Kost werken met Excel je meer tijd dan een boekhoudpakket?

Veel ondernemers gebruiken Excel voor hun administratie. Een begrijpelijke keus, want het is gratis en voor iedereen beschikbaar. Werken in spreadsheets kost echter ook veel tijd. En dat zijn uren die je niet factureert. Wegen de voordelen op tegen de nadelen? Of kun je beter voor een betaald boekhoudpakket gaan als je tijd wilt besparen?

In het kort:

• Een boekhouding in Excel kost je al snel meer dan een werkweek per jaar aan overtypen en zoekwerk.
• Veel ondernemers denken dat hun eigen spreadsheet foutlozer is dan hij werkelijk is.
• Excel volstaat vaak nog als je de KOR gebruikt of maar een paar transacties per maand hebt.
• Bij een complexere administratie is overstappen naar een boekhoudpakket meestal een slimme zet.

Hoeveel tijd kost het beheren van je administratie in Excel?

Sanne heeft een eigen designstudio. Ze doet haar boekhouding in Excel en heeft ongeveer 70 banktransacties per maand. Per transactie is ze gemiddeld 2 minuten bezig. Ze neemt de regel over van haar bankafschrift, kiest een categorie, splitst de btw en zoekt het bonnetje op in haar mail. Per maand ziet dat er zo uit:

• 70 transacties x 2 minuten = 140 minuten

• saldo controleren en verschillen uitzoeken = 30 minuten

• btw-aangifte uitrekenen, 2 uur per kwartaal = 40 minuten per maand

Samen is dat 3,5 uur per maand. Over een jaar is dat 42 uur. Meer dan een volle werkweek dus. Rekent Sanne 75 euro per uur? Dan kost haar 'gratis' spreadsheet haar 3.150 euro per jaar aan uren die ze niet kan factureren. En die uren vallen meestal in de avond of het weekend.

Dit rekenvoorbeeld laat duidelijk zien dat de uitspraak “tijd is geld” niet zomaar wordt gebruikt. Het kan echt oplopen tot duizenden euro’s per jaar. Jouw cijfers vallen misschien hoger of lager uit. Verderop in dit blog lees je hoe je het voor je eigen bedrijf uitrekent.

Lees ook ons blog over hoe je één werkdag per maand bespaart op je boekhouding.

Hoe foutgevoelig is boekhouden in Excel? Deze onderzoeker geeft het antwoord

Onderzoeker Raymond Panko van de Universiteit van Hawaï bestudeert al tientallen jaren fouten in spreadsheets. In een van zijn experimenten vroeg hij deelnemers hoe groot de kans was dat hun eigen spreadsheet een fout bevatte. De meesten schatten die kans op zo'n 10 procent. In werkelijkheid zat er bij maar liefst 86 procent een fout in.

Uit ander onderzoek van Panko blijkt dat wie een spreadsheet nakijkt, gemiddeld slechts 60 procent van de fouten vindt. Dat komt doordat de meeste Excel-fouten er niet uitzien als fouten. Het bestand laat immers gewoon een net bedrag zien. 

Het gaat vaak om kleine, bijna onzichtbare fouten die toch grote gevolgen kunnen hebben:

• een nieuwe regel onder je optelling die buiten de formule valt

• een uitgave met 21% btw die je per ongeluk als 9% boekt

• een bedrag van € 1.250 dat je als € 125,00 intikt

Het herstellen van deze fouten kost tijd, want je moet een correctieformulier invullen bij de Belastingdienst. En zie jij de fout over het hoofd, maar de Belastingdienst niet? Dan kan dat tot lelijke boetes leiden.

Wanneer is Excel een goede keuze voor je boekhouding?

Je weet nu dat Excel veel tijd kost en foutgevoelig is. Toch is het niet per se een slechte keuze voor je administratie. Excel is namelijk een prima hulpmiddel als je een eenvoudige boekhouding hebt.

Niet voor niets beheren veel ondernemers die gebruik maken van de kleineondernemersregeling (KOR) hun boekhouding in Excel. Dus heb je maar een handvol transacties per maand? Dan kan een goed opgezet spreadsheet prima werken.

