Je bent ondernemer, geen boekhouder. Toch ben je elke maand weer uren kwijt aan bonnetjes verwerken, transacties categoriseren, facturen versturen en controleren of alles klopt. Daar ben je al snel een werkdag of langer mee bezig. Dat is niet alleen zonde, maar ook onnodig. Je kunt een groot deel van je boekhouding namelijk automatiseren - en dat is eenvoudiger dan je denkt.
In het kort
-
Gebruik een bankkoppeling om transacties automatisch in te laden en te categoriseren.
-
Scan bonnetjes direct op het moment zelf, niet in bulk aan het einde van de maand.
-
Machtig je boekhoudpakket om namens jou automatisch btw-aangifte te doen.
-
Stel automatische betalingsherinneringen zodat je hier zelf geen tijd aan kwijt bent.
- Koppel je boekhoudpakket aan je bedrijfssoftware om dubbel werk te voorkomen.
1. Koppel je boekhoudpakket met je bankrekening en stop met handmatig invoeren
De grootste tijdverspilling in je administratie is het handmatig invoeren van transacties. Door je boekhoudpakket aan je zakelijke rekening te koppelen, automatiseer je dit volledig. Je hebt daardoor realtime zicht op wat er uitgaat en wat er binnenkomt, zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen. Ook kun je bonnetjes, facturen en betaalbewijzen eenvoudig aan de bijbehorende transactie koppelen.
En daar stopt het niet. Je boekhoudpakket leert namelijk van je betaalgedrag. Betaal je bijvoorbeeld elke maand op de eerste aan dezelfde telefoonprovider? Dan herkent je boekhoudpakket die transactie en categoriseert die automatisch als telefoonkosten. Jij hoeft dan alleen nog te controleren of het klopt en dit te bevestigen.
2. Verwerk je bonnetjes direct, niet aan het einde van de maand
Veel ondernemers bewaren bonnetjes gedurende het kwartaal en verwerken ze in één keer tijdens de btw-aangifte. Dit is een inefficiënte manier van werken. Bonnetjes raken namelijk kwijt omdat je overal rondslingeren. En het is een heel gedoe om te achterhalen welke bon bij welke transactie hoort en waar het ook alweer voor was bedoeld.
Gelukkig kan het ook simpel: door bonnetjes meteen na je aankoop in te scannen met je boekhoud-app, worden deze automatisch in je administratie ingeladen. Je koppelt de bon vervolgens met een klik op de knop aan de juiste transactie, waarna de btw automatisch wordt verrekend.
Hierdoor is je administratie altijd up-to-date en is je btw-aangifte aan het eind van het kwartaal in een paar tellen geregeld.
3. Machtig je boekhoudpakket voor automatische btw-aangifte
4. Stel automatische betalingsherinneringen in
Een factuur versturen is één ding. Ervoor zorgen dat hij ook betaald wordt, is een ander. Veel ondernemers besteden onnodig veel tijd aan het nabellen en mailen van klanten die niet op tijd betalen. Dat is tijdrovend en ook nog eens hartstikke ongemakkelijk.
Een boekhoudpakket met geautomatiseerde betalingsherinneringen neemt dit proces van je over. Het pakket stuurt bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering na de vervaldatum, een formelere herinnering na veertien dagen en een aanmaning na eenentwintig dagen. De kans dat je betaalt krijgt is daardoor een stuk groter en het scheelt je ook nog eens tijd en negatieve energie.
5. Koppel je boekhoudpakket met je bedrijfssoftware
Je boekhoudpakket is waarschijnlijk niet de enige softwaretool die je gebruikt. Je hebt wellicht ook een CRM-systeem, een webshop of een betaalplatform zoals Mollie of Stripe. Zolang die tools niet met je boekhoudpakket communiceren, voer je dezelfde informatie meerdere keren in.
Denk aan een order in je webshop die je handmatig overneemt in je boekhouding, een betaling in Stripe die je apart verwerkt of een offerte in je CRM die je opnieuw aanmaakt als factuur. Dat werk stapelt zich al snel op en slokt kostbare uren op in je agenda.
Je lost dit op door je boekhoudpakket aan je bedrijfssoftware te koppelen. Dit kan bijvoorbeeld via een API-koppeling of een kant-en-klare module. Zodra je zo'n koppeling hebt ingesteld, stroomt informatie automatisch van de ene tool naar de andere. Een betaling in Mollie wordt direct verwerkt in je boekhouding. Een gewonnen deal in je CRM wordt automatisch omgezet in een factuur. En een order in je webshop verdwijnt direct in je administratie zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.
Meer tijd overhouden voor facturabel werk? Probeer eAccounting gratis uit
Wil je tijd besparen op je boekhouding door administratieve processen te automatiseren? Met eAccounting koppel je je bankrekening, scan je bonnetjes eenvoudig in via de app, doe je met een klik op de knop btw-aangifte en stel automatische betalingsherinneringen in. Benieuwd of eAccounting bij jouw bedrijf past? Probeer het nu gratis uit en ontdek hoeveel tijd je hiermee terugwint.
