele situatie.
Vraag jezelf af:
- Kloppen de aandeelhouders nog?
- Kloppen de stemrechten nog?
- Is er sinds de oprichting iemand toegetreden of vertrokken?
- Past de registratie nog bij je huidige bedrijfsstructuur?
Stap 2: zet de UBO-check in je vaste jaarronde
Koppel de controle aan iets wat je toch al doet. Bijvoorbeeld je jaarrekening, belastingaangifte of administratieve eindejaarscheck.
Zo wordt het geen losse taak die je makkelijk vergeet. Je maakt er een vast controlepunt van.
Stap 3: spreek met je boekhouder af wie waarop let
Je boekhouder werkt vaak dicht op je administratie. Die ziet soms eerder dat er iets verandert in je structuur of transacties. Spreek daarom af wanneer jullie samen naar de UBO-registratie kijken.
Maak het concreet:
- Wie controleert de registratie?
- Wanneer gebeurt dat?
- Wie geeft wijzigingen door?
- Waar leg je vast dat de check is gedaan?
Stap 4: houd je administratie herleidbaar
Bij een controle wil je kunnen laten zien hoe je bedrijf in elkaar zit. Denk aan aandeelhouders, stemrechten, bestuursrollen en belangrijke wijzigingen.
Een overzichtelijke administratie helpt daarbij. Zeker als je met meerdere projecten, aandeelhouders of geldstromen werkt. Gebruik je boekhoudsoftware? Zorg dan dat je administratie actueel is en dat belangrijke documenten makkelijk terug te vinden zijn. Wil je weten wat je daarvoor nodig hebt? Lees dan ook: Boekhoudsoftware voor mkb: wat heb je echt nodig?
Wat gebeurt er als je UBO-registratie niet klopt?
Als je UBO-registratie ontbreekt of verouderd is, kun je een boete krijgen. Dat kan ook gebeuren als de fout niet expres is gemaakt.
Bij ernstige of herhaalde overtredingen kan de toezichthouder zwaarder optreden. Hoe dat precies uitpakt, hangt af van de situatie.
Belangrijker is dit: een fout in het UBO-register is vaak makkelijk te voorkomen. Maar als je pas na een controle ontdekt dat de registratie niet klopt, ben je te laat.
Is dit ook nodig als je denkt dat alles klopt?
Ja. Juist dan.
Veel bestuurders denken dat de UBO-registratie nog klopt omdat er “niet zoveel” is veranderd. Maar kleine wijzigingen kunnen toch invloed hebben. Denk aan een nieuwe aandeelhouder, gewijzigde stemrechten of een bestuurder die meer zeggenschap krijgt.
Een controle kost weinig tijd. En als alles klopt, ben je snel klaar. Als er iets niet klopt, heb je het liever zelf ontdekt dan via een brief van de toezichthouder.
Veelgestelde vragen over het UBO-register
Wat is een UBO?
Een UBO is de persoon die uiteindelijk eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een bedrijf. Bijvoorbeeld via aandelen, stemrechten of andere invloed.
Wie is verantwoordelijk voor de UBO-registratie?
Het bedrijf en het bestuur zijn verantwoordelijk voor een juiste en actuele UBO-registratie bij de KVK.
Wat verandert er in 2026?
Sinds 1 januari 2026 geldt een strenger boetebeleid. Ook controleert DFEI gerichter of UBO-registraties kloppen.
Wanneer moet ik een wijziging doorgeven?
Geef een wijziging door zodra de UBO-situatie verandert. Wacht niet tot je jaarrekening of belastingaangifte.
Kan ik een boete krijgen als de fout per ongeluk is gemaakt?
Ja. Ook een onbedoeld verouderde registratie kan gevolgen hebben. Daarom is regelmatig controleren belangrijk.
Kan mijn boekhouder dit voor mij regelen?
Je boekhouder kan helpen signaleren en meedenken. Maar de verantwoordelijkheid voor een correcte registratie ligt bij het bedrijf en het bestuur.
Waar controleer ik mijn UBO-registratie?
Je controleert en wijzigt je UBO-registratie via de KVK.
Conclusie: maak van de UBO-check een vaste gewoonte
Het UBO-register is makkelijk te vergeten. Zeker als je het ooit bij de oprichting hebt geregeld en daarna weinig hebt aangepast. Maar sinds 2026 is dat risico groter. De controles zijn strenger en een fout kan jou als bestuurder raken.
De beste stap is klein: controleer vandaag wie er als UBO geregistreerd staat. Klopt alles? Leg vast dat je de check hebt gedaan. Klopt er iets niet? Pas het aan bij de KVK.
Maak de UBO-check daarna onderdeel van je jaarlijkse administratieronde. Zo blijft je registratie actueel, je administratie herleidbaar en voorkom je dat een simpele controle uitgroeit tot een vervelend probleem.
Volgende stap: plan deze week 15 minuten om je UBO-registratie bij de KVK te controleren. Wil je tegelijk je administratie strak trekken? Lees dan: De beste boekhoudsoftware kiezen: 8 tips voor ondernemers.