Wanneer is Excel geen goede keuze voor je boekhouding?

Wordt je administratie complexer en run je een serieuze business? Dan wordt Excel steeds meer een blok aan je been. Zeker als:

• je btw-plichtig bent en elk kwartaal aangifte doet

• je elke maand meer dan een uur kwijt bent aan overtypen

• je veel inkoopbonnetjes en facturen moet verwerken

• je pas na het uitrekenen weet hoeveel btw je moet betalen

• je boekhouder eerst jouw spreadsheets moet uitpluizen voordat hij aan de slag kan

Lees ook ons blog over 6 signalen waaruit blijkt dat Excel je groei remt.

Wat zijn de voordelen van een boekhoudpakket ten opzichte van Excel?

Het grootste verschil tussen een spreadsheet en boekhoudpakket zit niet in de rekenkracht. Het zit in automatisering en tijdbesparing. Geen onnodig handmatig werk meer, maar een tool die jou juist werk uit handen neemt. Dat levert je nogal wat voordelen op:

1. Je banktransacties worden automatisch ingeladen

Door je boekhoudpakket te koppelen met je zakelijke rekening, worden je bankmutaties automatisch ingeladen. Dankzij zo’n bankkoppeling hoef je niets meer handmatig over te typen, waardoor je tijd bespaart en handmatige fouten voorkomt.

2. Je koppelt bonnetjes en facturen meteen aan de juiste transactie

Je scant een bonnetje met de boekhoud-app en koppelt die meteen aan de juiste betaling. Zo hoef je aan het einde van het kwartaal niet meer op bonnetjesjacht voor de btw-aangifte.

Goed om te weten: de Belastingdienst accepteert gescande bonnetjes, zolang de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is. Voldoe je aan de voorwaarden, dan hoef je het papieren bonnetje niet te bewaren.

3. Je doet in een paar klikken je btw-aangifte

Omdat je cijfers up-to-date blijven, staat je btw-aangifte aan het eind van het kwartaal automatisch voor je klaar. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is de bedragen even controleren en de aangifte vervolgens versturen.

Door je boekhoudpakket te machtigen, hoef je niet eens in te loggen op de website van de Belastingdienst. Je verstuurt de aangifte direct vanuit je boekhoudsoftware. Zo gepiept dus!

Heeft een boekhoudpakket dan echt alleen maar voordelen? Dat is zeker niet het geval. Je leest daar meer over in ons blog over de nadelen van boekhoudsoftware die vaak worden verzwegen.

Benieuwd of overstappen naar een boekhoudpakket loont? Deze berekening biedt duidelijkheid

Met onderstaand stappenplan, bereken je eenvoudig wat beter bij jou past: Excel of een boekhoudpakket.

• Houd een maand lang bij hoeveel tijd je aan je administratie besteedt.

• Vermenigvuldig die tijd met je uurtarief.

• Leg dat bedrag naast de maandprijs van het boekhoudpakket dat je overweegt te kiezen. Weet je nog niet welk pakket? Reken dan met een gemiddelde van 25 euro per maand.

• Maak een overzicht van alle handmatige taken die je in Excel verricht en vraag aan ChatGPT welke van die taken je met een boekhoudpakket kunt automatiseren. Je krijgt daardoor een goed beeld van de tijdbesparing die dit oplevert.

Na deze maand weet je of het voor jou rendabel is om over te stappen naar een boekhoudpakket, zowel qua tijd als qua prijs.

Benieuwd hoe financieel gezond jouw bedrijf is? Deze 4 cijfers bieden antwoord.

Vrijblijvend wennen aan een boekhoudpakket? Test eAccounting 48 uur gratis uit

Ben je benieuwd of een boekhoudpakket bij jouw bedrijf past? En wil je dat gratis en vrijblijvend verkennen? Probeer eAccounting dan 48 uur gratis uit. Je hoeft niets te installeren en je hebt geen creditcard nodig. De proefperiode stopt vanzelf, dus je zit nergens aan vast.